Door sleutelprocessen te automatiseren met Mewsheeft dit Zweedse boutique hotel teams meer mogelijkheden gegeven en de guest journey verbeterd.
Over Best Western Hotel Danderyd
Best Western Hotel Danderyd is een boutique hotel in een buitenwijk ten noorden van Stockholm. Met 37 kamers en een Green Key certificering combineert het hotel Scandinavische eenvoud met comfort, efficiëntie en persoonlijke diensten waardoor gasten terug blijven komen.
Na tientallen jaren als verwerker in de IT te hebben gewerkt, besloot hotel eigenaar Mark Iverstam om dienst te nemen in de hospitality. "Ik wilde dichter bij de mensen werken en iets tastbaars bouwen dat gasten elke dag konden ervaren," zegt Mark. "Wat ons hotel uniek maakt, is hoe we een warme, menselijke gastervaring combineren met een sterk geautomatiseerde en professionele back-of-house operatie."
Voordat Mewswerd geïmplementeerd, maakte het bestaande PMS van het hotel het moeilijk om deze visie te realiseren. "Hotelwerkzaamheden zijn veel complexer dan mensen denken," merkt Mark op. "De juiste technologie heeft een enorme impact - niet alleen op de gasten, maar ook op het welzijn van het personeel."
Wanneer je PMS je grootste hoofdpijn wordt
Uitdaging
Toen Mark Best Western Hotel Danderyd kocht, erfde hij het oude PMS. Hij runde het hotel meer dan tien jaar op het systeem en beschreef het als zijn "grootste hoofdpijn en teleurstelling" vanwege het gebrek aan flexibiliteit en functionaliteit.
"Het was duidelijk dat het PMS niet langer de moderne verwachtingen van gasten, integraties of efficiënte workflows ondersteunde," zegt Mark. "We wilden geen beperkingen meer managen. We wilden een systeem dat ons daadwerkelijk hielp groeien."
Oplossing
In september 2025 verving Best Western Hotel Danderyd zijn legacy systeem door Mews, waarbij Mews PMS, Mews Payments en Mews Kiosken werden geïmplementeerd, naast integraties voor accounting en de systemen van BWH Hotels.
Vanaf dag één was het verschil duidelijk.
"Opeens was alles logisch," zegt Mark. "Data was toegankelijk, workflows waren logisch en het systeem werkte met ons in plaats van tegen ons."
Met reserveringen, betalingen, rapportages en guest journeys gecentraliseerd in één cloudgebaseerd bedrifssysteem zijn onzekerheid en dubbel werk verdwenen. Handmatige verwerking van betalingen werd afgeschaft, waardoor de werkzaamheden aan de frontdesk sneller verliepen en het personeel zich op de gasten kon richten in plaats van op de administratie.
"Een van de beste beslissingen was om Mews voor ons hotel te gaan gebruiken. Ik ben onder de indruk van het product en de echte waarde die het onze gasten en medewerkers biedt."
Onboarding zonder stress
De onboarding ervaring van het hotel speelde een cruciale functie in de soepele overgang naar Mews.
"De onboarding was gestructureerd, duidelijk en professioneel," zegt Mark. "De verwachtingen waren realistisch, de tijdlijnen werden gerespecteerd en het trainingsmateriaal was gemakkelijk te verwerken voor het team." Hij voegt eraan toe dat Premium Support, dat hij "van wereldklasse" noemt, een belangrijke rol heeft gespeeld door problemen snel op te lossen en ervoor te zorgen dat het hotel weer volledig operationeel was zonder onderbreking van werkzaamheden en diensten. "Premium Support is proactief, deskundig en snel. Kwesties worden in hun context gezien en niet als geïsoleerde kaartjes behandeld," zegt Mark. "Het Mews team begrijpt de werkzaamheden van een hotel echt en dat maakt het verschil als iets tijdkritisch is."
Resultaat
Cloudgebaseerd systeem verenigt werkzaamheden en centraliseert data
Snelle onboarding met minimale downtime
Verhoogde productiviteit en vertrouwen van het personeel
Door automatisering kan het team zich weer op de gasten richten
Uitdaging
Vóór Mewswerd het team van Hotel Danderyd bedolven onder handmatige taken. Betalingen, night audits, rapportage en correcties vroegen om voortdurende aandacht, vooral in drukke periodes. Deze repetitieve taken waren niet alleen vervelend, ze waren ook stressvol en kostten energie die aan diensten besteed had kunnen worden.
Mark, met een achtergrond in IT en techniek, begreep welke invloed de juiste technologie kon hebben op de werkzaamheden van het hotel.
"Mijn mantra is 'automatiseer alles'," zegt Mark. "Ik denk altijd na over hoe we processen kunnen automatiseren om de werkzaamheden soepeler en slimmer te laten verlopen, zodat ons team meer tijd heeft om met de gasten door te brengen."
Oplossing
Met Mewswerden de sleutelprocessen geautomatiseerd, waardoor het personeel tijd vrijmaakte om zich te richten op wat het belangrijkst is: gasten. "De administratie draait nu op de achtergrond, en dat is precies waar het hoort," zegt Mark. "Het team is nu in staat om gasten op de juiste manier te begroeten en echt omhoog te kijken in plaats van naar beneden." Night audits, ooit een stressvol proces van 30 minuten dat het team uit het PMS sloot, zijn nu volledig geautomatiseerd en betrouwbaar.
Andere processen volgden snel:
● Betalingen worden automatisch uitgevoerd in alle kanalen
Gastcommunicatie en tariefbeheer verlopen naadloos.
Rapportage is onmiddellijk, nauwkeurig en moeiteloos
Resultaat
● Personeel besteedt tijd aan gasten, niet aan Beheerder
Piekperioden verlopen soepel en zorgeloos
● De werkzaamheden zijn betrouwbaar, met minder fouten
70% minder handmatige verwerking van betalingen
Uitdaging
Handmatige betalingsverwerking was voorheen een van de grootste pijnpunten van het hotel, dat volgens Mark "verouderd en onprofessioneel" aanvoelde.
Betalingen namen veel tijd in beslag en er werden vaak fouten gemaakt. Tijdens het inchecken en uitchecken moest het personeel de kaartgegevens met de hand invoeren, vaak terwijl de gasten bij de frontdesk stonden te wachten.
Oplossing Met Mews Paymentsverlopen transacties nu automatisch via terminals en online kanalen, terwijl de integratie met Fortnox op de achtergrond zorgt voor accounting en afstemming. Verschillende soorten betalingen worden netjes in kaart gebracht, rapportages zijn betrouwbaar en er komt geen handmatig werk meer aan te pas. "Het automatiseren van betalingen heeft tijd opgeslagen, fouten verminderd en lastige momenten bij het inchecken en uitchecken voorkomen," zegt Mark. "Gasten waarderen de vlotheid en het personeel voelt zich zelfverzekerder en minder gestrest."
Resultaat
70% minder handmatige verwerking van betalingen
50% Mews Payments adoptie binnen eerste 3 maanden
Tijd per week opgeslagen voor afstemming en accounting
30-40% sneller inchecken/uitchecken met Mews Kiosk
Uitdaging
De eerste indruk telt, maar de aankomst van gasten in Hotel Danderyd was vroeger een druk punt. Met een klein team liepen de wachtrijen snel op en was het moeilijk om snelheid en persoonlijke aandacht met elkaar in evenwicht te brengen.
Oplossing
Mews Kiosken hebben piektijden bij aankomst getransformeerd. Gasten die de voorkeur geven aan self-service kunnen snel inchecken, terwijl het personeel zich richt op gasten die persoonlijke interactie willen. "De kiosk biedt flexibiliteit, vermindert wachtrijen en maakt een modernere eerste indruk," zegt Mark.
Resultaat
30-40% sneller inchecken/uitchecken
Kortere wachtrijen tijdens piektijden bij aankomst
Betekenisvolle interacties met gasten
Naadloze aansluiting op de systemen van BWH Hotels
Uitdaging
Als accommodatie van BWH Hotels is Hotel Danderyd afhankelijk van een nauwkeurige coördinatie van reserveringen, tarieven, loyaliteit en rapportage, wat voorheen handmatig werk vereiste en foutgevoelig was.
Oplossing
Mews integreert rechtstreeks met de systemen van BWH Hotels, waardoor een tweerichtingsverkeer van data tussen reserveringen, prijzen, loyaliteit en betalingen mogelijk wordt. Informatie blijft automatisch op elkaar afgestemd en medewerkers werken altijd met nauwkeurige, actuele data van loyalty gasten.
Resultaat
Directe loyaliteitsherkenning en vereenvoudigde inschrijving
Geautomatiseerde synchronisatie van reserveringen
Consistente Guest Experience in alle kanalen
"Mews heeft het handmatige werk verminderd, de nauwkeurigheid van data verbeterd en ervoor gezorgd dat onze gasten een consistente ervaring krijgen in alle kanalen, wat vooral belangrijk is voor loyaliteitsleden."
Vooruitkijken
Met Mews is Hotel Danderyd de dagelijkse operationele brandbestrijding voorbij. De focus ligt niet langer op het beheren van systeembeperkingen, maar op het verfijnen van workflows, het verminderen van wrijving voor het personeel en het leveren van een meer persoonlijke ervaring aan gasten.
"Mews is niet alleen een PMS, het is een complete oplossing die zowel operationele uitmuntendheid als groei op lange termijn ondersteunt," zegt Mark. "Voor hotels die op zoek zijn naar het stroomlijnen van processen, het versterken van teams en het verbeteren van de gastervaring, is Mews een van de beste keuzes op de markt."
Make it remarkable.
