¿Qué es un sistema cloud based POS y cuáles son sus ventajas?

Un sistema cloud based POS es un dispositivo de punto de venta con conexión a Internet que utiliza tanto hardware como software para procesar pagos en todo tipo de negocio, incluida la industria de la hostelería. También se lo conoce como ePOS, ya que el sistema puede implementarse accediendo desde un navegador web con conexión a Internet.

Este tipo de punto de venta tiene muchas ventajas que analizaremos con mayor profundidad en este artículo. Además, veremos cómo elegir el mejor sistema cloud based POS para tu negocio. Comencemos.

¿Qué es un sistema cloud based POS?

Un sistema cloud based POS es una manera de gestionar los pagos y las transacciones de cualquier tipo de negocio. La información se almacena en servidores externos en la nube. Está compuesto por un hardware front-end con el que tanto los huéspedes como el personal de tu hotel interactúan directamente desde sus tablets, teléfonos inteligentes, o dispositivos con conexión a Internet. El backend consiste en un software que te permite gestionar datos, perfiles de cliente, notas y mucho más desde cualquier navegador web.

Puesto que los datos y la información se almacenan en Internet, puedes acceder a ellos desde cualquier lugar siempre y cuando tengas conexión. No requiere ningún tipo de formación o configuración porque una vez que tu proveedor haya implementado el punto de venta en tu negocio y esté utilizando tecnología SaaS (software como servicio), lo único que debes hacer es instalar la aplicación.

¿Cuáles son las ventajas y desventajas de un sistema cloud based POS?

El sistema cloud based POS tiene muchas ventajas y pocas desventajas. Echemos un vistazo.

Integración con otros sistemas

Una de las ventajas más grandes de un sistema cuyo punto de venta se encuentra en la nube es la capacidad de integrarse de manera sencilla con tu PMS para ayudarte a optimizar tus operaciones. La integración también implica la actualización en tiempo real y la simplificación de los pagos en todos tus sistemas. Mientras más integrados estén tus sistemas, más sencillo es simplificar todos los aspectos de tu negocio, desde los informes hasta las tareas diarias.

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Puedes acceder desde cualquier lugar y en cualquier momento

Si implementas un POS virtual para el restaurante de tu hotel, puedes cobrar a tus clientes en cualquier lugar: en recepción, en el bar de la piscina, desde la habitación del hotel o en el restaurante, lo que ayuda a mejorar la experiencia del huésped. Además, puedes sincronizar todos los datos en un solo lugar para que sea sencillo acceder a ellos independientemente de dónde te encuentres y desde qué dispositivo accedas. Esto asegura una recopilación de datos y un proceso de optimización más simples.

La conexión a Internet tiene sus desventajas ya que en caso de que el servidor o la conexión se caigan, corres el riesgo de quedarte sin tu sistema de pago, algo que puede afectar a las ventas de tu negocio. Pero, incluso si el WiFi se desconecta, deberías poder cambiar a tu proveedor de red para procesar las ventas.

No se requiere formación

Una de las ventajas de un sistema cloud based POS es que es muy intuitivo. Te registras con un proveedor, descargas la aplicación y ¡listo! Esto significa que ni tu equipo ni tú tendréis que dedicarle tiempo a la formación. Pero por otro lado, como este tipo de sistemas es tan fácil de utilizar, puede que solo ofrezca soporte en línea.

Precio

Los precios de los sistemas en la nube suelen estar basados en modelos de suscripción de tres niveles. Eso es una ventaja para los negocios que están comenzando ya que el precio para iniciar es bajo. Sin embargo, mientras más propiedades tengas y más funciones necesites, más alto será el precio de la suscripción mensual.

No requiere backup

Los sistemas basados en la nube tienen una gran ventaja sobre los sistemas tradicionales: toda la información se almacena en Internet, por lo que no es necesario hacer un backup de los comentarios e información de los clientes y no existe el riesgo de perder datos. Sin embargo, como mencionamos anteriormente, si hay un corte de energía o el servidor se cae, las ventas de tu hotel pueden verse perjudicadas.

Ahorra en hardware

Los productos SaaS utilizan Internet para funcionar, por lo que no es necesario invertir en un costoso hardware. Incluso se pueden utilizar smartphones o tablets con conexión a Internet para procesar las transacciones. Además, no existe riesgo de tener que reemplazar piezas porque no se requiere ninguna máquina física. Las actualizaciones de software se realizan de manera automática, por lo que no tendrás que invertir dinero en un soporte técnico que actualice tu dispositivo de manera manual.

¿Cómo elegir el mejor sistema cloud based POS para tu negocio?

Nunca es fácil elegir el mejor sistema, por eso, echemos un vistazo a los diferentes factores indispensables para tomar la decisión.

Fácil de utilizar

En tu hotel es indispensable poder aceptar y procesar pagos. Por eso, querrás asegurarte de que el POS que elijas sea fácil de usar y requiera poco tiempo de instalación. Como sabes, el tiempo es dinero y querrás que tu equipo pueda mantenerse tan productivo como sea posible.

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Funcionalidades

Las funcionalidades que necesitas dependen de tu hotel. Por este motivo, antes de comprar un sistema, deberías realizar un análisis profundo sobre las lagunas y los aspectos de tu negocio que podrías optimizar. Como existen tantas funcionalidades, desde gestión del inventario, integraciones, informes, programación y más, es importante comprender tus dificultades para ver cómo superarlas con la herramienta correcta.

Necesidades de tu hotel

Te aconsejamos llevar a cabo un análisis FODA para identificar las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas a la hora de procesar pagos en tu hotel. Esto te ayudará a identificar con exactitud qué características y funcionalidades necesitas y cuál es tu presupuesto para hacer esta inversión.

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Conclusión

Hemos analizado qué es un sistema cloud based POS, sus ventajas y desventajas y cómo elegir el mejor POS para tu negocio de hostelería. Esta solución no solo puede brindar ventajas económicas, sino que también puede aumentar la productividad, ya que disminuye el trabajo manual gracias a sus funciones de integración y a la simplicidad de su uso.

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