"De Mews Passport Scanner heeft ons enorm veel tijd bespaard" | Northern Lights Village Testimonial

We spraken André Henke Marques, Resort Manager van het unieke Northern Lights Village in Finland, over flexibiliteit, paspoort scanners en digitalisering...

Kun je ons allereerst iets vertellen over Northern Lights Village

Wij bieden unieke ervaringen aan in Lapland op het gebied van accommodatie, activiteiten en diensten. Onze Aurora Cabins en magische Ice Suites hebben een glazen plafond en bieden een unieke ervaring voor onze gasten. Deze kunnen geboekt worden als onderdeel van onvergetelijke culturele en sportieve pakketten en zijn beschikbaar voor jong en oud.

Jouw Mews Ervaring

Waarom ben je geswitcht van je oude PMS naar Mews?

Hiervoor gebruikten wij Opera en Hotellinx, en alles duurde voor ons gevoel erg lang. De open API is de voornaamste reden dat wij voor Mews hebben gekozen. Ook het strakke design en dat het cloud-based is speelden voor ons een grote rol. Dit zorgt ervoor dat wij vanaf elke plek toegang hebben tot het systeem.

We stonden op het punt om een andere PMS te kiezen, maar hebben Mews gekozen omdat de Mews Hospitality Cloud meer flexibiliteit biedt dan welke andere PMS dan ook. Ik vind het geweldig hoe simpel het is om Mews te gebruiken, en dan met name de betalingen, één klik en alles is geregeld. Ook ben ik erg te spreken over de rapportages die in ongekend detail de data weergeven.

De mogelijkheid van toekomstig maatwerk is iets waar we heel enthousiast van worden.

Welke specifieke PMS eigenschappen en functionaliteiten heb je nodig om een high-end accommodatie met een bar, twee restaurants en een scala aan activiteiten te managen?

Vanwege ons specifieke aanbod hebben wij een complexe manier van het opzetten van tarieven. Wij hebben meerdere kamertypes en prijscategorieën die niet makkelijk opgezet kunnen worden. Dit betekent dat de rapportage over deze tarieven en pakketten erg belangrijk is voor ons.

Wat ik erg belangrijk vind is dat zowel de receptie als onze Sales afdeling erg tevreden zijn met het gebruik van Mews. Volgens hen is dit het beste systeem waarmee ze ooit gewerkt hebben.

Het mooiste van de Mews Hospitality Cloud is dat iedereen alles makkelijk kan vinden."

Wat zijn jouw favoriete eigenschappen van Mews?

Het reserveringsrapport is heel fijn om mee te werken. Je bekijken in een "list-view", en dat is voor mij de beste manier om een duidelijk overzicht te krijgen van wat er speelt. Mijn team gebruikt de timeline voor check-ins en check-outs omdat het zo makkelijk in gebruik is.

Wat ik ook erg fijn vind is de mogelijkheid om online in te checken via de Mews Kiosk, en een andere favoriet is het check-out report. Beide zijn fantastisch om mee te werken!

Wat zijn de meest opmerkelijke veranderingen in je bedrijf sinds je met Mews werkt?

Mijn team stelde voorheen veel meer vragen. Het mooie van de Mews Hospitality Cloud is dat iedereen weet waar zij zelf antwoorden kunnen vinden. Onze communicatie met housekeeping is nu voornamelijk speciale verzoeken van de gasten. De housekeeping supervisors werken zo geruisloos dat je bijna niet doorhebt dat ze er zijn. Het lijkt bijna magie.

Dankzij Mews gebruiken we veel minder papier. Het enige dat onze receptionisten moeten printen zijn gastendocumenten.

Hoe gebruik jij de verschillende integraties die beschikbaar zijn in de Mews Marketplace voor je accommodatie?

• Zapier is erg handig om bepaalde lokale uitzonderingen op de belasting te kunnen verwerken.
• Onze Visma-integratie verwerkt alles automatisch vanuit Mews en zo hoeft onze boekhouding de PMS helemaal niet te gebruiken, waardoor ze veel tijd besparen.
• Wij gebruiken TrustYou om de emails van onze gasten centraal te beheren, zo kunnen we om feedback vragen en ze een bedankbriefje sturen.
• Lightspeed is erg handig omdat onze nachtreceptionisten niks meer hoeven te printen. Hiermee besparen we tijd en papier.

Northern Lights Village is een van de eerste gebruikers van de Mews Passport Scanner. Van Harte! Kun je uitleggen waarom je onze passport scanner gebruikt en niet die van een andere aanbieder?

Een van onze nieuwe receptionisten vertelde dat ze een hekel had aan de papieren registratiekaarten, en toen wist ik dat we op zoek moesten naar een andere oplossing. Ik had een passportscanner besteld van een andere partij, maar ik kwam er achter dat het erg lastig was om te installeren omdat wij werken met MacBooks, en deze software is alleen met Windows compatible. Het werd zo erg onpraktisch.

Op de dag dat de passportscanner geleverd zou worden las ik dat Mews zijn Passport Scanner introduceerde, en ik wist gewoon dat we deze moesten gaan gebruiken!

De passport scanner zorgt ervoor dat er geen ongemakkelijke stiltes vallen tijdens de check-in"

Het was heel makkelijk om te installeren (je hebt alleen een webcam nodig), en dan is het plug-en-play. De passportscanner zorgt ervoor dat we gegevens veel sneller kunnen verwerken. We hoeven bijvoorbeeld geen identiteitskaart meer te controleren bij check-in. We realiseerden ons dat hiermee de receptie een hoop werk wordt bespaard. Met deze extra tijd kunnen ze nu andere afdelingen zoals housekeeping helpen. Voordat we de Mews Passport Scanner gebruikten kostte het ons ongeveer 2 uur om manueel alle gastennamen in het systeem te zetten als we volgeboekt waren.

We kijken ook uit naar de mogelijkheid om creditcardgegevens met een klik in het systeem op te slaan. Zeker in dit hotel is het automatiseren van handelingen erg belangrijk omdat we heel veel dingen moeten uitleggen gedurende de check-in, bijvoorbeeld alle activititeiten die gasten bij ons hebben geboekt. De bespaarde tijd besteden we liever aan het doorbrengen van tijd met onze gasten en uitleg te geven over de activiteiten.

Wat ook fijn is aan de Mews scanner is dat er geen ongemakkelijke stiltes meer vallen die wel eens voorkomen wanneer een receptionist gegevens invoert in het systeem. Het is het beste wat ons kon overkomen aan het begin van ons seizoen!

De Toekomst

De afelopen jaren is het toerisme naar het arctisch gebied erg toegenomen. Hoe zie jij de digitale transformatie van de regio in de toekomst?

Het gaat bijzonder snel en ik ben er erg trots op dat ik onderdeel mag uitmaken van deze verandering. Ik was een van de eerste die Mews gebruikte toentertijd en ik ben heel erg blij dat de populariteit van Mews groeit. Ik ben ook altijd erg positief over jullie PMS en kan bevestigen dat nieuwe Northern Light hotels ook Mews gaan gebruiken!

De trend die ik hier zie is dat Engelse en Aziatische reisagenten de regio beheren, maar ik heb gezien dat de lokale spelers ook steeds meer online software gebruiken om hun activiteiten te promoten.

Bij ons gaat deze maand onze nieuwe website live, als onderdeel van onze digitale reis. Ik ben er enorm enthousiast over en heel erg blij met de uitkomst!