Na jaren geworsteld te hebben met oudere property management systemen en losgekoppelde systemen, stapte dit familiebedrijf van de vijfde generatie over op Mews voor realtime inventarisbeheer en efficiënter management.
Over Elmhirst's Resort
Elmhirst's Resort ligt in Keene, Ontario en beheert 30 cottages aan het meer, variërend van een tot vijf slaapkamers, naast twee verschillende restaurantconcepten, conferentie- en trouwruimten, een spa op het terrein en een werkende boerderij die de keukens bevoorraadt. Met jaarlijks 25-30% terugkerende gasten en minder dan 1% afhankelijkheid van OTA's heeft Elmhirst's een decennialange relatie opgebouwd met gasten die jaar na jaar terugkeren naar dezelfde cottage.
De technologie die hun werkzaamheden ondersteunt moest net zo persoonlijk en flexibel zijn. Verouderde systemen zorgden echter voor wrijving in de werkzaamheden, dus een verandering was op zijn plaats. Na de overstap naar Mewswerd de zichtbaarheid van de inventaris glashelder, viel het handmatige werk weg en stroomden de afdelingen naadloos in elkaar over.
Waarom Elmhirst's Resort koos voor Mews
In eerdere systemen was de inventaris gestructureerd op een manier die niet weerspiegelde hoe Elmhirst's Resort cottages verkoopt. Het aanpassen van kamercategorieën betekende dat elke reservering een voor een moest worden verplaatst. Met 17 verschillende plattegronden in meerdere cottageklassen kon het personeel niet gemakkelijk specifieke eenheden presenteren aan terugkerende gasten die een sterke emotionele band hadden met bepaalde cottages of aan nieuwe gasten die verschillende stijlen van een cottage met twee slaapkamers wilden zien. De inventaris werd niet goed toegewezen, de eenheden waren niet gedetailleerd zichtbaar en de meeste reserveringen moesten telefonisch worden afgehandeld. Upsells zoals bootverhuur konden niet worden geïnventariseerd of doorgezet naar de boekingsmodule. Beschikbaarheidsblokken voor groepen waren moeilijk te beheren - het resultaat was handwerk, gefragmenteerde data en onnodige complexiteit.
Elmhirst heeft Mews PMS geïmplementeerd met zijn eigen boekingsmodule en realtime toewijzen van inventaris. Huisjes worden nu duidelijk op eenheidsniveau gepresenteerd, zodat terugkerende gasten online de ruimte kunnen boeken die ze willen. Beschikbaarheidsblokken en koppelingen voor boekingen ondersteunen zowel individuele als groepsverkopen zonder omwegen met spreadsheets. De overstap naar Mews verenigde ook de bredere tech-stack in één samenhangend ecosysteem.
"Onze vorige boekingsmodules konden bij het boeken de kamers niet automatisch toewijzen. Mews heeft de manier waarop we omgaan met groepsreserveringen volledig gestroomlijnd, zowel voor onze medewerkers als voor onze gasten."
Personeelstraining in minder dan een uur
Uitdaging
De complexiteit van het vorige systeem maakte training traag en frustrerend. Nieuwe teamleden aarzelden om het systeem te gebruiken en onboarding slokte kostbare tijd op in een bedrijf dat het hele jaar door programma's, bruiloften en conferenties organiseert.
Oplossing
MewsDankzij de intuïtieve interface en interactieve dashboards verloopt de training snel en de implementatie naadloos. De basisbeginselen van het systeem kunnen in 30-45 minuten worden aangeleerd, met workflows die rond de dagelijkse werkzaamheden zijn ontworpen. De volledige implementatie was in slechts 81 dagen voltooid, met een gestructureerde onboarding die zorgde voor een snelle acceptatie op alle afdelingen, zodat het personeel meer tijd kon besteden aan het verbeteren van de gastervaring in plaats van aan het oplossen van problemen.
Resultaat
- Nieuwe medewerkers getraind in minder dan een uur
- Meer vertrouwen bij het personeel
- Snellere overname door teams
"Wat de gebruikersinterface betreft, kan ik het verschil tussen Mews en ons vorige systeem niet eens onder woorden brengen. Mews is dynamisch en doorzoekbaar, waardoor gebruikers de touwtjes in handen hebben."
Revenue management dat eindelijk de vraag weerspiegelt
Uitdaging
Vóór Atomize had Elmhirst echt moeite om waarde te bieden, omdat de prijzen niet volledig waren afgestemd op de vraagpatronen, vooral tijdens tragere periodes. Pakketten werden statisch afgeprijsd en vaak tijdens piekweekenden verkocht, waardoor de inkomsten werden beperkt.
Oplossing
Atomize, een bedrijf van Mews , brengt dynamische, data-gedreven prijzen naar Elmhirst, waardoor het team een voorsprong heeft in een concurrerende markt. Tariefaanbevelingen kunnen tot twee jaar van tevoren automatisch worden geaccepteerd, zodat de vraag in lage periodes wordt opgevangen en de prijs in piekperiodes juist is. Zelfs complexe scenario's zoals het opkopen van accommodaties worden nauwkeurig weergegeven, zodat prognoses overeenkomen met de werkelijke vraagpatronen in plaats van scheve eenmalige boekingen. Resultaat
- 25%+ ADR stijging in september-november
"Atomize heeft goed werk verricht door de vraag goed in kaart te brengen en waarde te bieden waarvoor we eerder geen goede prijs vroegen. We zien een flinke stijging in de bezettingsgraad, de ADR en de RevPAR."
Ingebedde betalingen die weekendchaos elimineren
Uitdaging
Bij eerdere systemen waren betalingen niet ingebed. Personeel moest tijdens het inchecken schakelen tussen systemen. Op dagen met een piekomzet kunnen de werkzaamheden urenlang worden stilgelegd door een stroomstoring in het systeem. Naast de uitvaltijd kostte de handmatige afstemming elke maand veel administratieve tijd.
Oplossing
Mews Payments heeft transacties binnen de accommodatie gestroomlijnd, waardoor financiële workflows moeiteloos verlopen. Het is direct in het PMS geïntegreerd en elimineert de handoffs van derde partijen tijdens het inchecken, automatiseert aanbetalingen en balansen en centraliseert de rapportage. Deze uniforme aanpak vermindert niet alleen technische wrijving, maar stelt het team ook in staat om gasten een soepelere, snellere ervaring te bieden vanaf het moment dat ze aankomen.
Resultaat
- 23 uur per maand opgeslagen op betalingsverwerking
- Soepeler inchecken op piekdagen
Groepsboekingen en voorstellen zonder spreadsheets
Uitdaging
Groepsverkoop en conferenties vereisen handmatige creatie van voorstellen in Word en Excel. Eerdere systemen hadden geen geïntegreerde zichtbaarheid van de pijplijn en beschikbaarheidsblokken waren moeilijk te beheren. Het verkooppersoneel besteedde uren aan het samenstellen van voorstellen.
Oplossing
Door een realtime integratie tussen Mews en Event Temple synchroniseren voorstellen, groepsblokken en beschikbaarheidsblokken nu direct. Geautomatiseerde templates voor voorstellen en gesynchroniseerde inventaris zorgen voor een drastische vermindering van handmatige inspanningen en versnellen de verkoopcyclus, waardoor medewerkers leads direct kunnen engageren. Door deze processen te stroomlijnen kan het team zich richten op het creëren van persoonlijke ervaringen voor gasten in plaats van te verzanden in administratie.
Resultaat
- 20 uur per week opgeslagen door het verkoopteam
- Snellere reactietijd bij leads voor conferenties, groepen en bruiloften
- Volledige transparantie vanaf het voorstel tot en met de detaillering en de uiteindelijke factuur
- Onmiddellijke updates van inventaris in verschillende systemen
"Mews en Event Temple communiceren onmiddellijk. Ik heb nog nooit zo'n vlotte integratie gezien."
Customer support die echt reageert
Uitdaging
Customer support in vorige systemen was traag en reactief. Antwoorden konden weken op zich laten wachten en kwamen vaak pas aan nadat het team al workarounds had geïmplementeerd.
Oplossing
De keuze van Elmhirst Resort voor Mews Premium Support tijdens de overgang naar de volledige tech-stack heeft een transformatie teweeggebracht. Het team gebruikte het om achterstallige items aan te pakken, configuraties te optimaliseren en personeel bij te scholen, waarbij het profiteerde van snellere reactietijden, toegewijde begeleiding en gestructureerde follow-up. Deze praktische ondersteuning zorgde voor een naadloze overgang en gaf het team vertrouwen bij de overgang naar een volledig geïntegreerd ecosysteem voor accommodatiebeheer.
Resultaat
- Tijdige reacties en snellere oplossing van problemen
- Meer vertrouwen tijdens de systeemovergang
Vooruitkijken
Voor een accommodatie die is gebouwd op vijf generaties relaties is het doel eenvoudig: echte hospitality koppelen aan een digitale ervaring die net zo sterk is. Elmhirst's Resort is van plan om lidmaatschappen en uitgebreide spa- en recreatiefaciliteiten te onderzoeken om hun gastervaring te verbeteren en lokale gasten aan te moedigen om vaker te komen. Met een flexibele, API-gestuurde tech-stack is het resort nu in staat om te innoveren zonder opnieuw beperkt te worden door legacysystemen.
"Standaard Support van Mews is erg snel, maar de mogelijkheid om Premium Support te krijgen bij de integratie van nieuwe platforms en het verbeteren van workflows is ongelooflijk."
