Die 3 Funktionen, die jede moderne Unterkunft automatisieren muss

Im gesamten Gastgewerbe steigt der Druck auf die Betriebsabläufe. Es gibt einen Arbeitskräftemangel, höhere Erwartungen der Gäste und schrumpfende Gewinnspannen. Die Ironie dabei ist, dass die größten Kosten in den Betriebsabläufen immer noch von Aufgaben verursacht werden, die sich wiederholen und vorhersehbar sind. Das macht sie perfekt für die Automatisierung.

Flexkeeping, eine Firma von Mews , automatisiert die drei Funktionen, die sowohl das Gästeerlebnis als auch die Rentabilität bestimmen: Housekeeping, Wartung und Service.

Unterkünfte, die Flexkeeping einsetzen, automatisieren heute 66-70% der täglichen Betriebsabläufe, sofort und zuverlässig. Hier siehst du, wie diese Verwandlung aussieht.

1. Housekeeping-Automatisierung

Housekeeping ist nach wie vor eine der größten Kostenstellen im Gastgewerbe. Ein großer Teil dieser Kosten entsteht durch die Planung, das Verfolgen von Aktualisierungen, das Korrigieren von Fehlern und das Neuaufstellen von Plänen, wenn sich der Tag verschiebt.

Flexkeeping beseitigt diese versteckten administrativen Kosten, indem es einen vollautomatischen, datengesteuerten Plan für jeden Tag, jedes Zimmer und jedes Teammitglied erstellt. Mit Hilfe von Live-PMS-Daten, Bereinigungsschemata und Workflow-Regeln wird die Bereitstellung von Zimmern mit minimalen Reibungsverlusten optimiert.

Wie Hotels das Housekeeping automatisieren können:

• Reinigungspläne: Lege Sonderlösungen und komplexe Reinigungsschemata fest, die auf einer beliebigen Anzahl von Parametern basieren, von der Aufenthaltsdauer bis zur Rate des Zimmers.
• Personalprognose: Planen Sie sofort, welches Personal für welche Schicht benötigt wird, basierend auf dem genauen Reinigungsbedarf.
• Aufgabenmanagement: Sobald sich der Status eines Zimmers im PMS ändert, wird die Zimmerliste automatisch aktualisiert und die Reinigungsaufgaben werden je nach Verfügbarkeit des Personals, Priorität und Zimmertyp zugewiesen.
• Live-Status-Updates: Housekeeper markieren die Zimmer direkt in ihrer mobilen App als gereinigt oder inspiziert, und die Rezeption sieht es sofort.
• Sprachübersetzung: Die Mitarbeiter können in ihrer Muttersprache lesen, sprechen und tippen.
• Leistungseinblicke: Manager können Produktivität, Durchlaufzeiten der Zimmer, Kostentreiber und Qualitätskennzahlen ohne manuelle Datenerfassung verfolgen.

Durch den Wegfall der manuellen Planung und Koordination reduzieren Hotels die Minuten pro Zimmer, erhöhen die Qualität des ersten Durchlaufs und beseitigen viele der Verzögerungen, die Mitarbeiter und Gäste frustrieren. Unterkünfte, die Flexkeeping einsetzen, haben eine 93%ige Produktivitätssteigerung und deutlich höhere Sauberkeitswerte erzielt, was in Studien immer wieder mit besseren Bewertungen und einer stärkeren Preissetzungsmacht in Verbindung gebracht wird.

2. Automatisierung der Wartung

In den meisten Hotels werden Informationen über die Instandhaltung auf Hinweisen auf Papier oder in eiligen Gesprächen in den Fluren festgehalten. Die daraus resultierenden Verspätungen, blockierten Zimmer und Betriebsabläufe zeigen sich in den Bilanzen selten deutlich.

Mit Mewswird die Wartung zu einem nahtlosen Teil des täglichen Betriebsablaufs. Sobald ein Problem entdeckt wird, wird eine Aufgabe erstellt, weitergeleitet, übersetzt und in Echtzeit nachverfolgt. Keine Delegationslücken oder verpasste Nachrichten.

Wie Hotels die Wartung automatisieren können:

• Ticket Management: Weisen Sie Arbeitsaufträge sofort zu, wenn Probleme berichtet werden, erhalten Sie Live-Status-Updates und synchronisieren Sie sich automatisch mit anderen Abteilungen wie Rezeption und Housekeeping.
• Intelligente Prioritätensetzung: Dringende Probleme werden markiert und an die Spitze der Warteschleife gesetzt, während wiederkehrende Aufgaben automatisch geplant werden.
• Reparaturvermeidung: Lege regelmäßige Reparaturchecks fest, die automatisch ausgelöst und delegiert werden, um zukünftige Reparaturen zu vermeiden.
• Zusammenarbeit mit Auftragnehmern: Arbeite direkt von der Plattform aus mit externen Wartungsprofis zusammen, so dass beide Parteien automatische Updates erhalten, wenn sich Tickets ändern oder geschlossen werden.
• KI-unterstützte Berichterstattung: Sobald du ein Problem entdeckst, kannst du es mit deiner Stimme melden, und die KI wird die Aufgabe automatisch verstehen, organisieren, zuweisen und in die Sprache des Empfängers übersetzen.

Hotels, die Flexkeeping einsetzen, verzeichnen 450% mehr protokollierte und gelöste Probleme, nicht weil es mehr Probleme gibt, sondern weil jedes Problem endlich erfasst und abgeschlossen wird.

3. Automatisierung der Services

Die Erwartungen der Gäste steigen weiter, während von den Teams verlangt wird, dass sie mit weniger Personal mehr leisten. Wenn die Erbringung von Services durch WhatsApp-Chats und Erinnerungsarbeit zusammengehalten wird, kann die Effizienz während der Stoßzeiten zusammenbrechen.

Flexkeeping verwandelt die Bereitstellung von Services in ein vorhersehbares, automatisiertes System, das auf dem Kontext des Gastes, dem Timing und den Daten des PMS basiert.

Wie Hotels den Service automatisieren können:

• Personalisierte Services auslösen: Verwandle Gastprofile und Reservierungsdaten in jeden erdenklichen Service, von der Einrichtung von Haustieren bis zum späten Check-out und VIP-Willkommenspaketen.
• Gästeanfragen weiterleiten: Verwandle ad-hoc oder vor der Anreise gestellte Gästeanfragen wie zusätzliche Handtücher oder den Umzug von Zimmern in strukturierte Aufgaben, die in Echtzeit dem richtigen Team zugewiesen werden.
• KI-Aufgabenerstellung im Handumdrehen: Die Mitarbeiter/innen können die Wünsche der Gäste mit ihrer Stimme protokollieren, sobald sie auftreten. Die KI weist dann die Aufgaben zu und übersetzt sie in die Sprache des Empfängers, ohne dass ein Administrator eingreifen muss.
• Workflow-Automatisierung: Erstelle Sonderlösungen, die den einzigartigen Service-Standards deines Hotels entsprechen, um sicherzustellen, dass jeder Gast pünktlich und korrekt bedient wird.

Einige Hotels, die Flexkeeping einsetzen, haben bis zu 70 % ihrer Service-Aufgaben sofort automatisiert, so dass sich das Personal auf höherwertige Interaktionen mit den Gästen konzentrieren kann.

Die Auswirkungen einer Hands-Off Betriebsabläufe Engine

Durch die Automatisierung der "großen drei" Funktionen entfällt die geringwertige Verwaltungsarbeit, so dass Hotels mehr erreichen können:

• Schnellere Bereitschaft der Zimmer und weniger Betriebsabläufe
• Planbarere Personalbesetzung durch echte Daten
• Saubereres Inventar und bessere Verfügbarkeit für Umsatzteams
• Weniger manuelle Anpassungen für Finanzen und Zahlungen
• Höhere Bewertungen aufgrund von Zuverlässigkeit und Konsistenz
• Geringere Arbeitskosten pro Zimmer dank weniger verschwendeter Minuten

Über mehrere Unterkünfte hinweg erhalten die Verantwortlichen einen Live-Einblick in die Leistung, wiederkehrende Probleme, Personalbesetzung und Service-Level - eine echte Single Source of Truth für jede Unterkunft.

Das passiert, wenn das Managementsystem des Hotels und sein PMS zusammenarbeiten.

Automatisierung ohne Kompromisse. Betriebsabläufe, die sich selbst verwalten. Und Teams, die sich auf die Momente konzentrieren, auf die es ankommt.