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Über AKZENT Hotel Roter Ochse
Das AKZENT Hotel Roter Ochse, das seit drei Generationen von derselben Familie geführt wird, ist eine Unterkunft mit 31 Zimmern im UNESCO-geschützten Oberen Mittelrheintal. Das Hotel gehört zu AKZENT Hotels, einem Zusammenschluss von mehr als 70 unabhängigen Boutiquehotels und familiengeführten Unterkünften in ganz Deutschland, die für ihren Charakter, ihren regionalen Geschmack und ihre einmaligen Gästeerlebnisse bekannt sind.
Als Roter Ochse sein altes HS3-System gegen Mewsaustauschte , waren die Auswirkungen sofort sichtbar. Die Check-in Zeiten entfallen. Der Zeitaufwand der Mitarbeiter für die manuelle Verwaltung ist stark zurückgegangen. Die Gäste genossen einen reibungsloseren Aufenthalt mit mehr persönlicher Aufmerksamkeit.
Mit Mews als Backend kann sich das Team nun darauf konzentrieren, außergewöhnliche Erlebnisse zu schaffen und damit einen Maßstab dafür zu setzen, wie deutsche Hotels die Zukunft meistern können, ohne ihr Erbe zu verlieren.
"Wir wollten einen echten digitalen Schub für unser Hotel. Die bisherige Software konnte unsere Vision einer modernen, vollständig digitalen Gastreise einfach nicht unterstützen."
Schnelles, strukturiertes und kollaboratives Onboarding
Herausforderung
Die Digitalisierung macht menschliche Beziehungen nicht überflüssig - sie macht mehr davon möglich. Die Umstellung auf ein neues System erfordert jedoch mehr als nur eine neue Software; sie erfordert ein effektives Change Management. Ohne die richtige Anleitung kann sich der Prozess entmutigend anfühlen.
Lösung
Das Mews Onboarding-Team arbeitete Hand in Hand mit den Projektleitern des Hotels und erstellte einen klaren Plan und ein Tempo, dem alle folgen konnten. Die Mitarbeiter wurden in den Modulen geschult, die sie täglich benutzen, während die Manager zusätzlich eine Schulung im Haus abhielten, um das Gelernte zu vertiefen. Es war eine reibungslose, gemeinschaftliche Einführung, bei der sich alle zuversichtlich, unterstützt und bereit für Veränderungen fühlten.
Ergebnis
- 4 Wochen bis zur Liveschaltung
- Moderne Prozesse, zufriedenere Mitarbeiter und mehr Zeit für die Gäste
"Wir haben jedes Teammitglied in den Einführungsprozess einbezogen. Die neue Denkweise hat sich schnell durchgesetzt. Jeder, der mit Mews arbeitet, schätzt das intuitive Design und die Transparenz."
Beeindruckende Optimierung in mehreren Bereichen
Herausforderung
Das Ziel, ein serverbasiertes System durch eine flexible Cloud-Lösung zu ersetzen, bestand darin, die Prozesse rund um Reservierung, Check-in, Zahlungen und Housekeeping zu automatisieren und so mehr Zeit für die Einbindung der Gäste zu gewinnen.
Lösung
Zwei Mews Kioske befinden sich jetzt an der Rezeption, ein dritter ist in einem sicheren Vorraum für späte Anreisen in der Nacht untergebracht. Die Gäste können ohne Warteschleife einchecken und ihren Aufenthalt zu ihren eigenen Laufzeiten beginnen. Das ist eine große Erleichterung für das Rezeptionsteam, vor allem in den Zeiten, in denen viel Anreise ist. Du musst nicht mehr auf handgeschriebene Anmeldeformulare schielen - die Daten fließen jetzt direkt digital in das System ein und sparen so jede Woche Stunden. Das Housekeeping läuft komplett papierlos über die App Mews und synchronisiert den Status der Zimmer in Echtzeit. Früher musste das Personal fragen, ob ein Zimmer fertig ist. Jetzt reicht ein Blick auf die App aus.
Ergebnis
- 60% Check-in Rate über Mews Kiosk
- Die Erstellung der Schlüsselkarten, die Saldoüberprüfung und die Zahlungsabwicklung sind vollständig in den Kiosk-Prozess integriert
- Schnellere Betriebsabläufe im Housekeeping und messbare Fortschritte bei den Nachhaltigkeitszielen
Gäste sind oft überrascht, wie einfach es ist, Mews Kiosk zu nutzen. Für wiederkehrende Besucher ist es dank der gespeicherten Daten eine echte Zeitersparnis.
Mehr Flexibilität, mehr Kontrolle - moderne Zahlungsabwicklung
Herausforderung
Die Verwaltung der Zahlungen war zeitaufwändig und fehleranfällig. Das Hotel benötigte eine Lösung, die Transaktionen rationalisiert und manuelle Eingaben reduziert.
Lösung
Mit Mewskann das Hotel jetzt flexible Buchungsmodelle erstellen und Raten und Zahlungsarten ganz einfach anpassen - egal, ob das Frühstück inbegriffen, nicht erstattungsfähig oder komplett flexibel ist. Von dieser Vielseitigkeit profitieren sowohl die Gäste als auch das Revenue Management. Die Zahlungen laufen über Mews Payments und werden sicher verarbeitet, mit automatischen Schutzmaßnahmen, um das Risiko von Betrug und Diebstahl zu verringern. Vor Ort lesen die Mews Terminals die Kartendaten automatisch ein und lösen Transaktionen direkt aus dem PMS aus, sodass das Risiko manueller Fehler entfällt und keine Papierbelege mehr benötigt werden.
Ergebnis
- Kein Papierausdruck, keine manuellen Verzögerungen - nur sofortige Zahlungsabwicklung
"Wir buchen die Gäste jetzt in der Regel bei der Anreise ab, was die Engpässe beim Check-out deutlich verringert hat. Da die Ankünfte in der Regel über den Tag verteilt sind, entlastet das die Rezeption."
Mehr Zeit für die Gäste - echte Gastfreundschaft durch Technik
Herausforderung
Zeit, die mit Papierkram und hinter Bildschirmen verbracht wird, ist Zeit, die den Gästen genommen wird. Im AKZENT Hotel Roter Ochse hat der manuelle Administrator die persönliche Note eingeschränkt, die ein familiengeführtes Hotel auszeichnet.
Lösung
Was als technisches Projekt begann, hat sich zu einem echten Unterscheidungsmerkmal in den täglichen Betriebsabläufen entwickelt. Da viele Aufgaben automatisiert sind, haben die Mitarbeiter jetzt mehr Zeit für die Gäste. Wenn eine Familie nach einer langen Fahrt unerwartet früh ankommt, kann die Rezeption sie persönlich begrüßen, Trinkgelder verteilen und dafür sorgen, dass sie sich wie zu Hause fühlen - und das alles, bevor die Zimmer fertig sind.
Ergebnis
- Diese echten Momente der Verbundenheit passieren jetzt jeden Tag
"Viele Gäste tauchen ohne feste Pläne auf. Mit Mews als Administrator haben wir Zeit, uns zu unterhalten, Trinkgelder auszutauschen und Empfehlungen zu geben - etwas, das früher beim hektischen Check-in unmöglich war."
Blick nach vorn
Das AKZENT Hotel Roter Ochse prüft die Integration eines KI-gesteuerten Telefonsystems, um Standardanfragen zu bearbeiten und Buchungen per Sprache zu unterstützen.
"Das wäre eine echte Hilfe in den Stoßzeiten. Die Automatisierung dieses Bereichs würde uns noch mehr Flexibilität geben", erklärt Heike.
Ihr Beispiel zeigt, was eine durchdachte Digitalisierung in deutschen Familienhotels bewirken kann - wenn sie strategisch und auf die Verbesserung des Gästeerlebnisses ausgerichtet ist.
Integrationen im Rampenlicht
Das AKZENT Hotel Roter Ochse kann unter Mews Marketplace mit über 1.000 Apps neue digitale Tools entdecken. Da für die Integration keine Gebühren anfallen, ist es einfach und risikoarm, eine Plattform anzupassen, die zu ihrer Marke passt und das Gästeerlebnis verbessert.
DIRS21
DIRS21 ist ein webbasiertes Reservierungs- und Channel-Management-System, mit dem das AKZENT Hotel Roter Ochse vollen Zugang zur weiten Welt des Online-Vertriebs hat. Sie verfügen über umfassende Marktkenntnisse und bieten seit über 20 Jahren Lösungen für das Hotel-, Gaststätten- und Tourismusgewerbe an.
Betterspace
Betterspace unterstützt Hotels bei der Förderung der Nachhaltigkeit mit intelligenten Lösungen, von der Gästekommunikation über das Energiemanagement bis hin zur Hotelinfrastruktur. Ihre Technologie verbessert die Effizienz, reduziert den Abfall und unterstützt eine umweltfreundliche Gastfreundschaft.
