En toda la hotelería aumenta la presión sobre las operaciones. Hay escasez de mano de obra, mayores expectativas de los huéspedes y márgenes cada vez menores. Lo irónico es que los mayores costes de operaciones siguen procediendo de tareas repetitivas y predecibles. Eso es lo que las hace perfectas para la automatización.
Flexkeeping, una empresa de Mews , automatiza las tres funciones que definen tanto la experiencia del huésped como su rentabilidad: limpieza, mantenimiento y prestación de servicios.
Las propiedades que utilizan Flexkeeping automatizan hoy el 66-70% de las tareas operativas diarias, de forma instantánea y fiable. He aquí cómo es esa transformación.
1. Automatización del departamento de limpieza
El departamento de limpieza sigue siendo uno de los mayores centros de coste de la hotelería. Una gran parte de ese coste procede de la planificación, la búsqueda de actualizaciones, la corrección de errores y la reconstrucción de planes cuando cambia el turno.
Flexkeeping elimina ese coste administrativo oculto generando un plan totalmente automatizado y basado en datos para cada día, habitación y miembro del equipo. Gracias a los datos en tiempo real del PMS, los esquemas de limpieza y las reglas de flujo de trabajo, agiliza la preparación de las habitaciones con un mínimo de fricción.
Cómo pueden los hoteles automatizar el departamento de limpieza:
- Esquemas de limpieza: Establece esquemas de limpieza personalizados y complejos en función de cualquier número de parámetros, desde la duración de la estancia hasta la tarifa de la habitación.
- Previsión de personal: Planifica al instante qué personal se necesita para cada turno en función de las necesidades exactas de limpieza.
- Gestión de tareas: En cuanto cambia el estado de una habitación en el PMS, se actualiza automáticamente la lista de habitaciones y se asignan tareas de limpieza en función de la disponibilidad del personal, la prioridad y el tipo de habitación.
- Actualizaciones de estado en directo: El personal de limpieza marca las habitaciones como limpias o inspeccionadas directamente en su aplicación móvil, y la recepción lo ve al instante.
- Traducción de idiomas: El personal puede leer, hablar y escribir en su lengua materna.
- Información sobre el rendimiento: Los managers pueden hacer un seguimiento de la productividad, los plazos de entrega de las habitaciones, los factores de coste y las métricas de calidad sin tener que hacer ninguna recopilación manual de datos.
Al eliminar la planificación y coordinación manuales, los hoteles reducen los minutos por habitación, aumentan la calidad del primer paso y eliminan muchos de los retrasos que frustran al personal y a los huéspedes. Las propiedades que utilizan Flexkeeping han experimentado un aumento de la productividad del 93% y puntuaciones de limpieza significativamente más altas, lo que los estudios relacionan sistemáticamente con mejores valoraciones y mayor poder de fijación de precios.
2. Automatización del mantenimiento
En la mayoría de los hoteles, la información sobre mantenimiento vive de notas en papel o de conversaciones apresuradas en los pasillos. Los consiguientes retrasos, habitaciones bloqueadas y fugas operativas rara vez se muestran claramente en los estados financieros.
Con Mews, el mantenimiento se convierte en una parte fluida del flujo diario de operaciones. En el momento en que se detecta un problema, se genera una tarea, se envía, se traduce y se realiza un seguimiento en tiempo real. Sin lagunas de delegación ni mensajes perdidos.
Cómo pueden los hoteles automatizar el mantenimiento:
- Gestión de tickets: Asigna instantáneamente pedidos de trabajo cuando se informen problemas, recibe actualizaciones de estado en tiempo real y sincronízalos automáticamente con otros departamentos, como recepción y personal de limpieza.
- Priorización inteligente: Los problemas urgentes se marcan y se colocan al principio de la cola, mientras que las tareas recurrentes se programan automáticamente.
- Prevención de reparaciones: Establece comprobaciones periódicas de reparación que se activen y deleguen automáticamente para evitar futuras reparaciones.
- Colaboración con contratistas: Trabaja con profesionales de mantenimiento externos directamente desde la plataforma, para que ambas partes reciban actualizaciones automáticas cuando los tickets cambien o se cierren.
- Informes con IA: Llama a los problemas en cuanto se detecten, utilizando sólo tu voz, y la IA entenderá, organizará, asignará y traducirá automáticamente la tarea al idioma del destinatario.
Los hoteles que utilizan Flexkeeping registran y resuelven un 450% más de incidencias, no porque haya más problemas, sino porque todos los problemas se registran y resuelven finalmente.
3. Automatización de la prestación de servicios
Las expectativas de los huéspedes continúan aumentando, mientras se pide a los equipos que hagan más con menos personal. Cuando la prestación de servicios se mantiene a base de chats de WhatsApp y trabajo de memoria, la eficacia puede quebrarse en las horas punta.
Flexkeeping convierte la prestación de servicios en un sistema predecible y automatizado basado en el contexto del huésped, el horario y los datos del PMS.
Cómo pueden los hoteles automatizar la prestación de servicios:
- Activadores de servicios personalizados: Convierte los perfiles de huésped y los datos de reserva en cualquier servicio a medida imaginable, desde la instalación de mascotas hasta el check-out tardío y los paquetes de bienvenida VIP.
- Ruta de solicitudes de huéspedes: Convierte las peticiones ad hoc o previas a la llegada de los huéspedes, como toallas extra o cambios de habitación, en tareas estructuradas que se asignan al equipo adecuado en tiempo real.
- Creación de tareas con IA sobre la marcha: El personal puede registrar las peticiones de los huéspedes a medida que se producen, utilizando sólo su voz. A continuación, la IA asigna y traduce las tareas al idioma del destinatario, sin necesidad de administración manual.
- Automatización del flujo de trabajo: Crea reglas personalizadas "si-esto-entonces-eso" que se ajusten a los estándares de servicio exclusivos de tu hotel, garantizando que cada punto de contacto con el huésped se realice a tiempo y correctamente.
Algunos hoteles que utilizan Flexkeeping han automatizado hasta el 70% de sus tareas de servicio al instante, liberando al personal para que se centre en interacciones de mayor valor con los huéspedes.
El impacto de un motor de operaciones sin manos
La automatización de las "tres grandes" funciones elimina el trabajo administrativo de poco valor, por lo que los hoteles pueden conseguir:
- Preparación más rápida de la habitación y menos retrasos en las operaciones
- Dotación de personal más predecible, impulsada por datos reales
- Inventario más limpio y disponibilidad más real para los equipos de ingresos
- Menos ajustes manuales para las finanzas y los pagos
- Puntuaciones de revisión más altas, impulsadas por la fiabilidad y la coherencia
- Menor coste de mano de obra por habitación, gracias a que se pierden menos minutos
En todas las carteras, los directivos obtienen visibilidad en tiempo real del rendimiento, los problemas recurrentes, las necesidades de dotación de personal y los niveles de servicio: una auténtica fuente única de la verdad en todas las propiedades.
Esto es lo que ocurre cuando el sistema operativo del hotel y su PMS funcionan como uno solo.
Automatización sin compromiso. Operaciones que se ejecutan solas. Y equipos que permanecen centrados en los momentos que importan.