Die Münchner Deutsche Eiche digitalisiert ihren Hotelbetrieb mit Mews - und automatisiert dabei vor allem einen Prozess, der im Alltag besonders viel Zeit kostete: Zahlungen.
Die Deutsche Eiche ist eine Münchner Institution. Vor rund 160 Jahren gegründet, hat sich das Haus von der ursprünglichen Unterkunft für Künstler und Beschäftigte des Gärtnerplatztheaters zu einem Boutiquehotel mit 36 Zimmern entwickelt. Heute gehören neben dem Hotel ein Restaurant, eine Dachterrasse, Events und eine Sauna zum Betrieb. Entsprechend vielfältig ist auch die Gästestruktur - von Familien und Geschäftsreisenden bis zum internationalen LGBTQ+-Publikum.
Für ein unabhängiges Hotel dieser Größe stellt sich bei der Digitalisierung eine andere Frage als für eine große Hotelgruppe: Nicht die Anzahl verfügbarer Funktionen ist entscheidend, sondern wie gut sich ein System in den täglichen Betrieb integrieren lässt. Anfang Februar 2026 hat die Deutsche Eiche deshalb ihr Property-Management-System auf Mews umgestellt. Ziel war es vor allem, manuelle Arbeitsschritte zu reduzieren und unterschiedliche Abläufe stärker miteinander zu verbinden.
Vom manuellen Prozess zur automatisierten Zahlung
Ausgangspunkt für den Wechsel waren Erfahrungen mit dem bisherigen PMS. Das System war im Laufe der Jahre zunehmend komplex geworden, während gleichzeitig zahlreiche Arbeitsschritte außerhalb des Systems oder manuell erledigt werden mussten. Besonders aufwendig war die Verarbeitung von Zahlungen. Online eingegangene Zahlungen mussten teilweise von der Übernahme der Kreditkartendaten bis zur Belastung und Dokumentation manuell bearbeitet werden. Bei hunderten Zahlungsvorgängen bedeutete das nicht nur einen erheblichen Zeitaufwand für die Rezeption, sondern auch eine zusätzliche Fehlerquelle.
Bei der Suche nach einer Alternative verglich die Deutsche Eiche verschiedene Anbieter. Mews überzeugte insbesondere mit der integrierten Zahlungsabwicklung, der eigenen Booking Engine und der Cloud-basierten Architektur. Filip, seit 13 Jahren bei der Deutschen Eiche tätig und heute unter anderem für operative Themen, Einkauf, Verkauf und Projektmanagement verantwortlich, begleitete die Einführung maßgeblich. „Die Automatisierung hat für uns einen erheblichen Unterschied gemacht. Sie reduziert den administrativen Aufwand sowohl an der Rezeption als auch in der Buchhaltung deutlich."
Auch die kaufmännischen Abläufe wurden stärker in den digitalen Gesamtprozess integriert. Hotel- und Restaurantdaten lassen sich beispielsweise für die Weiterverarbeitung in DATEV exportieren. Manuelle Übertragungen werden dadurch reduziert und die Daten können konsistenter an die Buchhaltung übergeben werden.
Weniger (Papier) ist mehr
Ein besonders greifbarer Effekt der Umstellung zeigt sich beim Papierverbrauch. Gäste erfassen ihre Daten inzwischen über ein iPad; zusätzlich steht eine Self-Check-in-Lösung mit Ausweisscan zur Verfügung. Rechnungen werden überwiegend digital versendet. Damit entfällt ein erheblicher Teil der früheren Papierablage. Meldescheine und Finanzbelege mussten über Jahre archiviert werden. Für die Deutsche Eiche bedeutete das nicht nur regelmäßige Transporte und Lagerung, sondern auch zusätzlichen Aufwand bei der Verwaltung der Unterlagen. Mit den digitalen Abläufen sinken Papierverbrauch, Druckaufwand und der Bedarf an Archivflächen.
Das Resultat ist beispielhaft für die Herangehensweise des Hotels, bei dem sich zahlreiche Vereinfachungen - von der Zahlung über den Check-in bis zur Rechnung - zu einem deutlich schlankeren Ablauf summieren.
Der digitale Prozess endet nicht an der Rezeption
Auch die Kommunikation mit den Gästen ist heute stärker in den Aufenthalt integriert. Buchungen, Bestätigungen und Informationen zum Online-Check-in werden digital abgewickelt. Über SMS kann das Hotel seine Gäste direkt erreichen und beispielsweise an den bevorstehenden Check-in erinnern. Für die Deutsche Eiche ist das mehr als eine Komfortfunktion. Gäste können bereits vor der Anreise einchecken, etwa während der Zugfahrt nach München. Bei der Ankunft beschränkt sich der Aufenthalt an der Rezeption damit im Idealfall auf die Ausgabe der Zimmerkarte.
Der persönliche Service verschwindet dadurch nicht. Im Gegenteil, wenn administrative Routinen weniger Raum einnehmen, können Mitarbeitende ihre Zeit stärker für individuelle Anliegen und den direkten Kontakt mit den Gästen einsetzen.
Ein weiterer Vorteil liegt in der Verbindung der unterschiedlichen Bereiche des Hauses. Restaurantleistungen können direkt auf die Hotelrechnung gebucht werden. Auch das separate Kassensystem der Sauna ist mit Mews kompatibel. Für den Gast entsteht dadurch ein konsistenterer Ablauf bei dem Leistungen aus verschiedenen Bereichen zusammengeführt und am Ende über die Hotelrechnung abgerechnet werden können.
Die Einführung des Systems verlief zügig und strukturiert. Unterstützt wurde das Team dabei durch das Onboarding sowie die Schulungsangebote der Mews University. Mitarbeitende nutzten insbesondere die regelmäßigen Live-Schulungen, teilweise auch mehrfach, um sich mit den neuen Funktionen und Abläufen vertraut zu machen. Die Akzeptanz im Team war von Beginn an hoch - nicht zuletzt, weil die Mitarbeitenden die manuellen Abläufe des bisherigen Systems aus ihrem Arbeitsalltag kannten und die Vorteile der neuen Lösung schnell erkannten.
„Wir haben eine Lösung gesucht, die zu den Anforderungen eines unabhängigen Hotels passt - etabliert genug für unsere langfristige Planung, aber gleichzeitig flexibel und übersichtlich", erklärt Filip. „Genau das haben wir in Mews gefunden."
