La habilidad para comunicarse de manera efectiva es un arte que se aprende. Y sino dímelo a mí, que de pequeña hasta yo creía que me habían comido la lengua los ratones. Pero luego de un tiempo trabajando en hostelería, pasé a ser la número 1 en el arte de la comunicación.
La capacidad para transmitir información relevante de manera efectiva es una cualidad fundamental e interesante de cultivar entre todos los empleados del hotel. Porque como todos los departamentos están interrelacionados, deben estar comunicados, y si uno cojea, cojean todos.
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¿Qué es la comunicación interdepartamental en un hotel?
Los diferentes departamentos en un hotel forman parte de un conjunto integral. Por lo tanto, no deben operar de manera aislada, sino que cada uno debe colaborar y contribuir compartiendo la información necesaria para un mismo objetivo: brindar el mejor servicio para nuestros huéspedes.
Y para que las comunicaciones sean exitosas, las mismas deben ser fluidas, específicas, recíprocas y con un objetivo.
No debemos olvidar que para que la comunicación interdepartamental sea exitosa, todos los departamentos deben conocer las funciones del resto de los departamentos y entender cómo cada uno puede contribuir a mejorar la experiencia del huésped.
¿Por qué la comunicación entre departamentos de un hotel es tan importante?
Información es poder. Y si no compartimos la información entre departamentos, ninguno triunfará.
Si no, ¿cómo se entera el departamento de housekeeping que la pareja que llegará hoy a la habitación 303 acaba de tener un bebé y necesita que le preparemos una cuna?
Desde datos tan sencillos como este, hasta información sobre un huésped VIP, uno insatisfecho o, una avería para reparar urgente.
Todo se debe compartir entre los departamentos involucrados.
La habilidad en la comunicación es importante en la industria de la hospitalidad porque el ecosistema hotelero se basa en ellas. Gracias a una eficiente comunicación interdepartamental se logra construir una buena relación con los huéspedes, resolver conflictos y crear una experiencia general positiva para los clientes del hotel.
La comunicación saludable dentro de un hotel fomenta la confianza y el sentido de cooperación entre los miembros de cada departamento y, como consecuencia, la satisfacción de los huéspedes. Porque sentirán que su estancia es importante, que todo el personal está atento a sus necesidades y que nada está librado al azar.
¿Cómo mejorar la comunicación interdepartamental de tu hotel?
La recepción funciona como un hilo conductor. El departamento de recepción es el enlace principal entre todos los departamentos del hotel y es quien tiene que estar informado todo lo que sucede y que pueda afectar la estancia de los huéspedes.
No olvidemos que es la recepción quien recibe todos los golpes y todas las caricias.
Para mejorar la comunicación interdepartamental tenemos varios métodos:
1. Herramientas digitales
En mis épocas de recepcionista utilizábamos el libro de novedades para pasarnos información de un turno a otro, como también para enviar información entre departamentos. Al final del turno, estos libros estaban lleno de garabatos de colores, post it, páginas rotas e información tachada que no terminabas de entender. Tenía su gracia, eso sí.
Hoy en día, hemos cambiado el libro de novedades por las herramientas digitales para comunicarnos entre departamentos.
No hay forma más fácil de mantener a todos los miembros del personal informados que a través de un software de comunicación interna.
Varias de las ventajas de utilizar una herramienta digital para la comunicación interdepartamental son:
- Los mensajes se mantienen en un solo lugar para facilitar su búsqueda
- Se pueden crear grupos entre diferentes empleados del hotel
- Se pueden enviar mensajes privados a algún miembro del equipo
- Se puede instalar en el teléfono móvil mediante una aplicación
2. Otra herramienta que podemos utilizar es el WhatsApp
La ventaja de utilizar WhatsApp para las comunicaciones es que todo el mundo lo tiene instalado en el teléfono, y podemos crear grupos y listas de difusión.
La desventaja es que los mensajes pueden perderse fácilmente en un grupo con muchos integrantes. ¿A quién no le ha pasado? Al mismo tiempo, el WhatsApp es algo que utilizamos en nuestro día a día y puede resultar un tanto informal.
3. Reuniones periódicas
Las reuniones periódicas deben celebrarse tanto dentro de cada departamento del hotel como también entre departamentos. Las reuniones interdepartamentales son necesarias para que cada representante intercambie información con el resto.
También deben celebrarse reuniones regulares de personal y sesiones informativas donde los empleados puedan expresar sus preocupaciones, ofrecer sugerencias, dar y recibir comentarios.
4. Seminarios y talleres
Los talleres, seminarios o cualquier otro tipo de capacitación permiten a los empleados del hotel comprender mejor su rol, cómo funcionan los demás departamentos, crear lazos entre empleados y empatizar con sus compañeros.
5 sugerencias para fomentar una colaboración interdepartamental eficiente
- Reúne a los equipos todas las semanas, y también cada vez que se incorpora un nuevo integrante a algún departamento.
- Utiliza un sistema de mensajería que pueda añadirse como una aplicación al móvil de cada empleado.
- Crea una cultura colaborativa mediante talleres, salidas grupales, seminarios, etc.
- Asegúrate de que todos los departamentos persigan los mismos objetivos.
- Permite que cada empleado comprenda la importancia que tiene su trabajo en el resto de los departamentos del hotel.
Conclusión
La comunicación es una habilidad que todos los empleados de un hotel deben trabajar. El trabajo en equipo se debe fomentar para que la comunicación interdepartamental se realice con éxito y con un objetivo común: la satisfacción de nuestros huéspedes.
Pasemos del libro de novedades a un sistema de comunicación interdepartamental digital, te aseguro que no tiene desperdicio. Una vez adoptas esta metodología, ya no hay vuelta atrás. Los garabatos y los post it de colores los dejamos para nuestro tiempo libre.
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