¿Qué es un PMS hotelero o sistema de gestión de propiedades?

¿Qué es un PMS hotelero?

Un PMS hotelero, por sus siglas en inglés Property Management System, es una herramienta digital que ayuda a los hoteles a organizar y controlar sus operaciones del día a día. Desde la recepción hasta la limpieza, el PMS actúa como el núcleo operativo del alojamiento, permitiendo tener toda la información centralizada y actualizada en un solo lugar.

Aunque más adelante hablaremos con más detalle sobre sus funciones y beneficios, lo importante es saber que este tipo de sistema se ha convertido en una pieza clave para gestionar un hotel de forma más eficiente y profesional.

¿Para qué sirve un PMS?

Un PMS sirve, ante todo, para tener el control de todo lo que ocurre en el alojamiento desde un mismo sistema. Permite que las tareas diarias estén mejor organizadas, que los equipos trabajen con información actualizada y que los procesos sean más ágiles, evitando errores manuales o duplicidades.

Además, ayuda a mejorar la experiencia del huésped, ya que todo el flujo de trabajo, desde la reserva hasta el check-out, se gestiona de forma más fluida. También es clave para que los responsables del hotel puedan tomar decisiones informadas, ya que el sistema recopila datos útiles sobre ocupación, rendimiento o ingresos.

En resumen, el sistema de gestión de propiedades se ha convertido en una herramienta esencial para la gestión moderna de cualquier alojamiento, grande o pequeño.

¿Qué funciones incluye un PMS hotelero?

Un buen Property Management System reúne en un solo lugar muchas de las tareas clave de la gestión hotelera. Estas son algunas de las funciones más comunes:

• Gestión de reservas: Permite controlar todas las reservas del hotel, ya vengan de la web, el teléfono o de canales externos como Booking. Todo se centraliza para evitar errores de disponibilidad o sobreventa.
• Check-in y check-out: Agiliza los procesos de entrada y salida de los huéspedes, pudiendo registrar datos, asignar habitaciones y emitir facturas desde un mismo sistema.
• Asignación y control de habitaciones: El sistema muestra qué habitaciones están disponibles, ocupadas o pendientes de limpieza, lo que facilita la coordinación entre recepción y housekeeping.
• Facturación y pagos: Automatiza la generación de facturas y permite cobrar distintos servicios desde la misma plataforma, incluyendo extras como minibar, parking o desayunos.
• Gestión de tarifas y disponibilidad: Algunos PMS permiten actualizar precios y disponibilidad de forma manual o automática, y en algunos casos incluso sincronizarlo con otros sistemas como el channel manager.
• Informes y estadísticas: Ofrece datos actualizados sobre ocupación, ingresos, rendimiento por canal y otros indicadores clave para tomar mejores decisiones.
• Gestión de clientes: Guarda información de los huéspedes y su historial de estancias, lo que permite personalizar futuras visitas y mantener una buena relación con los clientes.

Tipos de PMS que existen y su evolución

Durante muchos años, los hoteles han confiado en sistemas PMS instalados localmente, es decir, programas que funcionaban únicamente desde los ordenadores del propio establecimiento. Eran soluciones robustas, pero también rígidas: requerían mantenimiento técnico, actualizaciones manuales y no permitían el acceso remoto.

Con la digitalización y el avance del software en la nube, surgieron nuevas versiones más flexibles, accesibles desde cualquier lugar y con actualizaciones automáticas. Esta evolución ha transformado por completo la forma en que se gestionan los hoteles, permitiendo una mayor agilidad, menos costes técnicos y una integración más fluida con otras herramientas, como channel managers o motores de reserva.

Hoy en día, cada vez más establecimientos, desde pequeños alojamientos hasta grandes cadenas, están optando por soluciones basadas en la nube que se adaptan mejor a sus necesidades diarias y a las expectativas de los huéspedes modernos.

PMS instalado en local vs PMS en la nube

A la hora de elegir un sistema de gestión hotelera, una de las decisiones más importantes es si optar por uno instalado en local o por una solución en la nube. Ambos modelos siguen existiendo en el mercado, pero sus características, ventajas y limitaciones son muy distintas. Conocer bien sus diferencias te permitirá tomar una decisión más alineada con las necesidades y recursos de tu alojamiento.

PMS instalado en local

Este tipo de sistema funciona a través de un software instalado directamente en los servidores o equipos informáticos del hotel. Es decir, toda la información y el funcionamiento del PMS dependen de la infraestructura local del establecimiento.

Este modelo fue durante años el estándar en la industria hotelera, sobre todo en grandes cadenas que contaban con departamentos técnicos propios. Entre sus ventajas está el control absoluto sobre los datos y el funcionamiento del sistema.

Sin embargo, también implica una serie de limitaciones importantes: requiere inversiones iniciales más elevadas, mantenimiento continuo, actualizaciones manuales y soporte técnico interno o externo. Además, su acceso está limitado físicamente al lugar donde se encuentra instalado.

PMS en la nube

En este caso, el sistema se aloja en servidores externos y se accede a él a través de internet, desde cualquier dispositivo autorizado. Esta modalidad ha ganado muchísima popularidad en los últimos años gracias a su flexibilidad, facilidad de uso y menores costes operativos.

Con un PMS cloud no es necesario tener servidores propios ni realizar instalaciones complicadas. Las actualizaciones son automáticas, la seguridad de los datos está gestionada por el proveedor y el acceso es posible desde cualquier lugar, lo que facilita la gestión remota.

Además, este tipo de sistema se integra con más facilidad con otras herramientas (como channel managers, motores de reserva, etc.), permitiendo una operativa mucho más fluida y conectada.

7 ventajas de usar un PMS hotelero en la nube

Cada vez más hoteles están migrando a sistemas en la nube por las ventajas claras que ofrecen, veamos algunas de las principales:

1. Acceso desde cualquier lugar

Al estar alojado en la nube, puedes consultar o gestionar la operativa del hotel desde cualquier dispositivo con conexión a internet. Esto facilita el trabajo remoto y la supervisión en tiempo real, incluso si no estás físicamente en el alojamiento.

2. Menores costes de infraestructura e implementación más rápida

No necesitas servidores locales ni equipos especializados. Esto reduce la inversión inicial y elimina los gastos de mantenimiento técnico o actualizaciones manuales. Además, otra ventaja clave es que la implementación es mucho más rápida.

3. Actualizaciones automáticas

El proveedor del PMS se encarga de mantener el sistema actualizado, así siempre contarás con la versión más reciente, con mejoras continuas y sin interrupciones. Además, estas actualizaciones suelen incluir nuevas funcionalidades y correcciones de seguridad que mantienen tu sistema al día sin afectar el ritmo de trabajo del equipo.

4. Mayor seguridad y respaldo de datos

Los sistemas en la nube suelen ofrecer altos estándares de seguridad, con copias de respaldo automáticas y cifrado de datos. Esto minimiza el riesgo de pérdida de información o accesos no autorizados.

5. Integración con otras herramientas

Este tipo de sistemas se conecta fácilmente con otros softwares clave del ecosistema hotelero: channel managers, motores de reserva, herramientas de pago, CRM, etc., facilitando una gestión mucho más conectada y eficiente.

6. Escalabilidad

A medida que tu hotel crece o cambian tus necesidades, puedes adaptar el PMS sin tener que hacer grandes cambios estructurales. Es ideal para negocios en expansión o que manejan distintos tipos de alojamientos.

7. Soporte técnico más ágil

Al tratarse de un servicio online, la mayoría de proveedores ofrecen atención técnica rápida, algo difícil de garantizar con soluciones locales. Esto significa que, ante cualquier incidencia, puedes recibir ayuda inmediata sin tener que esperar a que alguien se desplace físicamente, lo cual reduce tiempos de inactividad y asegura la operativa diaria del hotel.

El proceso de implementación de un PMS en la nube

Adoptar un nuevo sistema de gestión puede parecer un reto, pero la implementación de un PMS hotelero en la nube está pensada para ser lo más ágil posible. A diferencia de los sistemas tradicionales, no requiere instalaciones físicas ni equipos complejos, lo que simplifica mucho el proceso. Aun así, hay algunos pasos clave que conviene tener en cuenta para que todo funcione desde el primer día:

1. Análisis de necesidades: Antes de comenzar, es importante identificar qué funciones necesitas según el tamaño y tipo de tu alojamiento. Esto ayudará a configurar el sistema de manera más eficiente y a elegir las integraciones necesarias.
2. Migración de datos: Si ya usas otro sistema, el proveedor del nuevo PMS cloud puede ayudarte a importar la información existente (reservas futuras, tarifas, historial de huéspedes, etc.). Este paso debe hacerse con cuidado para evitar errores o duplicados.
3. Configuración inicial: Se adapta el sistema a la operativa del hotel: tipo de habitaciones, políticas de cancelación, tarifas, impuestos locales, procesos internos, entre otros. Es un momento clave para dejar todo bien ajustado.
4. Formación del equipo: Aunque los sistemas en la nube suelen ser muy intuitivos, siempre es útil una formación inicial para que el personal se familiarice con la herramienta. Algunos proveedores ofrecen tutoriales, sesiones en vivo o asistencia personalizada.
5. Pruebas y puesta en marcha: Antes de activar el sistema en producción, se hacen pruebas para asegurarse de que todo funcione correctamente. Una vez validado, se pone en marcha de forma oficial, normalmente sin necesidad de interrumpir el servicio al cliente.
6. Seguimiento y soporte: Durante las primeras semanas, es habitual que surjan dudas o pequeños ajustes. Por eso, contar con un buen soporte técnico es fundamental para resolverlos rápidamente y asegurar una transición fluida.

Los beneficios de las integraciones en los PMS hoteleros en la nube

Uno de los grandes puntos a favor de sistema de gestión de propiedades en la nube es su facilidad para integrarse con otras herramientas claves del entorno hotelero.

Por ejemplo, cuando un PMS hotelero está conectado a un channel manager, la disponibilidad y las tarifas se actualizan de forma automática en todos los canales de venta online, evitando errores manuales y ayudando a prevenir el temido overbooking. Del mismo modo, si el motor de reservas de la web del hotel está vinculado al sistema, cada nueva reserva se registra al instante, manteniendo el inventario sincronizado sin necesidad de intervención humana.

Otro aspecto clave tiene que ver con los pagos. Al integrar el sistema con pasarelas de pago, se pueden automatizar cobros, devoluciones y preautorizaciones, lo que reduce considerablemente el margen de error y aporta mayor seguridad al proceso. Esto, además, alivia al equipo de tareas repetitivas y permite dedicar más tiempo a la atención al cliente.

También hay ventajas desde el punto de vista del marketing. Con la integración de herramientas de CRM y email marketing, es posible personalizar la comunicación con los huéspedes, enviar campañas automáticas y generar perfiles más completos, lo que fortalece la fidelización y mejora el conocimiento del cliente.

Y no podemos dejar de lado las soluciones de autoservicio, como el check-in y check-out digital, que cada vez son más valoradas por los viajeros. Al integrarlas con el PMS, el hotel puede ofrecer procesos más ágiles y modernos, acordes a las expectativas actuales.

En conjunto, estas integraciones convierten al PMS en el núcleo operativo del hotel, permitiendo una gestión más eficiente, conectada y adaptada a un sector que evoluciona rápidamente.

7 tendencias en los sistemas de gestión de propiedades PMS

Los PMS hoteleros han evolucionado mucho en los últimos años, y todo indica que seguirán haciéndolo. Estas son algunas de las tendencias más destacadas que están marcando el rumbo de estos sistemas:

1. Uso de inteligencia artificial para automatizar procesos: Cada vez más sistemas incorporan funciones basadas en IA para agilizar tareas como la asignación de habitaciones o la predicción de demanda.
2. Mayor foco en la experiencia del huésped: Los PMS modernos no sólo piensan en la operativa interna, sino también en cómo mejorar cada punto de contacto con el cliente, desde el check-in hasta el post-estancia.
3. Autoservicio integrado: La integración con kioscos de check-in, apps móviles o portales del huésped ya no es opcional. Los nuevos PMS buscan facilitar procesos fluidos y autónomos para los viajeros.
4. Más conectividad con herramientas externas: Se priorizan los sistemas abiertos, con APIs que permiten conectar fácilmente el PMS con otros softwares clave como channel managers, CRMs o herramientas de revenue management.
5. Datos y analítica en tiempo real: Los hoteles demandan cada vez más información para tomar decisiones rápidas. Por eso, los PMS están mejorando sus paneles de control, informes y capacidades de análisis.
6. Movilidad total: Poder acceder y gestionar el PMS desde un móvil o una tablet es ya un estándar, porque la flexibilidad operativa se ha convertido en una necesidad, no un lujo.
7. Seguridad y cumplimiento normativo: Con el aumento de la digitalización, los sistemas deben garantizar la protección de los datos personales de los huéspedes y adaptarse a normativas.

¿Por qué deberías utilizar Mews PMS?

Mews PMS está pensado para que la gestión de tu hotel sea mucho más ágil, moderna y eficiente. Es un sistema 100 % en la nube que te permite controlar todo, desde el check-in hasta la facturación, desde cualquier dispositivo y sin depender de instalaciones complicadas.

Uno de sus puntos fuertes es la automatización. Con herramientas como el motor de reservas integrado, la gestión de pagos o el check-in online, puedes olvidarte de tareas repetitivas y centrarte en lo que de verdad importa: la experiencia del huésped.

Además, Mews se adapta al estilo de cada alojamiento. Puedes activar soluciones de autoservicio, enviar mensajes automáticos a los clientes o usar terminales en recepción para que todo funcione de forma más fluida y profesional, sin perder ese toque humano que marca la diferencia.

¿Otro plus? Todo está conectado en un mismo lugar, y puedes integrarlo fácilmente con un montón de herramientas desde su marketplace. Y si surge algún problema, cuentas con un centro de ayuda que te acompaña en cada paso.

En definitiva, Mews PMS no es solo un sistema de gestión más, sino una plataforma pensada para que los hoteles sean más eficientes, más rentables y más adaptables a las nuevas demandas del mercado.

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