Mews strukturiert die Betriebsabläufe von Gut Boltenhof in einem Tech-Stack

Über Gut Boltenhof

Das Gut Boltenhof, das sich in fünfter Generation im Familienbesitz befindet, liegt in Brandenburg auf dem Gelände eines historischen Gutshofs. Es bietet 23 Unterkünfte und hat mit Hochzeiten und Veranstaltungen alle Hände voll zu tun. Das Anwesen verbindet Gastfreundschaft mit biologischem Anbau, gehobener Gastronomie und einer langfristigen Vision, die auch das Wohnen und Leben im Alter umfasst.

Als Geschäftsführer Jan-Uwe Riest die Betriebsabläufe modernisieren wollte, war es sein Ziel, eine digitale Grundlage zu schaffen, die jede Phase des zukünftigen Wachstums unterstützt. Nachdem er sich auf HS3 und Excel verlassen hatte, erkannte er die Notwendigkeit eines PMS, das sowohl skalierbar als auch zukunftssicher ist. Mews wurde aufgrund seiner Cloud-Architektur, seiner Flexibilität und seines klaren strategischen Aktionsplans ausgewählt.

Der Wechsel von HS3 zu Mews

Herausforderung 

Das Team fand HS3 veraltet und frustrierend. Es war nur von einer begrenzten Anzahl von stationären Arbeitsplätzen aus zugänglich, was die Verwaltung komplexer Inventare und gemischt genutzter Beherbergungen erschwerte.

Lösung 

Mews bietet transparenten Echtzeit-Zugriff über alle Geräte und Abteilungen hinweg. Das System vereinte Hotelzimmer und Apartments dank eines einzigen Aufenthaltsmodells und automatisierten Abrechnungsregeln. Außerdem wurden klare Ratenstrategien für Standardaufenthalte, flexible und nicht erstattungsfähige Raten sowie veranstaltungsbezogene Preise festgelegt. Die Mitarbeiter/-innen am Empfang haben nun einen Echtzeitüberblick, während das Housekeeping den Status der Zimmer direkt von den Tablets aus aktualisiert, wodurch unzählige Anrufe und Koordinationsschleifen entfallen.

Ergebnis 

• Zentraler Überblick über das Inventar von Zimmern, Apartments und Veranstaltungen
• Reduzierte manuelle Koordination des Housekeepings mit mobilen Updates
• Schnellere, genauere Abrechnung mit automatisierten Regeln und Produktbuchungen

Onboarding mit echtem Partner für den Erfolg

Herausforderung 

Ein kleines Team stand vor der allerersten Implementierung eines derart komplexen Systems, das die Betriebsabläufe von Hotels, Apartments und Veranstaltungen miteinander verbindet.

Lösung 

Das Team von Mews, das das Onboarding begleitete, gab detaillierte Anleitungen zu Ratenstrukturen, Restriktionen und der Verwaltung von gemischten Inventaren. Die Mitarbeiter/-innen lernten die Arbeitsabläufe für Automatisierung, Reservierungen und veranstaltungsbezogene Buchungen kennen und sorgten so für einen autarken Betrieb. Regelmäßige Rückfragen und praktische Anleitungen ermöglichten es dem Team, Konfigurationen in Echtzeit zu testen, Vertrauen aufzubauen und Prozesse an die einzigartige ländliche Umgebung von Gut Boltenhof anzupassen.

Ergebnis 

• Komplette technische Umgestaltung in 71 Tagen
• Eigenständige Konfiguration von Raten, Restriktionen und Veranstaltungen durch das Personal
• Reibungslose Akzeptanz durch Empfangs-, Housekeeping- und Veranstaltungsteams

Eingebettete Zahlungen, die von alleine laufen

Herausforderung 

Die manuelle Verarbeitung mehrerer Zahlungsarten für Zimmer und Veranstaltungen führte zu Verzögerungen und bot ein deutliches Fehlerrisiko.

Lösung 

Mews Payments ermöglichte die eingebettete Kartenverarbeitung direkt im PMS, wodurch Anzahlungen, Salden und Abgleiche automatisiert und gleichzeitig Steuerungsregeln für komplexe Abrechnungsszenarien unterstützt werden. Gäste und Gruppen können jetzt im Voraus oder vor Ort bezahlen, ohne dass es zu administrativen Engpässen kommt, während die Mitarbeiter/-innen Ausnahmen wie Teilzahlungen oder spezielle Pakete für Veranstaltungen souverän verwalten.

Ergebnis 

• Nahtlose, sichere Zahlungsabwicklung ohne Drittanbieter
• Automatische Kostenberechnung, einschließlich Frühstücks- und Veranstaltungspakete
• Rationalisierter Abgleich und Berichterstattung über Abteilungen hinweg

Veranstaltungen, die keinen Stress bedeuten

Herausforderung 

Veranstaltungen und Hochzeiten wurden in Excel verwaltet und waren nicht mit dem Inventar der Zimmer und der Abrechnung verbunden, was zu manueller Arbeit und einem hohen Fehlerrisiko führte.

Lösung 

Mews Events hat strukturierte Veranstaltungsworkflows mit Vorlagen für Hochzeiten, Seminare und Betriebsausflüge eingeführt. Inventar, Raten und Pakete wurden mit dem PMS verknüpft, was automatische Zimmerkontingente, gestaffelte Anzahlungen und eine integrierte Abrechnung ermöglichte. Online-Formulare, digitale Angebote mit integrierter elektronischer Unterschrift und vorkonfigurierte Regeln für die Stornierung vereinfachen die Kommunikation mit den Kunden und bieten gleichzeitig Flexibilität für Anpassungen in letzter Minute.

Ergebnis 

• Genaue Zuteilung von Zimmern für komplexe Gruppenbuchungen
• Digitale Anträge mit elektronischer Unterschrift und gestaffelten Anzahlungen
• Geringeres Risiko von Überbuchungen und manuellen Fehlern

Buchungen, die Gäste begeistern

Herausforderung 

Gäste werden vor der Anreise mit statischen Bestätigungen und Mitteilungen konfrontiert. Der Check-in war papierlastig und zeitaufwendig.

Lösung 

Mews Booking Engine bietet Preise in Echtzeit, Add-ons und klare Richtlinien. Trotz der zunehmenden Automatisierung bleibt der persönliche Service ein zentraler Bestandteil des Erlebnisses auf Gut Boltenhof. Digitale Prozesse dienen in erster Linie der Vorbereitung und Information der Gäste vor ihrer Anreise, z. B. durch automatisierte E-Mail-Kommunikation vor und nach dem Aufenthalt. Der Check-in vor Ort bleibt bewusst persönlich.

Ergebnis 

• Digitales Erlebnis dank Online-Check-in und Guest Portal
• Zusatzverkäufe vor der Anreise, die den Umsatz steigern und das Erlebnis verbessern

Ein Blick in die Zukunft: Intelligentere Betriebsabläufe, angetrieben durch KI

Gut Boltenhof möchte KI nutzen, um die Betriebsabläufe zu verbessern, ohne die menschliche Interaktion zu ersetzen. Riest setzt darauf, dass KI hinter den Kulissen arbeitet, um Buchungs- und Nachfragemuster zu analysieren, die Sichtbarkeit zu optimieren und zu erkennen, wo Prozesse nicht vollständig angepasst sind. Indem das System Empfehlungen ausspricht, bevor Probleme auftreten, hilft es dem Team, Arbeitsabläufe zu optimieren und Ressourcen effizienter einzusetzen. Letztendlich sieht Riest das PMS als zentralen Infopol, der Daten aus verschiedenen Systemen zusammenführt und Optimierungsmöglichkeiten aufzeigt, ohne dass die einmalige Gastfreundschaft der Unterkunft untergeht.