Hotel channel mapping: hoe voorkom je fouten en verbeter je de distributie

Belangrijke opmerkingen

• Het in kaart brengen van hotelkanalen koppelt kamertypes, tarieven en beschikbaarheid tussen platforms, waardoor data in realtime gesynchroniseerd blijven en dubbele boekingen en problemen met de diensten van gasten worden voorkomen.
• Nauwkeurige mapping zorgt voor consistente tarieven, nauwkeurige inventaris en betrouwbare rapportage, terwijl inkomsten worden beschermd tegen fouten zoals mismatches, verouderde beschikbaarheid en kostbare verhuizingen.
• Automatisering via een channel manager stroomlijnt updates, vermindert handmatig werk en minimaliseert boekingsfouten bij meerdere online reisbureaus (OTA's).

Je gast boekt een Deluxe King op Booking.com, maar binnen een paar seconden wordt dezelfde kamer verkocht op Expedia. Nu beheert je frontdesk twee bevestigde reserveringen voor één kamer en moet ze een gast die het vertrouwen in je accommodatie al heeft verloren, elders onderbrengen.

Dit gebeurt wanneer je tarieven en beschikbaarheid niet realtime worden gesynchroniseerd tussen de verschillende kanalen. En de gevolgen gaan verder dan dubbele boekingen. Niet op elkaar afgestemde tarieven, fouten in de inventaris en gasten die betere prijzen vinden op concurrerende platforms kunnen in stilte inkomsten uithollen voordat er ook maar één gast incheckt.

Voor hotels die meerdere OTA's beheren zonder een betrouwbaar systeem, nemen deze verliezen snel toe. Hotel channel mapping pakt dit direct aan door je kamertypes, tarieven en beschikbaarheid te koppelen aan alle distributiekanalen. In dit artikel couperen we hoe het werkt, waar de meeste hotels de fout in gaan en hoe je het goed instelt.

Wat is hotel channel mapping en hoe werkt het?

Hotel channel mapping is het proces van het koppelen van de kamertypes en tariefplannen van je accommodatie aan de overeenkomstige listings op elk online distributiekanaal.

Het verbindt het reserveringsbeheer van je hotel met platforms zoals Booking.com, Expedia en Airbnb via een channel manager, zodat updates van beschikbaarheid, prijzen en restricties automatisch worden gesynchroniseerd via alle verbonden kanalen.

Om dit goed te doen, helpt het om de twee lagen in het proces te begrijpen:

1. Channel mapping verwijst naar het bredere proces van het verbinden van je accommodatiesystemen met externe distributiekanalen. Het bepaalt welke data, zoals beschikbaarheid, prijzen en restricties, naar elk platform worden gepusht.

2. Room mapping zorgt ervoor dat elk kamertype in je property management system (PMS) correct wordt gekoppeld aan de juiste vermelding op elke OTA, waarbij de nauwkeurigheid op kamerniveau wordt gehandhaafd voor elk aangesloten kanaal.

Beide lagen moeten samenwerken. Een verbonden kanaal betekent niet automatisch een correct gemapt kanaal. Je "Superior Tweepersoonskamer" kan live staan op Booking.com, maar in de algemene lijst "Standaardkamer", waardoor gasten het verkeerde kamertype boeken.

Het is net zo belangrijk om de details op kamerniveau goed te krijgen als de kanaalverbinding zelf.

Distributie workflow

Zodra de kanaal mapping en kamer mapping correct zijn ingesteld, doen je systemen de rest automatisch. Je PMS fungeert als de enige bron van waarheid voor alle inventaris, tarieven en beschikbaarheid.

Een channel manager leest deze data en pusht het tegelijkertijd naar elke aangesloten OTA. Wanneer er een boeking wordt gemaakt op een willekeurig platform, haalt de channel manager deze terug in je PMS en werkt de beschikbaarheid op alle kanalen realtime bij, waardoor dubbele boekingen worden voorkomen.

Waarom is het in kaart brengen van kanalen belangrijk voor de distributie van hotels?

Als de distributie nauwkeurig is ingesteld, verlopen de werkzaamheden soepel en blijven de inkomsten goed beschermd.

Dit is wat efficiënte kanaal mapping mogelijk maakt:

Preventie van overboekingen

• Een realtime synchronisatie tussen het PMS en alle aangesloten OTA's zorgt ervoor dat zodra een kamer is verkocht, deze onmiddellijk wordt verwijderd uit de beschikbaarheid op alle andere platforms.
• Zonder deze synchronisatie kunnen twee gasten binnen enkele seconden na elkaar een reservering voor dezelfde kamer bevestigen, waardoor je frontdesk de gevolgen moet beheren.

Tarief consistentie

• Juiste kanaal mapping zorgt ervoor dat hetzelfde tarief op alle platforms wordt weergegeven, zodat gasten geen tegenstrijdige prijzen voor dezelfde kamer op verschillende kanalen kunnen vinden.
• Afwijkingen in tarieven tussen OTA's kunnen het vertrouwen van gasten ondermijnen en potentiële gasten naar concurrenten duwen die een duidelijkere, consistentere prijs bieden.

Nauwkeurigheid inventaris

• Elk kamertype wordt nauwkeurig gekoppeld aan de bijbehorende OTA-vermelding, zodat de beschikbaarheid die gasten online zien altijd overeenkomt met wat de accommodatie daadwerkelijk te bieden heeft.
• Onnauwkeurige data over de inventaris leidt tot verkeerd gelabelde kamertypes, onjuiste weergave van beschikbaarheid en boekingen die niet overeenkomen met wat de gast oorspronkelijk heeft geselecteerd.

Inkomstenbescherming

• Nauwkeurige mapping vermindert het risico op kostbare fouten zoals dubbele boekingen, verkeerd gelabelde kamertypes en last-minute verhuizingen die zowel de inkomsten als de gasttevredenheid schaden.
• Accommodaties die meerdere OTA's beheren zonder een betrouwbare mapping van de kanalen, staan meer bloot aan inkomstenlekkage die na verloop van tijd nog groter wordt.

Voordelen van het geautomatiseerd in kaart brengen van kanalen

Met 30% van de hoteliers die nu hun investeringen in automatisering verhogen, is de dienst van handmatige processen in volle gang. Het automatiseren van het in kaart brengen van je kanalen levert voordelen op die verder gaan dan alleen het accuraat houden van de inventaris.

Hier zijn vier sleutel voordelen.

1. Snellere updates

Elke wijziging in tarieven, beschikbaarheid of restricties in het PMS wordt onmiddellijk naar elk aangesloten kanaal gepusht, zonder dat handmatige invoer nodig is. Dit betekent dat gasten altijd de juiste informatie zien, ongeacht op welk platform ze boeken.

2. Minder fouten bij het boeken

Geautomatiseerde mapping neemt het risico van menselijke fouten weg die komen kijken bij het bijwerken van elke OTA afzonderlijk, zoals niet op elkaar afgestemde kamertypes of verouderde tarieven die op een platform staan. Als de systemen goed op elkaar zijn aangesloten, daalt de kans op dubbele boekingen of verkeerd afgestemde inventaris aanzienlijk.

3. Tijdbesparingen

De teams van de frontdesk en inkomsten besteden minder tijd aan het loggen op individuele extranetten van OTA's en meer tijd aan gastgerichte taken. Automatisering stroomlijnt repetitieve taken, zodat het personeel zich kan richten op werk met een hogere waarde waar gasten en werkzaamheden echt baat bij hebben.

4. Beter zicht

Accurate, bijgewerkte accommodaties op alle kanalen verbeteren de positie van een accommodatie op OTA platforms, omdat de meeste algoritmes de voorkeur geven aan goed onderhouden inventaris. Meer consistente vermeldingen bouwen ook het vertrouwen van gasten op, waardoor ze eerder geneigd zijn om een boeking af te ronden.

Hoe functioneert de mapping van kamers en tarieven tussen OTA's?

Elke OTA heeft zijn eigen kamercategorieën, naamgevingsconventies en tariefstructuren, dus je interne setup moet de taal van elk platform spreken om de listings accuraat te houden.

Dit is hoe de drie hoofdcomponenten van kamer en tarief mapping samenwerken:

Hoe kunnen hotels stap voor stap kanaal mapping instellen?

Door de mapping van kanalen vanaf het begin goed in te stellen, sla je fouten op die veel moeilijker te herstellen zijn als je kanalen eenmaal live zijn.

Het volgen van een duidelijke volgorde maakt het proces eenvoudig:

• Voeg eerst kanalen toe: Verbind de distributiekanalen waaraan je wilt verkopen, waaronder OTA's zoals Booking.com, Expedia en Airbnb, maar ook metazoekmachines, verbindingen met Global Distribution System (GDS) en je directe boekingsmodule.
• Creëer kamertypes: Definieer de kamertypes in je PMS met nauwkeurige namen, beschrijvingen, bedtypes en tags voor voorzieningen. Hoe schoner je interne set-up, hoe eenvoudiger het mapping proces zal zijn.
• Tarieven correct mappen: Wijs de juiste tariefplannen toe aan elk kamertype op elk kanaal en controleer of annuleringsvoorwaarden, maaltijdinclusies en prijsregels nauwkeurig worden weergegeven. Een mismatch is hier een van de meest voorkomende bronnen van klachten van gasten en inkomstenderving.
• Verbindingen testen: Voer testboekingen uit op elk verbonden kanaal voordat je livegaat. Controleer of reserveringen correct worden weergegeven in je PMS, beschikbaarheid realtime wordt bijgewerkt en tarieven nauwkeurig worden weergegeven op elk platform.

Welke veelgemaakte fouten bij het mappen van kanalen moeten hotels vermijden?

Zelfs ervaren teams maken fouten bij het mappen van kanalen die zowel de inkomsten als de gasttevredenheid beïnvloeden.

In de tabel hieronder staan de meest voorkomende en hoe je ze kunt vermijden:

Vereenvoudig kanaal mapping en elimineer boekingsfouten met Mews

Nauwkeurige kanaal mapping begint met het juiste systeem in het centrum van je werkzaamheden. Als je PMS op betrouwbare wijze verbinding maakt met je distributiekanalen, is de kans op boekingsfouten en verkeerde inventaris veel kleiner.

Mews is het bedrifssysteem voor hospitality, gebouwd voor moderne hotels. Het PMS vormt het hart van je werkzaamheden en staat in verbinding met toonaangevende channel managers en distributiepartners via de Mews Marketplacewaardoor tarieven, beschikbaarheid en inventaris op elkaar zijn afgestemd, waar je ook verkoopt.

Dit is wat die verbinding ondersteunt:

• Bidirectionele connectiviteit met de belangrijkste kanaalpartners, zoals Booking.com, Expedia en channel managers zoals SiteMinder, zodat reserveringen en inventaris automatisch tussen systemen stromen.
• Gecentraliseerd reserveringsbeheer in Mews PMS, zodat je team boekingen ziet van elk aangesloten kanaal in één uniforme Tijdlijn.
• Inventaris en tarieven worden realtime bijgewerkt vanaf Mews, waardoor handmatige invoer wordt verminderd en de online weergave van gasten overeenkomt met de daadwerkelijke beschikbaarheid.
• Toegang tot meer dan 1000 integraties in distributie, revenue management, gastentechnologie en meer, zodat de channel setup kan meegroeien met je strategie.

Boek een demo om te zien hoe Mews het mappen van hotelkanalen vereenvoudigt, je inventaris nauwkeurig houdt en je team vrijmaakt om zich te richten op de gastervaring.