Informazioni su Gut Boltenhof
Situato nel Brandeburgo, all'interno di una storica tenuta padronale, il Gut Boltenhof è una proprietà familiare di quinta generazione con 23 unità di soggiorno e un vivace calendario di matrimoni ed eventi aziendali. La tenuta fonde l'ospitalità con l'agricoltura biologica, la cucina raffinata e una visione a lungo termine che comprende abitazioni e soggiorni per anziani.
Quando il direttore Jan-Uwe Riest ha deciso di modernizzare le impostazioni, ha puntato a costruire una base digitale che potesse supportare ogni fase della crescita futura. Dopo essersi affidato all'HS3 e a flussi di lavoro pesanti come Excel, ha riconosciuto la necessità di un PMS che fosse scalabile e a prova di futuro. Mews è stata scelta per la sua architettura cloud, la flessibilità e la chiara roadmap strategica.
Il passaggio da HS3 a Mews
Sfida
Il team ha trovato HS3 obsoleto e frustrante. Era accessibile solo da un numero limitato di postazioni fisse, rendendo difficile la gestione di inventari complessi e di soggiorni ad uso misto.
Soluzione
Mews fornisce un accesso trasparente e in tempo reale a tutti i dispositivi e reparti. Il sistema ha unificato camere e appartamenti d'albergo in un unico modello di soggiorno e regole di fatturazione automatizzate. Ha inoltre stabilito chiare strategie tariffarie per i soggiorni standard, le tariffe flessibili e da non rimborsare e i prezzi legati agli eventi. Il personale del front office ha ottenuto una visibilità in tempo reale, mentre il dipartimento di pulizie ora aggiorna lo stato delle camere direttamente dai tablet, eliminando innumerevoli chiamate e cicli di coordinamento.
Risultato
- Visibilità centralizzata dell'inventario per le camere, gli appartamenti e gli eventi.
- Riduzione dei cicli di coordinamento nel dipartimento di pulizie grazie agli aggiornamenti mobile
- Fatturazione più veloce e accurata grazie a regole e pubblicazioni automatiche dei prodotti
Trasformare l'onboarding in una vera e propria partnership
Sfida
Un piccolo team ha affrontato la prima implementazione in assoluto di un sistema così complesso, che combina le operazioni di hotel, appartamenti ed eventi.
Soluzione
Il team diMewsche ha guidato il processo di onboarding ha fornito un coaching dettagliato sulle strutture tariffarie, sulle restrizioni e sulla gestione dell'inventario misto. Il personale ha appreso i flussi di lavoro per l'automazione, le prenotazioni e le prenotazioni legate agli eventi, garantendo l'autosufficienza operativa. Regolari check-in da effettuare e una guida pratica hanno permesso al team di testare le configurazioni in tempo reale, creare fiducia e adattare i processi all'ambiente rurale unico di Gut Boltenhof.
Risultato
- Revisione tecnologica completa in 71 giorni
- Il personale è in grado di configurare tariffe, restrizioni e logica degli eventi in modo indipendente
- Adozione senza problemi da parte dei team del front office, del dipartimento di pulizie e degli eventi
" L'onboarding diMews è stato come avere un vero e proprio partner in camera. Non ci siamo sentiti solo addestrati, ma anche responsabilizzati".
Pagamenti integrati che avvengono automaticamente
Sfida
L'elaborazione manuale di più tipi di pagamento per camere ed eventi causava ritardi e rischiava di causare errori.
Soluzione
Mews Payments ha permesso l'elaborazione delle carte direttamente nel PMS, automatizzando i depositi, i saldi e la riconciliazione e supportando le regole di smistamento per scenari di fatturazione complessi. Gli ospiti e i gruppi possono ora pagare in anticipo o in loco senza intoppi amministrativi, mentre il personale gestisce con sicurezza le eccezioni come i pagamenti parziali o i pacchetti per eventi speciali.
Risultato
- Elaborazione dei pagamenti sicura e senza interruzioni da parte di terzi
- Pubblicazione automatica delle addebite, compresi i pacchetti colazione ed eventi.
- Riconciliazione e report semplificati tra i vari dipartimenti
Ora gli eventi si svolgono in modo impeccabile, senza stress aggiuntivo.
Sfida
Eventi e matrimoni erano gestiti in Excel, scollegati dall'inventario delle camere e dalla fatturazione, creando lavoro manuale e rischio di errori.
Soluzione
Mews Events ha introdotto flussi di lavoro strutturati per eventi con modelli per matrimoni, seminari e ritiri aziendali. L'inventario, le tariffe e i pacchetti sono stati collegati al PMS, consentendo blocchi automatici delle camere, depositi scaglionati e fatturazione integrata. I moduli di richiesta online, le proposte digitali con firma elettronica incorporata e le regole di cancellazione preconfigurate hanno semplificato la comunicazione con i clienti, mantenendo la flessibilità per le modifiche dell'ultimo minuto.
Risultato
- Assegnazione precisa delle camere per prenotazioni di gruppi complessi
- Proposte digitali con firma elettronica e depositi scaglionati
- Riduzione del rischio di overbooking e di errori manuali
"Grazie a Mews Events, i nostri eventi riflettono finalmente il nostro modo di operare: flessibile, efficiente e professionale".
Prenotazioni facili che fanno la felicità degli ospiti
Sfida
Gli ospiti hanno dovuto affrontare conferme statiche e comunicazioni prima dell'arrivo. I processi di check-in erano pesanti e richiedevano molto tempo.
Soluzione
Mews Booking Engine offre prezzi in tempo reale, componenti aggiuntivi e politiche chiare. Nonostante l'aumento dell'automazione, il servizio personale rimane al centro dell'esperienza del Gut Boltenhof. I processi digitali sono progettati principalmente per preparare e informare gli ospiti prima dell'arrivo, come le comunicazioni automatizzate via e-mail prima e dopo il soggiorno, mentre il check-in da effettuare in loco rimane volutamente personale.
Risultato
- Check-in online e portale per gli ospiti completamente privi di supporti cartacei
- Vendite aggiuntive catturate prima dell'arrivo, migliorando l'incasso e l'esperienza di utilizzo.
"Mews ci fa risparmiare diverse ore di lavoro amministrativo ogni giorno. Ne abbiamo approfittato per ridurre i costi e dedicare più tempo ai nostri ospiti".
Guardando al futuro: operazioni più intelligenti, alimentate dall'AI
Gut Boltenhof vuole sfruttare l'intelligenza artificiale per migliorare l'efficienza operativa senza sostituire l'interazione umana. Riest immagina che l'intelligenza artificiale lavori dietro le quinte per analizzare i modelli di prenotazione e di domanda, ottimizzare la visibilità e segnalare i casi in cui i processi non sono completamente impostati. Fornendo raccomandazioni proattive prima che i problemi si presentino, il sistema aiuta il team a snellire i flussi di lavoro e a sviluppare le risorse in modo più efficiente. In definitiva, Riest vede il PMS diventare un hub di intelligence centralizzato che riunisce i dati provenienti da più sistemi e rileva le opportunità di ottimizzazione, il tutto mantenendo la tipica ospitalità high-touch della proprietà.
"Se l'intelligenza artificiale aiuta a ridurre la complessità e a sviluppare le risorse in modo più preciso, allora offre un valore reale sia agli operatori che ai dipendenti".
