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Dazia Capital betreibt unter der Marke Calido Living landesweit über 1.300 Unterkünfte für Langzeitaufenthalte. Jordan's Untermühle ist ein familiengeführtes Wellnesshotel in Deutschland. Sie sind in unterschiedlichen Märkten tätig und arbeiten in unterschiedlichem Umfang, stehen aber alle vor derselben grundlegenden Herausforderung bei der Erhebung des Umsatzes.
Für Dazia Capital lag das Problem bei den Kunden. Hunderte von Gästen mit monatlichen Abrechnungszyklen, bei denen jeweils pünktlich abgebucht wird, bei Fehlschlägen erneut versucht wird und der gesamte Vorgang nachverfolgt werden muss. Zeitaufwendig, fehleranfällig und ein echtes Risiko für den Cashflow.
Für Jordan's Untermühle trat das Problem erst nach der Ausstellung der Rechnungen auf. Das Nachverfolgen von Banküberweisungen, das Einfordern überfälliger Zahlungen und der Abgleich aller Posten mit der richtigen Rechnung – all das wurde manuell über mehrere Systeme hinweg erledigt.
Für beide Probleme gab es dieselbe Lösung: das Managementsystem „Mews“.
Dazia Capital hat das Modul „Recurring Payments“ getestet, und Jordan's „Untermühle“ hat das Modul „Forderungen“ getestet. Das sind zwei Features, die innerhalb desselben Managementsystems laufen, in dem auch die Reservierungen und die Abrechnung bereits abgewickelt werden. Keine nicht angeschlossenen Werkzeuge. Keine duplizierten Arbeitsabläufe.
Automatisierung des Zahlungszyklus bei Langzeitaufenthalten
Für Hotels, die Gäste mit einem Langzeitaufenthalt beherbergen, ist die Bezahlung nich't kein einzelner Moment, sondern'ein Zeitplan. Kunden mit Monatsabonnements müssen regelmäßig abgebucht werden, und das muss zuverlässig über Hunderte von Einheiten hinweg funktionieren, ohne dass Teams jeden Abrechnungszyklus manuell verwalten müssen.
Mit „Recurring Payments“ hat Dazia Capital diesen gesamten Prozess auf Mews verlagert. Die Abbuchungen von tokenisierten Zahlungsmethoden erfolgen automatisch, termingerecht und direkt im Managementsystem. Das Team des Empfangs hat die Abwicklung eines Zahlungsprozesses eingestellt. Sie haben einfach die wiederkehrenden Zahlungen eingerichtet und Mews hat sich um den Rest gekümmert. Das speichert etwa eine Stunde pro Tag und sichert dem Unternehmen nach einem verlässlichen Zeitplan wichtigen Umsatz. Und das alles mit minimalem Aufwand.
"Bei einem Langzeitaufenthalt ist die Bezahlung nie eine einmalige Veranstaltung. Bevor es wiederkehrende Zahlungen gab, musste sich immer jemand darum kümmern. Jetzt übernimmt „Mews“ den Zyklus. Wir richten es mit bestimmten Berechtigungen ein und lassen es im Hintergrund laufen – wir merken eigentlich erst davon, wenn das Geld reinkommt. Jetzt gewinnen wir wertvolle Zeit zurück – dank „Recurring Payments“ sparen wir jeden Monat etwa vier volle Arbeitstage, da wir den Gästen nicht mehr hinterherlaufen müssen." – Guillermo Rodriguez, COO, Dazia Capital
Verwaltest du bereits Langzeitaufenthalte, Fitnessstudio-Mitgliedschaften oder andere Abonnement-Services? Erfahre, wie du die ersten Schritte mit wiederkehrenden Zahlungen unternimmst.
Die Lücke bei der Erstellung von Rechnungen schließen
Das Hinterherlaufen hinter Rechnungen kann einer der frustrierendsten Aspekte des Arbeitsalltags eines Teams Finance sein. Der Umsatz ist bereits erzielt. Der Aufenthalt ist vorbei, der Kunde ist abgereist, und irgendwo in einer Tabelle'gibt es eine Rechnung, die noch nicht'bearbeitet wurde. Unsere Untersuchung hat ergeben, dass die mittlere Zeitspanne zwischen dem Kaufvorgang und der Ausstellung der Rechnung sieben bis acht Tage beträgt – was den Zahlungseingang erheblich verzögert, noch bevor der Zahlungsprozess überhaupt begonnen hat.
Jordan's Untermühle hat Forderungen eingeführt, um genau dieses Problem zu beheben.
Die Buchhaltung der Forderungen automatisiert den gesamten Zyklus von der Erstellung der Rechnung über Mahnungen und Inkasso bis zum Abgleich.
Rechnungen werden automatisch ausgestellt, sobald ein Folio abgeschlossen wird, wodurch die Verzögerung auf null sinkt. Rechnungserinnerungen werden versendet, und Zahlungen gehen über eine eigens dafür vorgesehene IBAN ein und werden automatisch – einschließlich Teil- und Überweisungen in großen Mengen – ohne manuellen Eingriff den entsprechenden Rechnungen zugeordnet.
Die Finanzabteilung hat jetzt einen Echtzeit-Überblick darüber, was'bereits bezahlt, was noch aussteht und was überfällig ist. Das Ergebnis: weniger Zeitaufwand für die Mahnung, schnellere Zahlungseingänge und ein Team Finance, das jederzeit den Überblick über den Status jeder Rechnung hat.
„Was ist der größte Vorteil neben der Zeitersparnis und dem erzielten Umsatz? Es'ist der mentale Raum, den es einem zurückgibt. Im Hintergrund läuft alles reibungslos, sodass ich mich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren kann, anstatt ständig alles zu überprüfen und doppelt zu kontrollieren."Niclas Jordan, Leiter der Betriebsabläufe
Das Ergebnis
Das waren zwei Unternehmen mit zwei ganz unterschiedlichen Problemen. Das Ergebnis war aber dasselbe: ein System zur Erhebung der Umsatzzahlen, das automatisch läuft.
Dazia Capital hat den Zahlungsablauf für Hunderte von Kunden mit Langzeitaufenthalten automatisiert. Jordan's Untermühle hat den manuellen Aufwand zwischen Rechnung und Zahlung beseitigt. Gemeinsam zeigen sie, wie wiederkehrende Zahlungen und Debitorenbuchhaltung komplexe Arbeitsabläufe in einem einzigen Managementsystem bündeln, sodass Teams Umsätze schneller und mit weniger Aufwand einziehen können – egal in welchem Umfang.
„Recurring Payments“ und „Forderungen“ sind zwei Bestandteile einer größeren Reihe vonVeröffentlichungen von Mews. Erfahre mehr über die Forderungen