Automatizzando i processi chiave con Mews, questo boutique hotel svedese ha potenziato i team e migliorato il viaggio degli ospiti.
Informazioni su Best Western Hotel Danderyd
Il Best Western Hotel Danderyd è un hotel boutique situato in un sobborgo a nord di Stoccolma. Con 37 camere e la certificazione Green Key, l'hotel unisce la semplicità scandinava al comfort, all'efficienza e a un servizio personalizzato che fa tornare gli ospiti.
Dopo aver lavorato per decenni nel settore IT come controller aziendale, il proprietario di un hotel Mark Iverstam ha deciso di passare all'ospitalità. "Volevo lavorare più vicino alle persone e costruire qualcosa di tangibile che gli ospiti potessero sperimentare ogni giorno", dice Mark. "Ciò che rende unico il nostro hotel è il modo in cui fondiamo un'esperienza umana e calorosa per gli ospiti con un'operazione di back-of-house altamente automatizzata e professionale".
Prima di adottare Mews, il PMS tradizionale dell'hotel rendeva difficile realizzare questa visione. "Le operazioni alberghiere sono molto più complesse di quanto si pensi", nota Nota: "Le operazioni alberghiere sono molto più complesse di quanto si pensi. "La tecnologia giusta ha un impatto enorme, non solo sugli ospiti, ma anche sul benessere del personale".
Quando la sindrome premestruale diventa il tuo più grande mal di testa
Sfida
Quando Mark ha acquistato il Best Western Hotel Danderyd, ha ereditato il suo PMS. Ha gestito l'hotel con questo sistema per più di dieci anni, descrivendolo come il suo "più grande grattacapo e delusione" a causa della sua mancanza di flessibilità e funzionalità.
"Era chiaro che il PMS non supportava più le moderne aspettative degli ospiti, le integrazioni e i flussi di lavoro efficienti", dice Mark. "Non volevamo più gestire le limitazioni. Volevamo un sistema che ci aiutasse a crescere".
Soluzione
Nel settembre 2025, il Best Western Hotel Danderyd ha sostituito il suo sistema legacy con Mews, implementando i chioschi Mews PMS, Mews Payments e Mews e le integrazioni per la contabilità e i sistemi di BWH Hotels.
Fin dal primo giorno, la differenza è stata evidente.
"Improvvisamente tutto ha avuto un senso", dice Mark. "I dati erano accessibili, i flussi di lavoro erano logici e il sistema lavorava con noi invece che contro di noi".
Con prenotazioni, pagamenti, report e viaggi degli ospiti centralizzati in un unico sistema operativo basato sul cloud, l'incertezza e il doppio lavoro sono scomparsi. La gestione manuale dei pagamenti è stata eliminata, velocizzando le operazioni di scrivania e permettendo al personale di concentrarsi sugli ospiti invece che sull'amministrazione.
"Una delle decisioni migliori è stata quella di iniziare a utilizzare Mews per il nostro hotel. Sono impressionato dal prodotto e dal valore reale che apporta ai nostri ospiti e al nostro personale".
Un onboarding senza stress
L'esperienza di onboarding dell'hotel ha avuto un ruolo cruciale nella transizione senza problemi a Mews.
"L'onboarding è stato strutturato, chiaro e professionale", afferma Mark. "Le aspettative erano realistiche, le tempistiche sono state rispettate e il materiale di formazione è stato facile da assimilare per il team". Aggiunge che l'assistenza Premium, che definisce "di livello mondiale", è stata fondamentale, risolvendo rapidamente i problemi e assicurando che l'hotel fosse completamente operativo senza interruzioni delle operazioni e del servizio. "L'assistenza Premium è proattiva, competente e veloce. I problemi vengono compresi nel contesto, non trattati come biglietti isolati", afferma Mark. "Il team di Mews comprende davvero le attività dell'hotel, il che fa la differenza quando si tratta di un aspetto critico".
Risultato
Il sistema basato sul cloud unifica gli operatori e centralizza i dati.
● Rapido onboarding con tempi di inattività minimi
● Aumento della produttività e della fiducia del personale
L'automazione libera il team di concentrarsi sugli ospiti
Sfida
Prima di Mews, il team dell'Hotel Danderyd era immerso in attività manuali. I pagamenti, le verifiche notturne, i report e le correzioni richiedevano un'attenzione incessante, soprattutto nei periodi di maggiore affluenza. Queste attività ripetitive non erano solo noiose, ma anche stressanti, e prosciugavano le energie che avrebbero potuto essere spese per il servizio.
Mark, con un background nel campo dell'informatica e dell'ingegneria, ha capito l'impatto che la giusta tecnologia può avere sulle attività degli hotel.
"Il mio mantra è 'automatizza tutto'", afferma Mark. "Penso sempre a come automatizzare i processi per rendere le operazioni più fluide e intelligenti, in modo che il nostro team abbia più tempo da dedicare agli ospiti".
Soluzione
Con Mews, i processi chiave sono stati automatizzati, liberando tempo per il personale che si è concentrato su ciò che conta di più: gli ospiti. "L'amministrazione ora viene eseguita in background, esattamente dove deve essere", afferma Mark. "Il team è ora in grado di accogliere gli ospiti in modo adeguato e di guardare in alto invece che in basso". Le verifiche notturne, un tempo un processo stressante di 30 minuti che bloccava il team fuori dal PMS, sono ora completamente automatizzate e affidabili.
Altri processi hanno seguito rapidamente l'esempio:
● I pagamenti vengono eseguiti automaticamente su tutti i canali
Le comunicazioni con gli ospiti e la gestione delle tariffe avvengono senza soluzione di continuità.
Il report è istantaneo, accurato e senza sforzo
Risultato
Il personale passa il tempo con gli ospiti, non con l'amministrazione
I periodi di picco si svolgono senza problemi e senza stress.
● Gli operatori sono affidabili, con meno errori.
70% di riduzione della gestione manuale dei pagamenti
Sfida
La gestione manuale dei pagamenti era in precedenza uno dei principali punti dolenti dell'hotel, e secondo Mark era "obsoleta e poco professionale".
I pagamenti richiedevano tempo e gli errori erano frequenti. Durante il check-in e il check-out, il personale doveva inserire a mano i dati della carta, spesso mentre gli ospiti aspettavano alla scrivania.
Soluzione Con Mews Payments, le transazioni vengono eseguite automaticamente sui terminali e sui canali online, mentre l'integrazione con Fortnox gestisce la contabilità e la riconciliazione in background. I diversi tipi di pagamento sono mappati in modo pulito, il report è affidabile e il lavoro manuale non fa più parte dell'equazione. "L'automazione dei pagamenti ha permesso di risparmiare tempo, ridurre gli errori ed eliminare i momenti di imbarazzo al check-in e al check-out", afferma Mark. "Gli ospiti apprezzano la fluidità e il personale si sente più sicuro e meno stressato".
Risultato
● Riduzione del 70% della gestione manuale dei pagamenti
● 50% Mews Payments adozione entro i primi 3 mesi
● Tempo risparmiato a settimana per la riconciliazione e la contabilità
Check out ancora da effettuare del 30-40% con Mews Kiosk
Sfida
La prima impressione conta, ma l'arrivo degli ospiti all'Hotel Danderyd era un punto di pressione. Con un team piccolo, le code si formavano rapidamente ed era difficile bilanciare la velocità con l'attenzione personale.
Soluzione
Mews I chioschi hanno trasformato gli orari di punta degli arrivi. Gli ospiti che preferiscono il self-service possono effettuare rapidamente il check-in, mentre il personale si concentra sugli ospiti che desiderano un'interazione personale. "Il chiosco offre flessibilità, riduce le code e crea una prima impressione più moderna", afferma Mark.
Risultato
Il 30-40% in più di check-out da effettuare
Coda più corta durante i picchi di arrivo
Interazioni significative con gli ospiti
Allineamento perfetto con i sistemi di BWH Hotels
Sfida
In quanto proprietà di BWH Hotels, l'Hotel Danderyd si affida a un coordinamento accurato tra prenotazioni, tariffe, fidelizzazione e report, che in precedenza richiedeva uno sforzo manuale ed era soggetto a errori.
Soluzione
Mews si integra direttamente con i sistemi di BWH Hotels, consentendo un flusso di dati bidirezionale tra prenotazioni, prezzi, fedeltà e pagamenti. Le informazioni rimangono allineate automaticamente e il personale lavora sempre con dati accurati e aggiornati sugli ospiti fidelizzati.
Risultato
Riconoscimento istantaneo dei membri della fedeltà e iscrizione semplificata
Sincronizzazione automatica delle prenotazioni
● Un'esperienza ospite coerente su tutti i canali
"Mews ha ridotto il lavoro manuale, ha migliorato l'accuratezza dei dati e ha garantito che gli ospiti ricevano un'esperienza coerente in tutti i canali, il che è particolarmente importante per i membri del programma fedeltà."
Guardare al futuro
Con l'attivazione di Mews , l'Hotel Danderyd è andato oltre la lotta antincendio operativa quotidiana. L'attenzione non è più rivolta alla gestione delle limitazioni del sistema, ma al perfezionamento dei flussi di lavoro, alla riduzione degli attriti per il personale e all'offerta di un'esperienza più personalizzata agli ospiti.
"Mews non è solo un PMS, ma una soluzione completa che supporta l'eccellenza operativa e la crescita a lungo termine", afferma Mark. "Per gli hotel che desiderano semplificare i processi, potenziare i team ed elevare l'esperienza degli ospiti, Mews è una delle migliori scelte sul mercato".
Make it remarkable.
