Waarom zou je een point-of-sale-systeem (POS) gebruiken voor voorraadbeheer?

POS voorraadbeheer betekent dat je een point-of-sale-systeem gebruikt om de voorraad te beheren. In het geval van hotels kun je het POS gebruiken om de voorraad schoonmaakproducten en kantoorartikelen bij te houden, of andere artikelen voor onderhoud, eten en drinken en de toeleveringsketen die je nodig hebt om je hotel goed te runnen. Het systeem wordt ook wel gebruikt voor aanvullende diensten en omzet- en prijsbeheer.

Een POS kan je helpen om deze voorraad bij te houden en meldingen in te stellen, zodat je voorraad nooit onder een bepaald niveau komt. Sommige systemen kunnen zelfs geïntegreerd worden met externe beheersoftware om er zeker van te zijn dat de voorraad steeds wordt aangevuld als die bijna op is. In dit artikel gaan we dieper in op voorraadbeheer, waarom dat belangrijk is in de horeca en wat de voordelen van een POS zijn.

Wat is voorraadbeheer?

Een onderdeel van voorraadbeheer is dat je genoeg voorraad hebt van producten die je af en toe bij een leverancier moet bestellen om je hotel goed te runnen. Dat is vooral belangrijk bij beperkt houdbare producten zoals eten en drinken, maar het is ook belangrijk om alle spullen te hebben die je nodig hebt om de werkzaamheden in het hotel soepel te laten verlopen.

Te veel voorraad hebben betekent minder winst, en te weinig betekent niet soepel kunnen werken. De balans moet dus goed zijn. Het andere deel van voorraadbeheer is omzet- en prijsbeheer om maximale vraag te creëren voor maximale omzet. Alleen wanneer kamers in een bepaalde periode tegen de ideale prijs worden verkocht, kun je de voorraad effectief beheren. Hotels zijn dan wel minder afhankelijk van goederen, maar ze zijn wel afhankelijk van de verkoop van producten tijdens het verblijf, wat via een POS-apparaat wordt gedaan.

Waarom is voorraadbeheer belangrijk in de horeca?

Voorraadbeheer is belangrijk in de horeca omdat het verlies en diefstal voorkomt en tegelijkertijd zorgt voor maximale winst door de laagst mogelijke voorraad aan te houden terwijl het hotel nog wel soepel gerund kan worden. Het zorgt er ook voor dat de beschikbare kamers op elk moment voor de ideale prijs verkocht worden voor maximale omzet. De prijs wordt aangepast op basis van voorspellingen en markttrends.

Lees meer over hoe je je hotelvoorraad effectief kunt beheren.

Wat zijn de voordelen van een POS voor voorraadbeheer in hotels?

Omdat succesvol voorraadbeheer zo belangrijk is voor het optimaliseren van de omzet, nemen we nu een kijkje naar hoe je een POS kunt gebruiken om je daarbij te helpen.

Betere controle over eten en drinken

Eten en drinken is een belangrijk onderdeel van het hotel, en je wilt maximale omzet behalen door zo min mogelijk beperkt houdbare producten weg te gooien en zo veel mogelijk omzet uit aanvullende diensten te halen. Met behulp van de ingebouwde POS-functionaliteiten voor voorraadbeheer weet je zeker dat de voorraad goed wordt beheerd. Je kunt zelfs meldingen instellen voor als de voorraad onder een bepaald niveau komt.

Bijvoorbeeld: een gast bestelt een fles wijn voor op haar kamer. Je wilt zeker weten dat je alles wat op het roomservicemenu staat altijd op voorraad hebt, zodat je klanten niet teleur hoeft te stellen. Anderzijds wil je ook niet te veel flessen witte wijn op vooraad hebben, want ze zijn maar tot een bepaalde datum houdbaar. Dit kan invloed hebben op je winst. Met een POS hoef je eten en drinken niet meer op de gok te bestellen.

Lees meer over het overtreffen van gastverwachtingen.

Rapporten

Met de rapportagefunctionaliteiten van het POS kun je bijhouden hoe vaak bestellingen worden geplaatst en hoe vaak je bepaalde producten bestelt. Je kunt je omzet nu dus beter voorspellen doordat je een beter beeld hebt van je vaste lasten. Naast rapporten genereren kun je met het POS ook de sales bekijken, zodat je uitgavenpatronen beter herkent en de kosten beter kunt berekenen.

Automatisering

Automatisering is de kern van succesvolle werkzaamheden en het is zeker de moeite waard om het beheer van je toeleveringsketen te automatiseren met behulp van een POS. Je kunt de voorraad automatisch bijhouden en bestellingen plaatsen als er nog maar weinig voorraad is. Hierdoor blijft de voorraad altijd op peil en heeft je personeel voortaan ook tijd voor andere werkzaamheden. Bovendien bestel je nooit meer te veel of te weinig voorraad.

Lees meer over automatisering voor hotels

Omzet optimaliseren

Aanvullende omzet is belangrijk om steeds meer winst te maken als hotel. Met een POS kun je de data verkrijgen die je nodig hebt om inkomstenbronnen beter te optimaliseren en tegelijkertijd je beschikbare middelen beheren. Zo behoud je precies de goede balans tussen te veel en te weinig voorraad om effectief te werken. Te veel voorraad hebben levert namelijk minder winst op.

Door de kosten van voorraadbeheer te verlagen, kun je juist meer winst maken. In plaats van te gokken hoeveel je moet bestellen, kan een POS je voor elke voorraad vertellen wanneer en hoeveel producten je moet bestellen.

Minder diefstal

Het POS houdt de voorraad van het hotel digitaal bij, waardoor er minder producten worden gestolen, vooral bij hotels met meerdere locaties. Als er een groot verschil is tussen de verschillende hotellocaties, zou dit een signaal kunnen zijn dat er wordt gestolen. Dan kun je de managers vragen om het uit te zoeken en extra controles uit te voeren.

Lagere personeelskosten

Omdat een POS je altijd kan vertellen wanneer en hoeveel je moet bestellen, betekent dat ook dat je niet iemand speciaal voor de toeleveringsketen nodig hebt. In plaats daarvan kun je het bestellen aan iemand van de receptie, de F&B-manager of een ander afdelingshoofd uitbesteden.

Conclusie

In dit artikel hebben we naar POS voorraadbeheer gekeken: wat is het, waarom is het belangrijk voor de horeca en wat zijn de voordelen ervan? Door een POS te gebruiken voorkom je fouten, kun je handmatige taken automatiseren, je omzet optimaliseren en meer uit aanvullende omzet halen terwijl je tegelijkertijd de controle hebt over je voorraad. Het is echt een belangrijk onderdeel om werkzaamheden zo soepel mogelijk uit te voeren.

Vijf dingen om te overwegen wanneer je je volgende POS kiest

We hoeven je niet te vertellen dat er veel te overwegen is bij het kiezen van een POS voor het runnen van je hotel-restaurant. Dat gezegd hebbende, wij hebben de lang lijst teruggebracht tot vijf hoofdvragen om jezelf te stellen.