Wat is hotelboekhouding en waarom is het essentieel in de hotelbranche?

Hotelboekhouding is de manier waarop hotels de inkomsten en uitgaven beheren en in de gaten houden. Door bij te houden welke bedragen er het hotel binnenkomt en uitgaat, kun je je omzet optimaliseren en ontdekken wat de tekortkomingen van je hotel zijn. Het is ook een cruciale manier om beslissingen te nemen op basis van echte data.  

Er zijn verschillende belangrijke activiteiten waarin de hotelboekhouding verschilt van andere bedrijven, zoals de night audit, verschillende kamerprijzen en eigen, unieke inkomstenstromen voor elke afdeling. Daardoor is het een complex verhaal. In dit artikel duiken we daarom dieper in op wat hotelboekhouding is en wat de beste software is om je activiteiten op dit gebied te stroomlijnen. Laten we beginnen.

Wat is hotelboekhouding?

Boekhouden voor een hotel is het proces waarin de cashflow van de verschillende afdelingen wordt bijgehouden om de financiële situatie van het hotel in een bepaalde periode te analyseren. Degene die hier de leiding over heeft, doet dat door ervoor te zorgen dat de balans, de winst- en verliesrekening en de cashflow allemaal up-to-date zijn. Dit moet voor alle afdelingen worden gedaan om de uitgaven van de afdelingen en de inventaris goed bij te houden.

Lees meer over cashflowbeheer (beschikbaar in het Engels).

Om ervoor te zorgen dat het boekhoudproces zo effectief mogelijk gebeurt, moet je goed begrijpen wat je vaste en variabele lasten en inkomstenbronnen zijn. Inkomstenstromen worden meestal apart van elkaar bijgehouden, zodat je beter kunt bepalen welke winstgevend zijn. Omdat het een complexe situatie is, is het belangrijk om een accountant te vinden die ervaring heeft in de branche. Diegene kent de beste werkwijzen, die van sector tot sector verschillen.

De administratie up-to-date houden is een van de belangrijkste activiteiten om ervoor te zorgen dat er geen valkuilen in je bedrijfsvoering zitten. Uitvoerend personeel moet veel bijhouden, zoals de facturering en debiteuren. Daarnaast moeten ze de bezettingsgraad, de ADR, het aantal verkochte kamers, de operationele kosten, de kameromzet, de RevPAR en andere hotelstatistieken in de gaten houden om ervoor te zorgen dat de werkzaamheden zoveel mogelijk winst opleveren. Om dit proces te stroomlijnen, is het essentieel om het juiste property management systeem voor hotels te hebben. Revenue management in het algemeen is belangrijk om de prijzen te optimaliseren en daarmee de winst te maximaliseren.

Waarom is de boekhouding zo belangrijk voor een hotel?

De hotelboekhouding is belangrijk omdat je door het vastleggen en bijhouden van de inkomende en uitgaande cashflows de toekomst beter kunt voorspellen, een realistischer idee hebt van de verwachte kosten voor je hotel en ervoor kunt zorgen dat het jaarbudget niet wordt overschreden. Dat wil zeggen, met boekhouden kun je de cashflows bijhouden, nauwkeuriger budgetteren, de salarisadministratie beheren en er zeker van zijn dat je hotel de lokale belastingwetgeving naleeft. Het is misschien wel een van de belangrijkste gedeelten van het hotel om ervoor te zorgen dat je winst maakt en datagestuurde beslissingen kunt nemen. 

Bovendien is dit gedeelte van het bedrijf essentieel om een hotel goed te runnen, omdat hier belangrijke taken worden uitgevoerd. Denk bijvoorbeeld aan financiële rapporten opstellen, budgetten beheren, salarissen verwerken, uitgaven bijhouden en financiële auditing. Deze gedeelten moeten goed in de gaten worden gehouden om ervoor te zorgen dat het hotel op de juiste manier wordt gerund.

Wat is de beste boekhoudsoftware en wat zijn de voordelen ervan voor hotels?

Omdat de boekhouding zo'n belangrijk gedeelte is van het hotel, moet je de juiste software hebben. Het is de moeite waard om software te kiezen die je de mogelijkheid geeft om met een PMS te integreren, zodat je alles op één plek kunt beheren, bijvoorbeeld op het Mews-platform. 

Elk van onderstaande diensten kun je verbinden met een bestaande aanbieder via Mews Marketplace, en je kunt via deze diensten andere diensten vinden die bij je bedrijf passen. Er zijn ontzettend veel diensten om uit te kiezen, dus hebben we de beste al voor je op een rijtje gezet. 

Xero

Xero is een oplossing voor de boekhouding en salarisadministratie van kleine bedrijven. Je kunt cashflows in real time volgen dankzij online boekhouden, factureren en bankieren. Verbind Xero met Mews om data in real time over te zetten. Je kunt ook regelmatig de dagelijkse omzet en betaalgegevens overzetten tussen de beide systemen.

Exact Online

Exact Online is een geweldige tool die je ook kunt verbinden met je Mews PMS. Je kunt je financiële situatie in real time bekijken en relaties onderhouden die essentieel zijn voor je bedrijf. Deze cloudsoftware geeft je bovendien de hulpmiddelen om je bedrijf te laten groeien.

M3

M3 is software voor boekhouden, business intelligence en salarisadministratie. Er zijn vele integraties beschikbaar en dankzij gebruikersvriendelijke rapporten en financiële en operationele informatie in real time kun je je overhead en arbeidskosten verlagen. Je kunt zelfs dagelijkse transacties aan je PMS toevoegen en automatisch belastingen berekenen.

Sage Exports

Deze software integreert eenvoudig met pakketten voor zakelijk beheer en klantbeheersoftware. Je kunt de boekhoudkundige omzet en betaalgegevens elke dag exporteren om je bedrijf te stroomlijnen om er zeker van te zijn dat er geen gaten in je bedrijfsvoering zitten. Deze software heeft veel verschillende versies, dus zorg ervoor dat je de juiste versie voor jou en je bedrijf kiest.

Zen Soft

Zen Soft is een goede optie voor wie van een simpele aanpak houdt. Je kunt eenvoudig financiële data met je PMS integreren, zodat jij je kunt richten op het interpreteren van de data om de best mogelijke beslissingen te nemen voor je bedrijf.

Omniboost

Omniboost is een goede tool om een overzicht te krijgen van hoe alle verschillende onderdelen van je bedrijf presteren. Je kunt deze software niet alleen voor de boekhouding gebruiken, maar ook om een beeld te krijgen van hoe elke afdeling nu echt presteert, zodat je je interne processen kunt verbeteren. Verbind Omniboost met je PMS, zodat je eenvoudig toegang hebt tot je financiële data in dashboards waarmee je deze data eenvoudig kunt visualiseren.

Conclusie

De hotelboekhouding is een essentieel onderdeel van een winstgevend bedrijf, zoals we in dit artikel hebben besproken. Met de juiste software en slimme integraties die je eenvoudig kunt verbinden met je PMS, kun je deze taak behapbaarder maken. We hebben naar enkele software-aanbieders gekeken die kunnen helpen, maar het belangrijkste is dat een deskundige professional de leiding heeft over dit belangrijke, fundamentele onderdeel van je bedrijf.

Met de juiste software en de juiste professional om je te helpen, krijg je de best mogelijke resultaten. Door budgetten, cashflows, voorspellingen en andere belangrijke activiteiten goed in de gaten te houden, kun je de gaten zien en beslissingen nemen die uiteindelijk leiden tot de winstgevendheid en het succes van je bedrijf.