¿Qué son los software hoteleros?
Este tipo de software son herramientas tecnológicas diseñadas para optimizar la gestión operativa, comercial y administrativa de un hotel. Entre sus principales objetivos están: automatizar procesos, centralizar la información y mejorar la eficiencia en la toma de decisiones.
Estas soluciones permiten gestionar desde las reservas y el check-in, hasta la contabilidad, el marketing, la atención al cliente y la distribución online. En un entorno tan competitivo como el actual, contar con un software adecuado se ha convertido en un elemento clave para mejorar la rentabilidad, reducir errores operativos y ofrecer una experiencia más fluida a los huéspedes.
Además, muchos de los software para hoteles modernos funcionan en la nube, lo que facilita el acceso remoto, la actualización continua y la integración con otros sistemas y plataformas del ecosistema turístico.
¿Para qué sirven los software hoteleros?
En pocas palabras, los diferentes tipos de software hotelero sirven para gestionar de forma eficiente y automatizada las múltiples tareas que se llevan a cabo diariamente en un alojamiento turístico.
Entre otras tareas, estos software permiten centralizar mucha de la información relevante del negocio como: reservas, disponibilidad, datos de los huéspedes, facturación, comunicaciones, reportes y más. Esto no sólo ahorra tiempo, sino que reduce errores y mejora la coordinación entre los diferentes departamentos.
Además, estos sistemas ayudan a optimizar la ocupación mediante el control en tiempo real de las habitaciones disponibles y su distribución en distintos canales de venta. También permiten hacer un seguimiento detallado del rendimiento financiero, generando informes automatizados que facilitan el análisis de resultados.
Otro aspecto clave es su impacto en la experiencia del cliente: como agilizan procesos como el check-in, la comunicación o la personalización del servicio, los software contribuyen a ofrecer una atención más profesional y eficiente.
En resumen, estos sistemas son aliados claves para mejorar la productividad, tomar decisiones con base en datos y elevar la competitividad de la compañía.
6 tipos de software hoteleros para la gestión de un hotel
A continuación, veremos en detalle algunos de los principales tipos de software hotelero:
PMS (Property Management System)
El sistema de gestión hotelera (PMS), es el núcleo operativo del hotel. Se trata de un software que centraliza todas las operaciones esenciales del alojamiento, desde la recepción hasta la limpieza, pasando por la facturación y el inventario. Su principal ventaja es que permite tener una visión integral del funcionamiento del hotel en tiempo real.
Gracias al PMS, el personal de recepción puede acceder rápidamente a la información clave de cada huésped, como preferencias, historial de estancias o datos de contacto, lo que facilita una atención más personalizada y eficiente. También agiliza procesos como el check-in y el check-out, permitiendo reducir tiempos de espera y mejorar la experiencia de llegada y salida.
Además, este sistema suele estar conectado con el motor de reservas y otros módulos clave, lo que permite que cualquier cambio en la disponibilidad de habitaciones o en las tarifas se actualice de manera automática en todos los canales. También integra funcionalidades como la gestión de pagos, la supervisión de tareas de limpieza, el control del inventario y la asignación de habitaciones, entre otras.
RMS (Revenue Management System)
El RMS es el sistema de gestión de ingresos del hotel. Su función principal es analizar datos para ayudar a tomar decisiones estratégicas sobre precios, con el objetivo de maximizar los beneficios sin comprometer la ocupación.
Para lograrlo, este tipo de software estudia múltiples variables como la demanda, el histórico de reservas, la anticipación de compra, la competencia, las cancelaciones o los eventos locales.
Una de sus principales ventajas es que permite automatizar la fijación dinámica de precios. Es decir, el sistema puede ajustar de forma automática las tarifas de las habitaciones según la situación del mercado, permitiendo que el hotel venda siempre al mejor precio posible. Esta funcionalidad es especialmente útil para anticiparse a picos de demanda, evitar pérdidas por precios mal calculados o detectar oportunidades de mejora en temporadas bajas.
Además, muchos RMS actuales están potenciados con inteligencia artificial, lo que mejora la precisión de sus recomendaciones y permite trabajar con horizontes de previsión más amplios. Esto resulta especialmente útil para definir estrategias a medio y largo plazo, tanto en hoteles individuales como en cadenas, donde una herramienta de este tipo puede ofrecer soporte multipropiedad para mantener una coherencia tarifaria en toda la cartera.
Channel Manager
El Channel Manager es un software que conecta el inventario del hotel con distintos canales de distribución, como OTAs (agencias de viaje online), metabuscadores o el propio motor de reservas. Su principal función es actualizar automáticamente y en tiempo real la disponibilidad, precios y restricciones en todos los canales, evitando errores de overbooking y desajustes en la información.
Gracias a esta sincronización constante, los hoteles pueden optimizar su visibilidad online sin necesidad de gestionar cada canal por separado. Además de ahorrar tiempo operativo, permite diseñar una estrategia comercial más coherente y eficaz, adaptando las tarifas según la demanda de cada canal o segmento.
CRM (Customer Relationship Management)
El CRM es una herramienta clave para la gestión de la relación con los clientes. Permite almacenar y organizar toda la información relevante sobre los huéspedes: datos de contacto, historial de estancias, preferencias, solicitudes especiales o comportamientos de compra. Esto facilita que el hotel brinde un servicio más personalizado y mejore la experiencia del cliente.
Además, el CRM es muy útil para el diseño de acciones de marketing segmentadas, el seguimiento de campañas, la automatización de correos y la mejora de la fidelización. Contar con esta herramienta ayuda a convertir los datos en decisiones, fortaleciendo la relación a largo plazo con los huéspedes y aumentando las oportunidades de retorno.
Motor de reservas (Booking engine)
El motor de reservas es el sistema que permite a los clientes reservar directamente desde la página web del hotel, sin intermediarios. Está diseñado para ofrecer una experiencia rápida, segura y optimizada para móviles, facilitando la conversión de visitantes en huéspedes.
Además, suele integrarse con el PMS y el Channel Manager, lo que permite actualizar disponibilidad y tarifas en tiempo real. Esto mejora el control de inventario y ayuda a aumentar las reservas directas, reduciendo la dependencia de comisiones externas.
POS (Point of Sale)
El software POS está pensado para gestionar puntos de venta dentro del hotel, especialmente en áreas como restaurantes, bares o spas. Permite registrar consumos, aplicar cargos a la habitación del huésped y controlar ventas en tiempo real.
Cuando está integrado con el PMS, el POS contribuye a centralizar la información de cada cliente, agilizar los procesos de facturación y simplificar la gestión operativa de los distintos servicios del establecimiento.
Funcionalidades imprescindibles que debe tener un buen software hotelero
Más allá del tipo de software hotelero, existen ciertas funcionalidades que deberías buscar en estas herramientas. Estas son algunas de las cualidades esenciales:
- Interfaz intuitiva y fácil de usar, para facilitar su adopción por todo el equipo.
- Integración con otros sistemas (como PMS, RMS, CRM o channel manager).
- Acceso a reportes y analítica en tiempo real, para tomar decisiones basadas en datos.
- Automatización de tareas operativas, como check-in/check-out o seguimiento de limpieza.
- Soporte técnico eficaz y continuo, especialmente durante la implementación inicial.
Estas funcionalidades agilizarán el trabajo diario, al tiempo que permitirán elevar la calidad del servicio y aumentar la rentabilidad de todo el negocio.
Descubre el software hotelero de Mews para la gestión de tu hotel
Mews es una plataforma de gestión hotelera diseñada para modernizar la operativa y mejorar la experiencia tanto del huésped como del personal. Su sistema PMS en la nube permite automatizar procesos clave, ofrecer mayor flexibilidad operativa y facilitar la toma de decisiones basadas en datos en tiempo real.
Una de sus principales ventajas es su enfoque abierto e integrable: Mews permite conectar con más de 1.000 aplicaciones y herramientas del ecosistema hotelero, desde channel managers hasta soluciones de pago, marketing y limpieza. Todo desde una interfaz intuitiva y accesible desde cualquier dispositivo.
El software también incluye funcionalidades para check-in y check-out sin contacto, gestión centralizada de reservas, control de inventario y herramientas para mejorar la comunicación interna. Todo ello con un soporte técnico especializado y en constante evolución.
Además, Mews ha desarrollado módulos complementarios como Mews Payments (para automatizar cobros), Mews POS (orientado a la gestión de F&B) y herramientas específicas para propiedades multipropiedad o alojamientos con modelos híbridos.
Su enfoque modular, escalable y basado en la nube convierte a Mews en una opción potente para hoteles que buscan digitalizarse sin complicaciones y mantenerse competitivos en un entorno en constante cambio.
Conclusión
En resumen, el uso de software especializados ya no es una opción, sino una necesidad para los hoteles que buscan eficiencia, personalización y competitividad. Entender las distintas herramientas disponibles y sus funcionalidades permite tomar decisiones más informadas y adaptar la gestión a los retos actuales del sector. En un entorno cada vez más digitalizado, invertir en tecnología es invertir en el futuro del negocio hotelero.
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