Dazia Capital gestisce oltre 1.300 alloggi per soggiorni estesi con il marchio Calido Living in tutta la Spagna. L'Untermühle di Jordan'è un hotel termale a conduzione familiare in Germania. Operano in mercati diversi e su scale diverse, ma condividono la stessa sfida di fondo per quanto riguarda la riscossione dei ricavi.
Per Dazia Capital, il problema era dal lato del cliente. Centinaia di ospiti con fatturazione mensile, per ciascuno dei quali è necessario addebitare nei tempi previsti, riprovare in caso di errore e monitorare l'intero processo. Richiede molto tempo, è soggetto a errori e rappresenta un vero rischio per il flusso di cassa.
Per Jordan's Untermühle, il problema è sorto dopo l'emissione dei documenti commerciali. Il monitoraggio dei bonifici bancari, il sollecito dei pagamenti scaduti e il processo di riconciliazione di tutto con il documento commerciale corrispondente venivano effettuati manualmente su più sistemi.
Entrambi i problemi avevano la stessa soluzione: il gestionaleMews.
Dazia Capital ha testato la funzione "Pagamento ricorrente", mentre Untermühle, di Jordan', ha testato la funzione "Contabilità esigibile". Sono due funzionalità che girano all’interno dello stesso gestionale in cui sono già presenti le prenotazioni e la fatturazione. Nessun attrezzo scollegato. Nessun flusso di lavoro duplicato.
Automatizzare il ciclo di pagamento per i soggiorni estesi
Per gli hotel che ospitano ospiti con un soggiorno esteso, il pagamento non è'un evento isolato, ma'un programma. Ai clienti con abbonamenti mensili bisogna addebitare l'importo regolarmente, e questo deve avvenire in modo affidabile su centinaia di unità senza che i team debbano gestire manualmente ogni ciclo.
Grazie al pagamento ricorrente, Dazia Capital ha trasferito l'intero processo su Mews. Gli addebiti vengono effettuati automaticamente sui metodi di pagamento tokenizzati, secondo la pianificazione, all’interno del sistema operativo. Il team del front office ha smesso di gestire una procedura di pagamento. Hanno semplicemente effettuato la configurazione dei pagamenti ricorrenti e Mews ha pensato a tutto il resto. Permette di salvare circa un’ora al giorno e garantisce all’azienda ricavi importanti con cadenza regolare. Il tutto con un intervento minimo.
"Un soggiorno esteso significa che il pagamento non è mai un evento una tantum. Prima dei pagamenti ricorrenti, c'era sempre qualcuno che doveva occuparsene. OraMewssi occupa del ciclo. Lo configuriamo con autorizzazioni specifiche e lo lasciamo girare in background; ce ne accorgiamo davvero solo quando arrivano i soldi. Ora stiamo recuperando tempo prezioso: i pagamenti ricorrenti ci fanno risparmiare circa quattro giorni lavorativi interi al mese, visto che non dobbiamo più rincorrere gli ospiti." – Guillermo Rodriguez, COO, Dazia Capital
Gestisci già soggiorni estesi, abbonamenti a palestre o altri servizi in sottoscrizione? Scopri come iniziare a usare i pagamenti ricorrenti.
Colmare il divario nei documenti commerciali
Dover rincorrere i documenti commerciali può essere una delle parti più frustranti della giornata di un team finanziario. I ricavi sono già stati realizzati. Il soggiorno è finito, il cliente se n’è andato e da qualche parte in un foglio di calcolo c’'un documento commerciale che non è'stato ancora elaborato. La nostra ricerca ha rilevato che il tempo medio che intercorre tra il completamento dell'acquisto e l'emissione del documento commerciale è di sette-otto giorni, il che ritarda notevolmente l'incasso prima ancora che il processo di pagamento abbia avuto inizio.
Jordan's Untermühle ha implementato Accounts Receivable proprio per risolvere questo problema.
Il modulo "Contabilità clienti" automatizza l'intero ciclo "dalla fattura all'incasso", dall'emissione fino ai solleciti, agli incassi e alla riconciliazione.
I documenti commerciali vengono emessi automaticamente alla chiusura di un folio, azzerando così i tempi di attesa. I promemoria vengono inviati e i pagamenti arrivano tramite un IBAN dedicato e vengono automaticamente riconciliati con le fatture corrispondenti – compresi i bonifici parziali e in blocco – senza alcun intervento manuale.
Il reparto Finanza ora ha una visione tempo reale di ciò che'ha pagato, dei pagamenti in sospeso e di quelli scaduti. Il risultato è meno tempo speso a sollecitare i pagamenti, un incasso più veloce e un team finanziario che può vedere a che punto è ogni documento commerciale.
“Il vantaggio più grande, oltre al tempo risparmiato e ai ricavi incassati? È'lo spazio mentale che ti restituisce. Tutto funziona alla perfezione in background, così posso concentrarmi su attività più importanti invece di dover controllare e ricontrollare continuamente."Niclas Jordan, Responsabile delle operazioni
Il risultato
Si trattava di due aziende con due problemi ben distinti. Comunque, il risultato è stato lo stesso: un sistema per la riscossione dei ricavi che funziona in modo automatico.
Dazia Capital ha automatizzato il ciclo di pagamento per centinaia di clienti con un soggiorno esteso. L'Untermühle di Jordan'ha eliminato il lavoro manuale tra il documento commerciale e l'incasso. Insieme, mostrano come i pagamenti ricorrenti e la gestione dei crediti riescano a integrare flussi di lavoro complessi in un unico gestionale, permettendo ai team di incassare i ricavi più velocemente, con meno sforzo e su qualsiasi scala.
I pagamenti ricorrenti e i crediti esigibili sono due parti di una serie più ampia dinovità pubblicate su Mews. Per saperne di più sulla contabilità esigibile