De 3 hotelfuncties die elke moderne accommodatie moet automatiseren

In de hele hospitality neemt de druk op de werkzaamheden toe. Er zijn tekorten aan arbeidskrachten, hogere verwachtingen van gasten en krimpende marges. De ironie wil dat de grootste operationele kosten nog steeds voortkomen uit taken die repetitief en voorspelbaar zijn. Dat maakt ze perfect voor automatisering.

Flexkeeping, een bedrijf op Mews , automatiseert de drie functies die zowel de gastervaring als de winstgevendheid bepalen: housekeeping, onderhoud en dienstverlening.

Accommodaties die Flexkeeping gebruiken, automatiseren tegenwoordig 66-70% van de dagelijkse werkzaamheden, direct en betrouwbaar. Zo ziet die transformatie eruit.

1. Automatisering housekeeping

Housekeeping blijft een van de grootste kostenposten in hospitality. Een groot deel van die kosten komt voort uit het plannen, achter updates aanzitten, fouten corrigeren en plannen opnieuw opbouwen als de dienst weer begint.

Flexkeeping neemt die verborgen beheerkosten weg door een volledig geautomatiseerd, datagestuurd plan te genereren voor elke dag, kamer en elk teamlid. Aangedreven door live PMS data, opruimschema's en workflow regels stroomlijnt het de gereedheid van kamers met minimale wrijving.

Hoe hotels housekeeping kunnen automatiseren:

• Schoonmaakschema's: Stel aangepaste en complexe schoonmaakschema's in op basis van een willekeurig aantal parameters, van verblijfsduur tot tarief van de kamer.
• Personeel voorspellen: Plan onmiddellijk welk personeel nodig is voor welke dienst op basis van de exacte schoonmaakbehoeften.
• Beheer van taken: Zodra de status van een kamer verandert in het PMS, wordt de kamerlijst automatisch bijgewerkt en worden schoonmaaktaken toegewezen op basis van beschikbaarheid van personeel, prioriteit en kamertype.
• Live statusupdates: Housekeepers markeren kamers als schoongemaakt of geïnspecteerd direct op hun mobiele app, en de frontdesk ziet het direct.
• Taalvertaling: Personeel kan lezen, spreken en typen in hun moedertaal.
• Inzicht in prestaties: Managers kunnen productiviteit, doorlooptijden van kamers, statistiek van kosten en kwaliteit bijhouden zonder handmatig gegevensverzameling uit te voeren.

Door handmatige planning en coördinatie te elimineren, verminderen hotels het aantal minuten per kamer, verhogen ze de kwaliteit van de eerste gang en elimineren ze veel van de vertragingen die personeel en gasten frustreren. Accommodaties die Flexkeeping gebruiken, zien een productiviteitsstijging van 93% en significant hogere netheidsscores, wat onderzoek consequent koppelt aan betere beoordelingen en een sterkere prijs.

2. Automatisering van onderhoud

In de meeste hotels bestaat onderhoudsinformatie uit papieren opmerkingen of haastige gesprekken in gangen. De daaruit voortvloeiende vertragingen, kamerblokken en operationele lekkage komen zelden duidelijk naar voren in financiële overzichten.

Met Mewswordt onderhoud een naadloos onderdeel van de dagelijkse werkzaamheden. Op het moment dat er een probleem wordt opgemerkt, wordt er in realtime een taak gegenereerd, doorgestuurd, vertaald en gevolgd. Geen delegatiehiaten of gemiste berichten.

Hoe hotels onderhoud kunnen automatiseren:

• Ticketbeheer: Direct werkorders toewijzen wanneer er problemen worden gerapporteerd, live statusupdates krijgen en automatisch synchroniseren met andere afdelingen, zoals frontdesk en housekeeping.
• Slimme prioritering: Urgente problemen worden gemarkeerd en bovenaan de wachtrij geplaatst, terwijl terugkerende taken automatisch worden ingepland.
• Reparatie voorkomen: Regelmatige reparatiecontroles instellen die automatisch worden getriggerd en gedelegeerd om toekomstige reparaties te voorkomen.
• Samenwerking met aannemers: Werk rechtstreeks vanuit het platform samen met externe onderhoudsprofessionals, zodat beide partijen automatisch updates krijgen wanneer tickets worden gewijzigd of afgesloten.
• Rapportage op basis van AI: Roep problemen op zodra ze worden opgemerkt, met alleen je stem, en AI zal de taak automatisch begrijpen, organiseren, toewijzen en vertalen in de taal van de ontvanger.

Hotels die Flexkeeping gebruiken zien 450% meer problemen gelogd en opgelost, niet omdat er meer problemen zijn, maar omdat elk probleem uiteindelijk wordt vastgelegd en afgehandeld.

3. Automatisering van dienstverlening

De verwachtingen van gasten blijven stijgen, terwijl van teams wordt gevraagd om meer te leveren met minder mensen. Als de dienstverlening bij elkaar wordt gehouden door WhatsApp-chats en geheugenwerk, kan de efficiëntie tijdens piekuren afnemen.

Flexkeeping maakt van dienstverlening een voorspelbaar, geautomatiseerd systeem op basis van de context van de gast, timing en PMS data.

Hoe hotels dienstverlening kunnen automatiseren:

• Gepersonaliseerde diensten triggers: Zet gastprofielen en data van reserveringen om in elke denkbare service op maat, van huisdieren instellen tot laat uitchecken en VIP welkomstpakketten.
• Routing van verzoeken van gasten: Zet ad-hocverzoeken of verzoeken van gasten vóór aankomst, zoals extra handdoeken of het verplaatsen van kamers, om in gestructureerde taken die realtime aan het juiste team worden toegewezen.
• AI taakcreatie tijdens de vlucht: Medewerkers kunnen verzoeken van gasten loggen terwijl ze zich voordoen door alleen hun stem te gebruiken. AI wijst vervolgens taken toe en vertaalt ze in de taal van de ontvanger, zonder handmatig beheer.
• Workflow automatisering: Stel aangepaste "als-dit-dan-dat" regels op die overeenkomen met de unieke servicenormen van je hotel, zodat elk contactmoment met de gast op tijd en correct wordt geleverd.

Sommige hotels die Flexkeeping gebruiken, hebben tot 70% van hun diensten direct geautomatiseerd, zodat het personeel zich kan richten op interacties met gasten met een hogere waarde.

De invloed van een hands-off beheerder van werkzaamheden

Het automatiseren van de "grote drie" functionaliteiten verwijdert administratief werk van geringe waarde, zodat hotels dit kunnen bereiken:

• Snellere gereedheid van kamers en minder operationele vertragingen
• Voorspelbaarder personeel op basis van echte data
• Schonere inventaris en betere beschikbaarheid voor inkomsten teams
• Minder handmatige aanpassingen voor financiën en betalingen
• Hogere beoordelingsscores door betrouwbaarheid en consistentie
• Lagere arbeidskosten per kamer dankzij minder verspilde minuten

In alle portfolio's krijgen managers live inzicht in prestaties, terugkerende problemen, personeel en serviceniveaus - een echte bron van de waarheid voor elke accommodatie.

Dit is wat er gebeurt als het bedrifssysteem van het hotel en het PMS als één geheel functioneren.

Automatisering zonder compromissen. Werkzaamheden die zichzelf uitvoeren. En teams die geconcentreerd blijven op de momenten die er toe doen.