Tras años de lucha con sistemas de gestión de propiedades heredados y sistemas desconectados, esta empresa familiar de quinta generación se pasó a Mews para controlar el inventario en tiempo real y conseguir una gestión más eficaz.
Acerca de Elmhirst's Resort
Situado en Keene, Ontario, Elmhirst's Resort explota 30 casas de campo junto al lago, de uno a cinco dormitorios, junto a dos conceptos distintos de restaurante, espacios para conferencias y bodas, un spa in situ y una granja en funcionamiento que abastece sus cocinas. Con un 25-30% de huéspedes que repiten cada año y menos de un 1% de dependencia de las OTA, Elmhirst's ha forjado relaciones durante décadas con huéspedes que vuelven a la misma casa de campo año tras año.
La tecnología de apoyo a sus operaciones tenía que ser igual de personal y flexible. Sin embargo, los sistemas heredados creaban fricciones operativas, por lo que hacía falta un cambio. Tras cambiar a Mews, la visibilidad del inventario se hizo cristalina, se redujo el trabajo manual y los departamentos fluyeron sin problemas.
Por qué el complejo Elmhirst eligió Mews
En los sistemas anteriores, el inventario estaba estructurado de una forma que no reflejaba cómo vende casas Elmhirst's Resort. Ajustar las categorías de las habitaciones significaba mover todas las reservas una por una. Con 17 planos de planta diferentes en varias clases de casas, el personal no podía presentar fácilmente unidades específicas a huéspedes recurrentes que tenían fuertes vínculos emocionales con determinadas casas o a huéspedes nuevos que querían ver diferentes estilos de una casa de dos dormitorios. No asignaba correctamente el inventario, carecía de visibilidad detallada de las unidades y obligaba a gestionar la mayoría de las reservas por teléfono. Las ventas adicionales, como el alquiler de barcos, no podían inventariarse ni enviarse al motor de reservas. Los bloqueos de disponibilidad para grupos eran difíciles de gestionar: el resultado era trabajo manual, datos fragmentados y una complejidad innecesaria.
Elmhirst's implementó Mews PMS con su motor de reservas nativo y la asignación de inventario en tiempo real. Las casas de campo se presentan ahora claramente a nivel de unidad, lo que permite a los huéspedes recurrentes reservar en línea el espacio exacto que desean. Los bloques de disponibilidad y los enlaces de reserva admiten ventas individuales y de grupos sin necesidad de hojas de cálculo. El paso a Mews también unificó el stack tecnológico más amplio en un ecosistema cohesionado.
"Nuestros motores de reservas anteriores no podían asignar habitaciones automáticamente en el momento de la reserva. Mews ha simplificado por completo la gestión de reservas de grupo, tanto para nuestro equipo como para los huéspedes".
Formación del personal en menos de una hora
Desafíos
La complejidad del sistema anterior hacía que la formación fuera lenta y frustrante. Los nuevos miembros del equipo dudaban en adoptar el sistema, y la implementación absorbía un tiempo valioso en una empresa que lleva a cabo programas, bodas y conferencias durante todo el año.
Solución
MewsLa interfaz intuitiva y los dashboards interactivos hacen que la formación sea rápida y la adopción fluida. Los fundamentos del sistema pueden enseñarse en 30-45 minutos, con flujos de trabajo diseñados en torno a las operaciones diarias. La implementación completa se completó en sólo 81 días, con una asignación estructurada que garantizó una rápida adopción en todos los departamentos, permitiendo al personal dedicar más tiempo a mejorar la experiencia del huésped en lugar de a solucionar problemas.
Resultado
- Nuevos empleados formados en menos de una hora
- Mayor confianza del personal
- Adopción más rápida en todos los equipos
"Desde el punto de vista de la interfaz, ni siquiera puedo describir la diferencia entre Mews y nuestro sistema anterior. Mews es dinámico y permite realizar búsquedas, lo que da a los usuarios un mayor control sobre las operaciones".
Una gestión de ingresos que refleje finalmente la demanda
Desafíos
Antes de Atomize, Elmhirst's tenía verdaderos problemas para ofrecer valor, ya que los precios no se ajustaban del todo a los patrones de demanda, especialmente durante los periodos de menor actividad. Los paquetes tenían descuentos estáticos y a menudo se vendían durante los fines de semana punta, lo que limitaba el potencial de ingresos.
Solución
Atomize, una empresa de Mews , aporta a Elmhirst precios dinámicos basados en datos, lo que da al equipo una ventaja en un mercado competitivo. Las recomendaciones de tarifas pueden aceptarse automáticamente con hasta dos años de antelación, captando la demanda en periodos bajos y fijando precios adecuados en los picos. Incluso los escenarios complejos, como la compra de propiedades, se reflejan con precisión, proporcionando previsiones que se ajustan a los verdaderos patrones de demanda, en lugar de reservas puntuales sesgadas. Resultado
- Aumento del ADR superior al 25% entre septiembre y noviembre
"Atomize ha hecho un gran trabajo captando la demanda y aportando valor que antes no estábamos sabiendo aprovechar en precios. Estamos viendo un aumento considerable en ocupación, ADR y RevPAR".
Pagos nativos que eliminan el caos del fin de semana
Desafíos
Con los sistemas anteriores, los pagos no estaban integrados. El personal tuvo que alternar entre sistemas durante el check-in. En los días de mayor facturación, los apagones del sistema podrían detener las operaciones durante horas. Además del tiempo de inactividad, la conciliación manual consumía mucho tiempo administrativo cada mes.
Solución
Mews Payments ha agilizado las transacciones en toda la propiedad, haciendo que los flujos de trabajo financieros se realicen sin esfuerzo. Integrado directamente en el PMS, elimina las transferencias de terceros durante el check-in, automatiza los depósitos y balances, y centraliza los informes. Este enfoque unificado no sólo reduce las fricciones técnicas, sino que también permite al equipo ofrecer una experiencia más fluida y rápida a los huéspedes desde el momento de su llegada.
Resultado
- 23 horas guardadas al mes en la tramitación de pagos
- Días punta de check-in más suaves
Reservas y propuestas de grupos sin hojas de cálculo
Desafíos
Las ventas en grupo y las conferencias requerían la creación manual de propuestas en Word y Excel. Los sistemas anteriores carecían de visibilidad integrada de las tuberías, y los bloqueos de disponibilidad eran difíciles de gestionar. El personal de ventas pasaba horas preparando propuestas.
Solución
Mediante una integración en tiempo real entre Mews y Event Temple, las propuestas, los bloques de grupo y las actualizaciones de disponibilidad ahora se sincronizan al instante. Las plantillas de propuestas automatizadas y el inventario sincronizado reducen drásticamente el esfuerzo manual y aceleran el ciclo de ventas, permitiendo al personal comprometer a los clientes potenciales inmediatamente. Al agilizar estos procesos, el equipo puede centrarse en crear experiencias personalizadas para los huéspedes, en lugar de atascarse en tareas administrativas.
Resultado
- 20 horas semanales guardadas por el equipo de ventas
- Tiempo de respuesta más rápido a los clientes potenciales de conferencias, grupos y bodas
- Total transparencia desde la propuesta, pasando por el detalle y la factura final
- Actualización inmediata del inventario en todos los sistemas
"Mews y Event Temple se comunican al instante. Nunca había visto una integración tan rápida".
Atención al cliente que realmente responde
Desafíos
La Atención al cliente en los sistemas anteriores era lenta y reactiva. Las respuestas podían tardar semanas, y a menudo llegaban cuando el equipo ya había implementado soluciones.
Solución
La adopción por parte de Elmhirst Resort de Mews Soporte premium durante su transición a todo el stack tecnológico ha sido transformadora. El equipo lo utilizó para abordar artículos pendientes, optimizar configuraciones y mejorar la formación del personal, beneficiándose de tiempos de respuesta más rápidos, orientación específica y seguimiento estructurado. Este apoyo práctico garantizó que la transición fuera fluida y dio confianza al equipo al pasar a un ecosistema de gestión de propiedades totalmente integrado.
Resultado
- Respuestas puntuales y resolución de problemas más rápida
- Mayor confianza durante la transición del sistema
De cara al futuro
Para una propiedad basada en cinco generaciones de relaciones, el objetivo es sencillo: combinar la auténtica hotelería con una experiencia digital igual de sólida. Elmhirst's Resort planea explorar la posibilidad de hacerse socio y ampliar el spa y las instalaciones recreativas para mejorar la experiencia del huésped e incentivar a los huéspedes locales a visitarlo más a menudo. Con un stack tecnológico flexible y basado en API, el complejo está en condiciones de innovar sin verse limitado de nuevo por los sistemas heredados.
"El soporte estándar de Mews ya es muy rápido, pero poder acceder al soporte premium al integrar nuevas plataformas y mejorar flujos de trabajo ha sido increíble".
