¿Por qué es importante una base de datos para hoteles y cómo crear una?

10 jul 2023   •  4 min de lectura

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Agustina Lagos

base de datos de un hotel

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Cada huésped tiene una historia detrás, y todo lo que podamos conocer sobre ella nos va a ser útil a la hora ofrecerle una experiencia completa y personalizada.

Si quieres conocer qué datos debemos recoger, dónde conseguirlos, en qué sitio almacenarlos y qué hacer luego con tanta información, sigue leyendo porque vamos a contarte todo sobre una base de datos para hoteles completa y actualizada.

Porque ya lo sabemos: información es poder.

 

¿Qué es una base de datos para hoteles? 

Cuando hablamos de una base datos de un hotel nos referimos a la recopilación de información sobre nuestros huéspedes. Esta información se compone de datos organizados y estructurados que nos permitirán crear un perfil completo de cada persona que se aloja en nuestro hotel.

Los datos almacenados pueden ser muy variados y por eso, servirán para que nuestras acciones de marketing den en el clavo. Si no queremos dar palos de ciego a la hora de ofrecer nuestros servicios a potenciales huéspedes, lo mejor es conocer todo sobre ellos.

Esta valiosa información debe estar cuidadosamente custodiada. Nada de apuntar datos sueltos en un cuaderno, eso ya lo hemos dejado en el pasado. La base de datos de un hotel debe estar almacenada en un sistema hotelero que nos permita recoger la mayor cantidad de datos posibles, los mantenga actualizados y nos facilite la tarea a la hora trabajar con ellos.

 

¿Por qué es importante tener una buena base de datos para hoteles? 

Porque al tener información sobre nuestros clientes, vamos a tener todo el poder en nuestras manos. Al conocer al dedillo quién es nuestro cliente ideal podremos mejorar nuestras acciones de marketing y lograremos ofrecerles a nuestros huéspedes la mejor experiencia posible.  

Cuanta más información tengamos sobre nuestros clientes, mejor experiencia vamos a brindarles.

Una base de datos completa y actualizada, combinada con el aprovechamiento de la información que nos brinda el Big Data hotelero  es todo lo que necesitamos para que los huéspedes sientan que nuestros servicios han sido creados exclusivamente para ellos.

¿Alguna vez has tenido esa sensación que ese hotel donde te has alojado ha sido pensado solo para ti?

Yo sí. Y esto es porque estos hoteles tienen muy claro cuál es el mercado objetivo al que quieren atraer. Nada es casualidad. Cuando un hotel te ofrece una experiencia memorable es porque hay una estrategia estudiada detrás.

Al mismo tiempo, el contar con una base de datos de nos ayuda a incrementar las reservas directas porque nos permite estar en constante comunicación con ellos ofreciéndoles diferentes experiencias de acuerdo a sus preferencias.

También, una base de datos se comparte con todo el personal del hotel así, cada departamento conoce cada huésped al detalle.

por que es importante tener una base de datos para hoteles

¿Cómo crear una buena base de datos para hoteles? 

Una base de datos para hoteles tiene que contener tanto datos básicos como datos más detallados. Pero hay algo muy importante que no debemos olvidar, tiene que ser fácil de acceder. De nada nos servirá llenarnos de información sobre cada huésped para que luego quede guardada en un cajón porque no sabemos por dónde empezar.

¿Qué información debemos recoger para crear nuestra base de datos? 

La información que debemos recoger de cada huésped se compone de información básica como: 

La dirección de correo electrónico, edad, fecha de nacimiento, nacionalidad, o profesión. 

Como de información más específica como:  

Fechas de su viaje, preferencias en el tipo de habitación o servicios, hábitos de consumo, motivo del viaje o gastos durante su estancia. Y si quieres ir más allá, puedes clasificar al huésped basado en su relación con el hotel (huésped frecuente, huésped VIP, huésped “difícil de llevar”, etc.)

¿Como podemos conseguir información sobre cada uno de nuestros clientes?  

Hay varias formas para llegar a esta información, incluso podemos acceder a más datos si nos lo proponemos (no debemos olvidar el contacto personal, hablar con nuestros huéspedes siempre nos va a dar un extra de información) 

Algunas maneras de conseguir la información para completar nuestra base de datos son:

Encuestas de satisfacción: Estas encuestas pueden ser enviadas automáticamente por nuestro CRM (recuerda, es importante que tu sistema hotelero ofrezca diferentes opciones de integraciones que enriquecerán tu negocio)

También puedes hacerlo a la vieja usanza con un formulario que los huéspedes pueden rellenar a la salida.

Check in online: Si disponemos de un sistema de check in automatizado como el Check in kiosk que ofrecemos en Mews, nuestros huéspedes incluirán su información personal la cual quedará registrada en la base de datos de nuestro software hotelero.

Esto resulta útil para recopilar datos de los huéspedes que haya reservado mediante alguna OTA (Agencia de Viajes Online)

Sabemos que las OTAs no comparten ciertos datos con los hoteles (como ser la dirección de correo electrónico), pues no pasa nada, porque para hacer su check in online, le pediremos al huésped su dirección de correo electrónico personal.

Social wifi: El hotel puede ofrecer que los huéspedes se conecten a la red Wifi del hotel a través de un formulario que le pedirá datos básicos. Esto nos permite recopilar datos adicionales siempre en cumplimiento con el RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) almacenar la base de datos de nuestros huespedes

¿Dónde podemos almacenar la base de datos de nuestros huéspedes?

Para poder recopilar, actualizar y acceder a nuestra base de datos, debemos contar con un software hotelero que nos permita hacer este trabajo de la manera más simple posible.  

El software hotelero que hemos creado en Mews es el sitio perfecto para mantener tu base de datos completa, actualizada y accesible.

¿Cómo podemos trabajar con nuestra base de datos? 

Me encanta recibir correos de los sitios donde alguna vez me alojé, o de las tiendas donde alguna vez he comprado algo que he disfrutado mucho. No es que vaya a consumir más y más, es que me hace ilusión recordar mi experiencia con esa marca. Y quizás también, alguna vez vuelvan a ofrecerme alguna oferta imposible de rechazar…

Contar con tantos datos puede resultar abrumador. Para que esto no suceda, nuestro software hotelero debe tener la opción de integrase a un CRM o a un sistema de email marketing que nos de opciones como: 

  • Volver a contactar con huéspedes que hace tiempo no interactúan con nosotros.  
  • Segmentar nuestra base de datos y fidelizar clientes con acciones de marketing creadas especialmente para cada segmento. 
  • Enviar a nuestros huéspedes encuestas posteriores a su estancia utilizando la dirección de correo electrónico. 

Conclusión 

La base de datos de nuestro hotel debería ser el punto de partida de toda estrategia de marketing. También será el sitio perfecto para que el personal del hotel conozca el perfil de cada huésped y pueda hacerlo sentir especial.

Porque cuantos más datos tengamos de ellos, mejor experiencia podremos ofrecerle.

Y si no lo crees, segmenta tu base de datos, crea una oferta personalizada para cada grupo, y pulsa el botón enviar. Luego me cuentas los resultados. 

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Autor

Agustina Lagos

After 25 years working in hotels, Agustina now lends her expertise to the world of hospitality copy. When she's not crafting copy, she's travelling at any cost. And with her trusty pup Bruna by her side, she's always on the go, no matter the exhaust!

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