Meldeschein im Hotel – Alles, was du über die Meldepflicht wissen musst

Der Meldeschein gehört seit Jahrzehnten zum festen Bestandteil des Check-ins in deutschen Hotels. Doch die gesetzlichen Rahmenbedingungen haben sich zuletzt deutlich verändert und nun stehen viele Betriebe vor organisatorischen und strategischen Fragen. Für Hotelmanager lohnt sich ein genauer Blick auf Rechtslage, Datenschutz und Möglichkeiten, sich von digitalen Tools unterstützen zu lassen.

Was ist ein Meldeschein im Hotel?

Definition und gesetzliche Grundlage

Wir kennen es noch von früher: Wer sich an der Rezeption anmeldet, muss erst einmal den Meldeschein ausfüllen. Das ist ein gesetzlich vorgeschriebenes Formular nach dem Bundesmeldegesetz (BMG). Mit dessen Hilfe sollen personenbezogene Daten von Gästen erfasst werden, um Aufenthalte aus Sicherheits- und ordnungsrechtlichen Gründen nachvollziehbar zu machen. Bei Bedarf können diese Daten von Behörden eingesehen werden, beispielsweise bei strafrechtlichen Ermittlungen oder auch zur Abwehr von Gefahren.

Kürzlich gab es eine wichtige Änderung: Seit dem 1. Januar 2025 ist die besondere Meldepflicht für deutsche Staatsangehörige entfallen, sie müssen den Meldeschein also nicht mehr ausfüllen. Für Gäste ohne deutsche Staatsbürgerschaft gilt sie allerdings weiterhin unverändert.

Wer muss einen Meldeschein im Hotel ausfüllen?

Pflichten der Gäste bei der Anmeldung im Hotel

Deutsche Staatsbürger müssen also seit Anfang 2025 keinen Meldeschein mehr ausfüllen. Für ausländische Gäste sind folgende Angaben nach § 30 Abs. 2 BMG erforderlich:

• Datum der Ankunft und voraussichtlichen Abreise
• Familienname und Vorname
• Geburtsdatum
• Staatsangehörigkeit
• Anschrift
• Anzahl der ausländischen Mitreisenden und deren Staatsangehörigkeit
• Seriennummer eines anerkannten und gültigen Passes oder Passersatzpapiers

Bei Reisegruppen mit mehr als zehn Personen muss grundsätzlich nur der Reiseleiter die Angaben machen.

Pflichten der Hoteliers

Das Sicherstellen der Richtigkeit der Angaben liegt nicht nur bei den Gästen. Die Hotelbetreiber sind verpflichtet, die Angaben mit dem vorgelegten Identitätsdokument abzugleichen. Gibt es Abweichungen oder fehlen Dokumente, muss das auf dem Meldeschein vermerkt werden.

Meldescheine müssen von Gästen mit deutscher Staatsangehörigkeit zwar nicht mehr ausgefüllt werden, aber es können bei Bedarf andere Daten erhoben werden. Beispielsweise, wenn ein Beherbergungsvertrag erfüllt wird oder kommunale Abgaben wie eine Kurtaxe erhoben werden. Die rechtliche Grundlage hierfür bildet allerdings das Vertragsrecht, nicht mehr das Melderecht.

Wie wird der Meldeschein ausgefüllt?

Schritt-für-Schritt-Prozess

In der Praxis läuft der Prozess bei meldepflichtigen Gästen typischerweise wie folgt ab:

• Datenerfassung bei Ankunft
• Vorlage eines gültigen Ausweisdokuments
• Abgleich der Angaben durch das Hotel
• Eigenhändige Unterschrift des Gastes

Das war es schon. Einfacher wird es bei Gästen, die online gebucht haben. Hier darf der Meldeschein mit den vorhandenen Daten bereits vorausgefüllt werden. Die Unterschrift bleibt bei ausländischen Gästen jedoch verpflichtend, sofern kein zulässiges elektronisches Verfahren genutzt wird.

Elektronischer vs. papiergebundener Meldeschein

Seit 2020 gibt es den digitalen Meldeschein. Das elektronische Meldeverfahren macht eine handschriftliche Unterschrift nicht mehr notwendig, der Prozess wird durch sichere Verfahren ersetzt. Bei den digitalen Guest Journeys können Gäste beim Online-Check-in ihre Daten digital vorab ausfüllen. Dadurch wird nicht nur der Papierberg kleiner, sondern viele Hotels geben einen schnelleren Check-in als positives Ergebnis an. Es gibt außerdem weniger Fehler und die Archivierung wird um einiges leichter. In Zeiten von Personalmangel und steigenden Betriebskosten ist das nicht nur effizient, sondern eine ressourcen- und kostensparende Praxis im Hotelalltag.

Speicherung und Aufbewahrung

Wichtig zu wissen: Meldescheine – egal ob digital oder in Papierform – müssen für ein Jahr nach Abreise des Gastes aufbewahrt werden. Ist die Frist verstrichen, müssen sie innerhalb von drei Monaten vernichtet werden. Eine unsachgemäße Aufbewahrung oder verspätete Vernichtung kann im schlimmsten Fall rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen – das lässt sich durch digitalisierte Archivierung vermeiden.

Beherbergungsverträge enden dagegen direkt nach dem Check-out. Sollen die Daten weiterhin gespeichert werden, beispielsweise für Marketingzwecke, muss eine ausdrückliche Einwilligung der Gäste vorliegen, wie es die DSGVO für Hotels vorschreibt.

Meldeschein im Hotel und Datenschutz

Welche Daten werden erhoben?

Gesetzlich vorgeschrieben sind insbesondere:

• Vor- und Familienname
• Geburtsdatum
• Staatsangehörigkeit
• Anschrift
• Ankunftsdatum
• Bei ausländischen Gästen zusätzlich die Ausweisnummer

Darüber hinaus können in einigen Kommunen zusätzliche Angaben zur Abrechnung von Tourismusabgaben erforderlich sein.

Der Umfang weiterer Datenerhebungen sollte sich stets am Grundsatz der Datenminimierung orientieren. Ohne ausdrückliche Einwilligung dürfen nur Daten verarbeitet werden, die für die Vertragserfüllung oder gesetzliche Pflichten notwendig sind.

Schutz der Daten

Die Meldedaten unterliegen den allgemeinen Datenschutzvorgaben. Zugriff sollten nur befugte Mitarbeitende erhalten. Bei digitalen Systemen sind geeignete technische und organisatorische Maßnahmen erforderlich, etwa rollenbasierte Zugriffsrechte oder verschlüsselte Speicherung.

Fazit

Der Meldeschein bleibt auch 2025 ein relevantes Thema für die Hotellerie – wenn auch unter anderen Umständen. Während deutsche Gäste nicht mehr der besonderen Meldepflicht unterliegen, gelten für internationale Gäste weiterhin klare gesetzliche Vorgaben nach dem Bundesmeldegesetz. Mit digitalen Tools müssen Hotelmanager nicht mehr jeden Schritt manuell im Blick haben – der Prozess wird einfach in den Online-Check-in integriert. Das reduziert menschliche Fehler, schafft Rechtssicherheit und verbessert das Gästeerlebnis.