Facture hôtel : les bonnes pratiques

Facture hôtel : quelles sont les bonnes pratiques ?

La gestion des factures d'hôtel est la tâche quotidienne qui peut vite devenir fastidieuse. Afin d’éviter les erreurs et d’optimiser votre temps, adoptez dès aujourd’hui les bonnes pratiques. Entre automatisation et digitalisation, nous décortiquons pour vous les grandes tendances du marché. Découvrez les meilleures façons d’améliorer le parcours client avec la facturation hôtelière 2.0 de Mews.

Quelles sont les obligations de l'hôtelier ? Comment optimiser le processus de paiement ? Pourquoi choisir un outil de gestion des factures d'hôtel ? On vous explique tout dans notre article.

Comment améliorer la gestion des factures hôtelières ?

Chronophage, compliquée, contraignante… C’est ainsi que votre service comptabilité décrit la gestion des factures d’hôte​l ? Voici les méthodes qui réduiront vos coûts et vos délais de traitement.

Centraliser les dépenses en une seule facture

Si les principaux revenus d’un hôtel proviennent de la réservation des chambres, il est fort probable que d’autres services soient proposés pendant le séjour : bar, restaurant, room service, spa, boutique, taxi… N’interrompez jamais le client dans ses activités : centralisez toutes ses dépenses sur une seule facture. Le montant total sera alors à régler à la fin du séjour. Ainsi, vous n’obligez pas le client de l’hôtel à se promener constamment avec un moyen de paiement sur lui. Vous vous adaptez également à ses demandes lors du paiement : partage des frais, encaissements fractionnés… Cette bonne pratique incite même à consommer davantage au sein de l'hôtel. 

Dématérialiser la facture d'hôtel

Aujourd’hui, le passage à la facture digitale est essentiel pour gagner en efficacité. D’abord, le paiement numérique est de plus en plus plébiscité par les clients. Il s’apprécie surtout via smartphone, notamment si la facturation hôtelière n’est pas centralisée dans votre établissement. Dans ce cas, il est préférable d’inclure des terminaux de paiement spécifiques dans tous les points de vente (restaurant, boutique…). C’est notamment le cas dans la plupart des logiciels de réservation d'hôtel aussi appelé réservation management software

Ensuite, c’est un gain de temps précieux pour l'hôtelier. Il évite à la fois un long délai de traitement et les erreurs de ressaisie. De quoi fluidifier l’expérience client tout en conservant la traçabilité de vos opérations.

Pourquoi utiliser un outil de gestion des factures dans un hôtel ?

Vos réceptionnistes passent leur temps à gérer des tâches administratives plutôt que​ de se consacrer aux clients ? Et si vous leur simplifiiez la vie avec un outil de gestion des factures tels que le fournit le Property Management System de Mews ? Intuitif, conforme et sécurisé, il figure parmi les alliés indispensables de l'hôtelier !

Un suivi optimisé des factures d'hôtel

Le premier avantage d’un outil de gestion des factures, c’est qu’il permet de facilement les retrouver. Plus de pdf perdu dans un dossier sans nom : vos documents sont classés, envoyés et suivis comme il se doit. Vous vous dites que c’est le b.a.-ba de tout service administratif ? Raison de plus pour ne faire l’impasse sur un outil de gestion des factures qui vous aide à vous organiser rigoureusement en entreprise.

Une automatisation des processus de paiement

Un logiciel de facturation est stratégique dans l'hôtellerie. Vous n’avez pas le temps de traiter manuellement les factures, ni de suivre les retards dans le paiement. Avec un PMS, vous aurez accès aux modules suivants :

• Traitement automatisé de la facture
• Paiements simples et sécurisés
• Suivi des finances en temps réel
• Gestion collaborative des finances
• Compatibilité avec tous les logiciels de gestion et comptabilité
• Automatisation des relances

Une gestion des factures conforme

Dans le monde de la facturation hôtelière, les obligations légales sont légion et vous ne pouvez vous y soustraire. Main courante, déclaration de la TVA, traitement comptable, fiscalité… Un outil PMS hotel conforme est le meilleur moyen de respecter la législation en vigueur. 

Une meilleure expérience client et fournisseur

Enfin, en intégrant un outil de gestion PMS à vos processus de facturation, vous améliorez considérablement l’expérience client et l’expérience fournisseur. Le paiement par carte de crédit ou smartphone est simple, rapide et adaptable. La facture est envoyée automatiquement sans aucune erreur de saisie et conformément aux lois. La numérisation évite également les paiements en double et les risques de fraude.

Questions fréquentes sur la gestion des factures d'hôtel 

Comment faire une facture d’hôtel ​?

L'hôtelier se charge de rédiger puis de fournir la facture. Elle doit être remise en deux exemplaires, sous format papier ou électronique. La facture doit comporter les informations obligatoires suivantes :

• Coordonnées de l'hôtel ou de la chambre d'hôtes
• Date de rédaction de la facture
• Date et lieu de la prestation
• Décompte détaillé, en quantité et prix de chaque prestation
• Somme totale à payer hors taxes (HT) et toutes taxes comprises (TTC)
• Nom du client, sauf opposition de sa part

Comment récupérer une facture d’hôtel ​?

Une facture d'hôtel est toujours fournie par l’hébergement en question. Elle est envoyée par mail ou par courrier postal, selon son mode de fonctionnement.

L'hôtelier a-t-il pour obligation de délivrer une facture ?

L'hôtelier a l’obligation de délivrer une facture à tout client qui la demande ou lorsque le montant total atteint 25 euros au minimum (TVA incluse), en deux exemplaires.

Qu’est-ce que la taxe de séjour ?

Certaines communes peuvent demander au client séjournant sur leur territoire de payer une taxe de séjour. Elle est fixée par le conseil municipal de la commune ou par l’organe délibérant de l’Établissement public de coopération intercommunale (EPCI). La taxe de séjour est calculée en fonction du type d’hébergement et de son classement. Elle est comprise entre 0,20 € et 4,20 € par nuit et par personne.