Dopo anni di lotte con sistemi di gestione delle proprietà tradizionali e sistemi scollegati, questa azienda familiare di quinta generazione è passata a Mews per un controllo dell'inventario in tempo reale e una gestione più efficiente.
Informazioni su Elmhirst's Resort
Situato a Keene, in Ontario, l'Elmhirst's Resort opera con 30 cottage in riva al lago che vanno da una a cinque camere da letto, oltre a due ristoranti distinti, spazi per conferenze e matrimoni, una spa in loco e una fattoria che rifornisce le cucine. Con il 25-30% di ospiti che si ripetono ogni anno e meno dell'1% di affiliazione alle OTA, Elmhirst's ha costruito relazioni decennali con ospiti che tornano nello stesso cottage anno dopo anno.
La tecnologia a supporto delle loro attività doveva essere altrettanto personale e flessibile. Tuttavia, i sistemi legacy creavano attriti operativi, quindi era necessario un cambiamento. Dopo il passaggio a Mews, la visibilità dell'inventario è diventata cristallina, il lavoro manuale è diminuito e i reparti hanno collaborato senza problemi.
Perché Elmhirst's Resort ha scelto Mews
Nei sistemi precedenti, l'inventario era strutturato in modo da non riflettere il modo in cui Elmhirst's Resort vende i cottage. Adattare le categorie delle camere significava spostare tutte le prenotazioni una per una. Con 17 planimetrie diverse in più classi di cottage, il personale non poteva presentare facilmente unità specifiche agli ospiti che ritornavano e che avevano un forte legame emotivo con determinati cottage o ai nuovi ospiti che volevano vedere diversi stili di cottage con due camere da letto. Non assegnava correttamente l'inventario, non aveva una visibilità dettagliata delle unità e costringeva a gestire la maggior parte delle prenotazioni per telefono. Le vendite aggiuntive, come il noleggio di barche, non potevano essere inventariate o trasferite al motore di prenotazione. I blocchi di disponibilità per i gruppi erano difficili da gestire: il risultato era un lavoro manuale, dati frammentati e complessità inutili.
Elmhirst ha implementato Mews PMS con il suo motore di prenotazione nativo e l'allocazione dell'inventario in tempo reale. I cottage sono ora presentati in modo chiaro a livello di unità, consentendo agli ospiti che ritornano di prenotare online lo spazio esatto che desiderano. I blocchi di disponibilità e i link di prenotazione supportano le vendite individuali e di gruppo senza dover ricorrere a fogli di calcolo. Il passaggio a Mews ha anche unificato lo stack tecnologico più ampio in un unico ecosistema coeso.
"Mews ha semplificato completamente la gestione delle prenotazioni di gruppo, sia per il nostro personale che per gli ospiti".
Formazione del personale in meno di un'ora
Sfida
La complessità del sistema precedente rendeva la formazione lenta e frustrante. I nuovi membri del team esitavano ad adottare il sistema e l'onboarding assorbiva tempo prezioso in un'azienda che gestisce tutto l'anno programmi, matrimoni e conferenze.
Soluzione
MewsL'interfaccia intuitiva e i pannelli di Controllo interattivi rendono la formazione rapida e l'adozione senza problemi. Le nozioni di base del sistema possono essere apprese in 30-45 minuti, con flussi di lavoro progettati in base alle operazioni quotidiane. L'implementazione completa è stata completata in soli 81 giorni, con un onboarding strutturato che ha garantito una rapida adozione in tutti i reparti, permettendo al personale di dedicare più tempo a migliorare l'esperienza degli ospiti piuttosto che a risolvere i problemi.
Risultato
- Formazione dei nuovi assunti in meno di un'ora
- Maggiore fiducia del personale
- Adozione più rapida da parte dei team
"Dal punto di vista dell'interfaccia utente, non riesco nemmeno a descrivere la differenza tra Mews e il nostro sistema precedente. Mews è dinamico e ricercabile, dando agli operatori il controllo delle operazioni".
Una gestione degli incassi che rispecchi finalmente la domanda
Sfida
Prima di Atomize, Elmhirst faceva davvero fatica a offrire valore, perché il prezzo non era completamente allineato con i modelli di domanda, soprattutto nei periodi di rallentamento. I pacchetti erano scontati in modo statico e spesso venduti durante i fine settimana di punta, limitando il potenziale di incasso.
Soluzione
Atomize, una compagnia di Mews , offre a Elmhirst prezzi dinamici e basati sui dati, dando al team un vantaggio in un mercato competitivo. Le raccomandazioni sulle tariffe possono essere accettate automaticamente fino a due anni prima, in modo da catturare la domanda nei periodi di bassa stagione e di prezzo appropriato in quelli di punta. Anche scenari complessi come l'acquisto di proprietà vengono riflessi in modo accurato, fornendo previsioni che corrispondono a modelli di domanda reali piuttosto che a prenotazioni una tantum distorte. Risultato
- Aumento dell'ADR di oltre il 25% tra settembre e novembre
"Atomize ha fatto un buon lavoro catturando la domanda e offrendo un valore che prima non era stato prezzato correttamente. Stiamo assistendo a un sostanziale ritiro dell'occupazione, dell'ADR e del RevPAR".
Pagamenti integrati che eliminano il caos del fine settimana
Sfida
Con i sistemi precedenti, i pagamenti non erano incorporati. Il personale doveva passare da un sistema all'altro durante il check-in. Nei giorni di picco del fatturato, i blackout del sistema potrebbero bloccare le operazioni per ore. Oltre ai tempi morti, la riconciliazione manuale comportava un notevole dispendio di tempo amministrativo ogni mese.
Soluzione
Mews Payments ha semplificato le transazioni all'interno delle strutture, rendendo i flussi finanziari semplici. Incorporato direttamente nel PMS, elimina i passaggi a terzi durante il check-in, automatizza i depositi e i saldi e centralizza i report. Questo approccio unificato non solo riduce l'attrito tecnico, ma permette anche al team di offrire agli ospiti un'esperienza più fluida e veloce fin dal loro arrivo.
Risultato
- 23 ore risparmiate al mese nell'elaborazione dei pagamenti
- Giorni di picco più agevoli per i check-in da effettuare
Prenotazioni e proposte di gruppo senza fogli di calcolo
Sfida
Le vendite di gruppo e le conferenze richiedevano la creazione manuale di proposte in Word ed Excel. I sistemi precedenti non avevano una visibilità integrata della pipeline e i blocchi di disponibilità erano difficili da gestire. Il personale addetto alle vendite passava ore ad assemblare proposte.
Soluzione
Grazie a un'integrazione in tempo reale tra Mews ed Event Temple, le proposte, i blocchi di gruppi e gli aggiornamenti delle disponibilità si sincronizzano istantaneamente. I modelli di proposta automatizzati e l'inventario sincronizzato riducono drasticamente lo sforzo manuale e accelerano il ciclo di vendita, consentendo al personale di coinvolgere immediatamente i clienti. Semplificando questi processi, il team può concentrarsi sulla creazione di esperienze personalizzate per gli ospiti, anziché impantanarsi in questioni amministrative.
Risultato
- 20 ore settimanali risparmiate dal team di vendita
- Tempi di risposta più rapidi alle richieste di conferenze, gruppi e matrimoni
- Piena trasparenza a partire dalla proposta, fino ai dettagli e al documento commerciale finale.
- Aggiornamenti immediati dell'inventario in tutti i sistemi
"Mews e Event Temple comunicano istantaneamente. Non ho mai visto un'integrazione così rapida prima d'ora".
Un servizio di assistenza clienti che risponde davvero
Sfida
L'assistenza clienti dei sistemi precedenti era lenta e reattiva. Le risposte potevano richiedere settimane e spesso arrivavano dopo che il team aveva già implementato dei rimedi.
Soluzione
L'adozione di Mews Premium Support da parte di Elmhirst Resort durante la transizione del suo stack tecnologico completo è stata trasformativa. Il team lo ha utilizzato per affrontare i prodotti arretrati, ottimizzare le configurazioni e aggiornare il personale, beneficiando di tempi di risposta più rapidi, di una guida dedicata e di un follow-up strutturato. Questo supporto pratico ha garantito una transizione senza intoppi e ha dato fiducia al team nel passaggio a un ecosistema di gestione delle proprietà completamente integrato.
Risultato
- Risposte tempestive e risoluzione più rapida dei problemi
- Maggiore sicurezza durante la transizione del sistema
Guardare al futuro
Per una proprietà costruita su cinque generazioni di relazioni, l'obiettivo è semplice: abbinare all'ospitalità genuina un'esperienza digitale altrettanto forte. L'Elmhirst's Resort ha in programma di esplorare la possibilità di associarsi e di ampliare le strutture termali e ricreative per migliorare la propria guest experience e incentivare gli ospiti locali a visitarlo più spesso. Con uno stack tecnologico flessibile e guidato dalle API, il resort è in grado di innovare senza essere più vincolato da sistemi legacy.
"Mews L'assistenza standard è stata molto rapida, ma la possibilità di accedere all'assistenza premium per l'integrazione di nuove piattaforme e il miglioramento dei flussi di lavoro è stata incredibile."
