Dazia Capital beheert in heel Spanje meer dan 1.300 accommodaties voor long stay onder de merknaam Calido Living. Jordan's Untermühle is een familiehotel met wellnessfaciliteiten in Duitsland. Ze zijn actief in verschillende markten en op verschillende schaalniveaus, maar hebben allemaal te maken met dezelfde uitdaging als het gaat om het innen van inkomsten.
Voor Dazia Capital lag het probleem aan de kant van de klant. Honderden gasten met maandelijkse facturering, die allemaal op tijd in rekening gebracht moeten worden, waarbij bij mislukking een nieuwe poging gedaan moet worden en het hele proces bijgehouden moet worden. Tijdrovend, foutgevoelig en een echt risico voor de cashflow.
Voor Jordan's Untermühle ontstond het probleem pas nadat de facturen waren verstuurd. Het bijhouden van bankoverschrijvingen, het achterhalen van achterstallige betalingen en het afstemmen van alles met de juiste factuur gebeurde allemaal handmatig in verschillende systemen.
Voor beide problemen was er één oplossing: het bedrijfssysteemMews.
Dazia Capital heeft een proef gedaan met herhalende betalingen en Untermühle, een bedrijf van Jordan', heeft een proef gedaan met debiteurenbeheer. Het zijn twee functies die binnen hetzelfde bedrijfssysteem draaien, waar ook de reserveringen en de facturering al onder vallen. Geen losse gereedschappen. Geen gedupliceerde workflows.
Het automatiseren van de betalingscyclus voor long stay
Voor hotels die gasten hosten die voor een lange periode blijven, is betalen ge't geen eenmalige aangelegenheid, het'is een vast patroon. Klanten met een maandelijks abonnement moeten regelmatig in rekening worden gebracht, en dat moet betrouwbaar gebeuren voor honderden accounts, zonder dat teams elke cyclus handmatig hoeven te beheren.
Met herhalende betalingen heeft Dazia Capital dat hele proces verplaatst naar Mews. Betalingen worden automatisch, volgens schema en binnen het bedrijfssysteem in rekening gebracht van de getokeniseerde betaalmethoden. Het front office-team is gestopt met het beheren van een betalingsproces. Ze hebben gewoon de herhalende betalingen ingesteld en Mews heeft de rest geregeld. Het opslaat ongeveer een uur per dag en zorgt ervoor dat het bedrijf volgens een betrouwbaar schema belangrijke inkomsten binnenhaalt. En dat allemaal met zo min mogelijk ingrijpen.
"Bij een long stay is de betaling nooit een eenmalig evenement. Vroeger, voordat er herhalende betalingen waren, moest er altijd wel iemand op letten. Nu zorgt `Mews` ervoor dat de cyclus goed verloopt. We instellen het met specifieke toestemmingen en laten het op de achtergrond draaien; we merken het eigenlijk pas als het geld binnenkomt. We winnen nu weer kostbare tijd terug. Dankzij Recurring Payments besparen we zo’n vier volle werkdagen per maand, omdat we niet meer achter gasten aan hoeven te zitten." – Guillermo Rodriguez, COO, Dazia Capital
Beheer je al long stays, sportschoolabonnementen of andere diensten op basis van een abonnement? Ontdek hoe je aan de slag kunt gaan met herhalende betalingen.
De factuurkloof dichten
Het achterhalen van facturen kan een van de meest frustrerende onderdelen van de werkdag van een financieel team zijn. De inkomsten zijn al binnen. Het verblijf zit erop, de klant is vertrokken, en ergens in een spreadsheet'staat een factuur die nog niet is ver'. Uit ons onderzoek is gebleken dat de mediane tijd tussen het afrekenen en het versturen van de factuur zeven tot acht dagen bedraagt – waardoor de incasso al flink vertraging oploopt nog voordat het betalingsproces überhaupt is begonnen.
Jordan's Untermühle heeft Accounts Receivable ingezet om precies dat op te lossen.
De module Debiteuren automatiseert de hele factuur-tot-betaling-cyclus, van het versturen van facturen tot aan aanmaningen, incasso’s en afstemming.
Facturen worden automatisch aangemaakt zodra een folio wordt afgesloten, waardoor er geen vertraging meer is. Er worden herinneringen verstuurd en betalingen komen binnen via een speciaal IBAN-nummer. Deze worden automatisch afgestemd op de juiste facturen – inclusief deelbetalingen en bulkbetalingen – zonder dat je daar iets voor hoeft te doen.
De financiële afdeling krijgt nu een realtime overzicht van wat er'is betaald, nog in behandeling is en achterstallig is. Het resultaat is dat je minder tijd kwijt bent aan het achtervolgen van betalingen, dat je sneller je geld binnenkrijgt en dat je financieel team precies kan zien hoe het met elke factuur staat.
“Wat is het grootste voordeel, naast de tijd die je opslaat en de inkomsten die je binnenhaalt? Het'is de mentale ruimte die het je teruggeeft. Alles verloopt soepel op de achtergrond, dus ik kan me concentreren op belangrijker werk in plaats van constant dingen te controleren en nog eens te controleren."Niclas Jordan, Operations Lead
De uitkomst
Dit waren twee bedrijven met twee verschillende problemen. Maar het resultaat was hetzelfde: een systeem voor het innen van inkomsten dat helemaal vanzelf draait.
Dazia Capital heeft de betalingscyclus voor honderden gasten met een long stay geautomatiseerd. Jordan's Untermühle heeft het handmatige werk tussen factuur en betaling weggenomen. Samen laten ze zien hoe herhalende betalingen en Accounts Receivable werkprocessen met veel wrijving in één bedrijfssysteem samenbrengen, zodat teams sneller en met minder moeite inkomsten kunnen innen, op welke schaal dan ook.
Herhalende betalingen en debiteuren zijn twee onderdelen van een bredere reeksreleases van Mews. Meer informatie over debiteurenbeheer