Vom alten PMS zum modernen Gastgewerbe: Die Umstellung des Hotels Danderyd mit Mews

Durch die Automatisierung wichtiger Schlüsselprozesse mit Mewshat dieses schwedische Boutiquehotel seine Teams gestärkt und den Aufenthalt der Gäste verbessert.

Über das Best Western Hotel Danderyd

Das Best Western Hotel Danderyd ist ein Boutiquehotel in einem Vorort nördlich von Stockholm. Mit seinen 37 Zimmern und der Green Key-Zertifizierung verbindet das Hotel skandinavische Einfachheit mit Komfort, Effizienz und persönlichem Service, damit die Gäste immer wieder kommen.

Nachdem er jahrzehntelang als Verantwortlicher in der IT-Branche gearbeitet hatte, entschied sich der Reservierungsinhaber Mark Iverstam für eine berufliche Schicht im Gastgewerbe. "Ich wollte näher an den Menschen arbeiten und etwas Greifbares aufbauen, das die Gäste jeden Tag erleben können", sagt Mark. "Was unser Hotel einzigartig macht, ist die Verbindung eines herzlichen, menschlichen Gästeerlebnisses mit einem hochautomatisierten und professionellen Back of House-Betrieb."

Vor der Einführung von Mewserschwerte das alte PMS des Hotels die Umsetzung dieser Vision. "Die Betriebsabläufe in Hotels sind viel komplexer, als die Leute denken", so Marks Hinweis. "Die richtige Technologie hat einen großen Einfluss - nicht nur auf die Gäste, sondern auch auf das Wohlbefinden der Mitarbeiter."

Wenn dein PMS zu deinen größten Kopfschmerzen wird

Herausforderung

Als Mark das Best Western Hotel Danderyd kaufte, erbte er dessen altes PMS. Er hat das Hotel mehr als zehn Jahre lang mit diesem System betrieben und bezeichnete es aufgrund seiner mangelnden Flexibilität und Funktion als "größtes Kopfzerbrechen und Enttäuschung".

"Es war klar, dass das PMS die modernen Erwartungen der Gäste, Integrationen oder effiziente Arbeitsabläufe nicht mehr unterstützte", sagt Mark. "Wir wollten keine Einschränkungen mehr verwalten. Wir wollten ein System, das uns tatsächlich hilft zu wachsen."

Lösung

Im September 2025 ersetzte das Best Western Hotel Danderyd sein Altsystem durch Mewsund implementierte Mews PMS, Mews Payments und Mews Kiosks sowie Integrationen für die Buchhaltung und die Systeme von BWH Hotels.

Vom ersten Tag an war der Unterschied deutlich.

"Plötzlich machte alles Sinn", sagt Mark. "Die Daten waren zugänglich, die Arbeitsabläufe logisch und das System arbeitete mit uns und nicht gegen uns."

Da Reservierungen, Zahlungen, Berichterstattung und Reisen der Gäste in einem Cloud-basierten Managementsystem zentralisiert sind, sind Unsicherheiten und Doppelarbeit verschwunden. Die manuelle Zahlungsabwicklung wurde abgeschafft, was die Betriebsabläufe an der Rezeption beschleunigte und es den Mitarbeitern ermöglichte, sich auf die Gäste statt auf den Administrator zu konzentrieren.

Stressfreies Onboarding

Das Onboarding-Erlebnis des Hotels spielte eine entscheidende Rolle für den reibungslosen Übergang zu Mews.

"Das Onboarding war strukturiert, klar und professionell", sagt Mark. "Die Erwartungen waren realistisch, der Zeitplan wurde eingehalten und das Schulungsmaterial war für das Team leicht zu verinnerlichen." Er fügt hinzu, dass der Premiumsupport, den er als "Weltklasse" bezeichnet, entscheidend dazu beigetragen hat, Probleme schnell zu lösen und sicherzustellen, dass das Hotel ohne Unterbrechung der Betriebsabläufe und des Services voll funktionsfähig war. "Der Premiumsupport ist proaktiv, sachkundig und schnell. Probleme werden im Kontext verstanden und nicht als isolierte Tickets behandelt", sagt Mark. "Das Team von Mews versteht die Betriebsabläufe im Hotel wirklich, was einen großen Unterschied macht, wenn etwas zeitkritisch ist."

Ergebnis

● Cloud-basiertes System vereinheitlicht Betriebsabläufe und zentralisiert Daten

● Schnelles Onboarding mit minimaler Ausfallzeit

● Gesteigerte Produktivität und Vertrauen des Personals

Automatisierung gibt dem Team die Möglichkeit, sich auf die Gäste zu konzentrieren

Herausforderung

Vor Mewswar das Team im Hotel Danderyd mit manuellen Aufgaben beschäftigt. Zahlungen, nächtliche Prüfungen, Berichterstattung und Korrekturen verlangten unermüdliche Aufmerksamkeit, vor allem in Stoßzeiten. Diese sich wiederholenden Aufgaben waren nicht nur mühsam, sondern auch anstrengend und raubten Energie, die in den Service investiert werden könnte.

Mark, der aus der IT- und Ingenieursbranche kommt, wusste, welche Auswirkungen die richtige Technologie auf die Betriebsabläufe im Hotel haben kann.

"Mein Mantra ist 'alles automatisieren'", sagt Mark. "Ich denke immer darüber nach, wie wir die Betriebsabläufe automatisieren können, damit unser Team mehr Zeit für die Gäste hat."

Lösung

Mit Mewswurden wichtige Schlüsselprozesse automatisiert, so dass die Mitarbeiter mehr Zeit für das Wesentliche haben: die Gäste. "Die Verwaltung läuft jetzt im Hintergrund, also genau da, wo sie hingehört", sagt Mark. "Das Team ist jetzt in der Lage, die Gäste richtig zu begrüßen und tatsächlich nach oben statt nach unten zu schauen." Nacht-Audits, die früher ein stressiger, 30-minütiger Prozess waren und das Team vom PMS ausschlossen, sind jetzt vollständig automatisiert und zuverlässig.

Andere Prozesse folgten schnell:

● Zahlungen laufen automatisch über alle Channels

● Gästekommunikation und Ratenverwaltung erfolgen nahtlos

● Die Berichterstattung ist sofort, genau und mühelos

Ergebnis

● Personal verbringt Zeit mit Gästen, nicht mit Administratoren

● Spitzenzeiten verlaufen reibungslos und stressfrei

● Zuverlässige Betriebsabläufe mit weniger Fehlern

70% weniger manuelle Zahlungsabwicklung

Herausforderung

Die manuelle Zahlungsabwicklung war zuvor einer der größten Knackpunkte des Hotels, die sich laut Mark "veraltet und unprofessionell" anfühlte.

Die Zahlungen dauerten lange und es kam häufig zu Fehlern. Beim Check-in und Check-out musste das Personal die Kartendaten von Hand eingeben, oft während die Gäste an der Rezeption warteten.

Lösung Mit Mews Paymentslaufen Transaktionen jetzt automatisch über Terminals und Online-Channels, während die Fortnox Integration die Buchhaltung und den Abgleich im Hintergrund erledigt. Unterschiedliche Zahlungsarten werden sauber zugeordnet, die Berichterstattung ist zuverlässig und manuelle Arbeit gehört der Vergangenheit an. "Die automatisierte Zahlung hat Zeit gespart, Fehler reduziert und unangenehme Momente beim Ein- und Auschecken beseitigt", sagt Mark. "Die Gäste schätzen den reibungslosen Ablauf, und die Mitarbeiter fühlen sich sicherer und weniger gestresst."

Ergebnis

● 70% weniger manuelle Zahlungsabwicklung

● 50% Mews Payments Annahme innerhalb der ersten 3 Monate

● Zeit, die pro Woche für Abgleich und Buchhaltung gespeichert wird

30-40% schnelleres Ein- und Auschecken mit Mews Kiosk

Herausforderung

Der erste Eindruck zählt, aber die Anreise der Gäste im Hotel Danderyd war früher ein Druckpunkt. Mit einem kleinen Team bildeten sich schnell Warteschleifen und es war schwierig, ein Gleichgewicht zwischen Geschwindigkeit und persönlicher Aufmerksamkeit zu finden.

Lösung

Mews Kioske haben die Hauptanreisezeiten verändert. Gäste, die Selbstbedienung bevorzugen, können schnell einchecken, während das Personal sich auf Gäste konzentriert, die persönlichen Kontakt wünschen. "Der Mews Kiosk bietet Flexibilität, verkürzt Warteschleifen und vermittelt einen moderneren ersten Eindruck", sagt Mark.

Ergebnis

● 30-40% schnelleres Ein- und Auschecken

● Kürzere Warteschleifen während der Hauptanreisezeiten

● Sinnvolle Interaktionen mit Gästen

Nahtlose Anpassung an die Systeme von BWH Hotels

Herausforderung

Als Unterkunft von BWH Hotels ist das Hotel Danderyd auf eine genaue Koordinierung von Reservierungen, Raten, Loyalität und Berichterstattung angewiesen, was früher einen manuellen Aufwand erforderte und fehleranfällig war.

Lösung

Mews ist direkt in die Systeme von BWH Hotels integriert und ermöglicht einen Datenfluss in beide Richtungen, d.h. über Reservierungen, Preise, Loyalität und Zahlungen. Die Informationen werden automatisch abgeglichen, und die Mitarbeiter arbeiten immer mit genauen, aktuellen Daten über treue Gäste.

Ergebnis

● Sofortige Erkennung von treuen Mitgliedern und vereinfachte Einschreibung

● Automatischer Abgleich der Reservierung

● Einheitliches Gästeerlebnis über alle Channels hinweg

Blick nach vorn

Mit Mews ist das Hotel Danderyd über die täglichen Betriebsabläufe hinaus gewachsen. Der Schwerpunkt liegt nicht mehr auf der Verwaltung von Systembeschränkungen, sondern auf der Verfeinerung von Arbeitsabläufen, der Reduzierung von Reibungsverlusten für das Personal und der Bereitstellung eines persönlicheren Erlebnisses für die Gäste.

"Mews ist nicht nur ein PMS, sondern eine Komplettlösung, die sowohl Betriebsabläufe als auch langfristiges Wachstum unterstützt", sagt Mark. "Für Hotels, die ihre Prozesse rationalisieren, ihre Teams stärken und das Gästeerlebnis verbessern wollen, ist Mews eine der besten Entscheidungen auf dem Markt."