Wie viel Zeit verbringst du jeden Tag damit, Zahlen zu überprüfen? Belegung, Durchschnittsrate pro Tag, die Länge der Warteschlange an der Rezeption – manche dieser Zahlen sagen tatsächlich etwas aus, andere halten dich nur auf.
Eine gut geführte Unterkunft bedeutet nicht, dass man mehr Daten verfolgen muss. Es geht darum, die richtigen Daten im Blick zu haben und schneller darauf zu reagieren. Weiter unten findest du die Kennzahlen, die Geschäftsleitern/-innen einen klaren Überblick über den Zustand der Betriebsabläufe verschaffen – und zeigen, was sie damit anfangen können.
Zeitaufwand für die Berichterstattung
Die Frage ist nicht, ob dein Team Berichte erzeugt, sondern wie lange das Ganze dauert. Wenn das Zusammenstellen der Zahlen der vergangenen Nacht mehr als nur ein paar Klicks erfordert, verursachen deine Systeme Arbeit, die es eigentlich nicht geben sollte.
Automatisierung kann deinem Team helfen, in Sekundenschnelle übersichtliche, zuverlässige Berichte zu erzeugen, wodurch du bessere Erkenntnisse erhältst und dein Team mehr Zeit hat, sich auf die Gäste zu konzentrieren.
Und die Berichterstattung ist erst der Anfang. Jede wiederkehrende Aufgabe, die zu viel Zeit in Anspruch nimmt – von der Bearbeitung telefonischer Buchungen bis zum Abschluss des nächtlichen Audits – sollte gemessen werden. Je mehr manuellen Aufwand du verfolgst, desto mehr davon kannst du einsparen. Und diese Zeit kommt den Gästen zugute.
„Mews BI hilft uns dabei, Risiken und Chancen in der gesamten Gruppe frühzeitig zu erkennen. So können wir schnell reagieren und das Beste daraus machen.“
Jasmin Steiner, Head of Digital Marketing, VAYA Resorts
Check-in- und Check-out-Dauer
Deine Rezeption ist ein nützliches Diagnosetool. Wenn überall gedruckte Quittungen, Papierordner und Imprinter herumliegen, beschert deine Technik deinem Team mehr Arbeit als nötig. Ein moderner Check-in-Ablauf – per Handy, am Kiosk oder mit digitalem Schlüssel – sollte weniger als zwei Minuten dauern und nur minimale Unterstützung durch das Personal erfordern.
Hey Lou Hotels, eine deutsche Hotelmarke mit sieben Unterkünften in ganz Deutschland, hat die durchschnittliche Zeit zum Einchecken mithilfe der Mews Kiosk Welcome Desks auf unter 1 Minute gesenkt. Bei der Circus Group in Berlin entscheiden sich 16 % der Gäste beim Online-Check-in für ein Upgrade. So wird der digitale Ablauf der Anreise zu einer direkten Umsatzquelle. Das Team an der Rezeption gewinnt Zeit zurück und die Unterkunft verdient an jedem Aufenthalt mehr.
< 1 Minute durchschnittliche Check-in-Dauer bei Hey Lou Hotels
16 % der Gäste von The Circus Group buchen beim Online-Check-in Upgrades
10 % höherer RevPAR im ersten Jahr bei BIG MAMA Hotels
Zimmerübergabe
Die meisten Housekeeping-Pläne laufen nach einem festen Rhythmus ab: Check-out um 10 Uhr, Reinigung, Check-in um 15 Uhr. Doch hinter diesem Rhythmus verbergen sich jede Menge Chancen.
Wenn ein Zimmer um 8 Uhr morgens frei wird und dein Team es in 45 Minuten wieder herrichtet, ist es schon ab 8:45 Uhr bereit – und steht möglicherweise bis zum üblichen Zeitfenster zum Einchecken leer. Verfolge die Zeitspannen zwischen dem Check-out, dem Status „Zimmer bereit“ und dem tatsächlichen nächsten Check-in. Diese Zeitspanne entspricht dem Umsatz aus dem frühen Check-in, der dir entgeht, und ist ein Hinweis darauf, dass dein Housekeeping-Ablauf vielleicht flexibler sein könnte.
Nutzung von Räumen über die Zimmer hinaus
Die Belegung gibt an, ob Zimmer gebucht sind. Das sagt dir nicht, ob deine Unterkunft Geld verdient.
Vielleicht hast du ja eine wahre Fundgrube an nicht voll genutzten Räumen. Die Lobby zwischen 9 und 11 Uhr. Der Konferenzraum mittwochs. Der Parkplatz, der an Wochentagen zu 60 % ausgelastet ist. Das sind alles potenzielle Umsätze, für die keine Erweiterung der Fläche erforderlich ist.
Das Best Western Premier Airporthotel Berlin hat seine Parkplatzverwaltung mithilfe von Mews Spaces automatisiert und damit einen Anstieg des Parkumsatzes um 15 % erzielt. Unterkünfte, die flexible Räume neben den Zimmern aktiv verfolgen und vermarkten, verzeichnen in der Regel einen Anstieg des Umsatzes von 5 bis 10 %.
5–10 % Umsatzsteigerung durch die Vermarktung flexibler Räume üblich
Umsatz pro verfügbarem Gast (RevPAG)
Der RevPAR gibt Aufschluss darüber, welche Umsatzleistung die Zimmer erzielen. Dank dem RevPAG erfährst du, wie deine Gäste ihr Geld ausgeben. So bekommst du ein viel umfassenderes Bild, wenn du deinen Gesamtumsatz steigern willst.
Er erfasst alle Ausgaben, die ein Gast vor Ort tätigt: Zimmer, Speisen und Getränke (F&B), Spa, Parken, Upgrades usw. Laut IMLAUER Hotels & Restaurants in Österreich entscheiden sich 23 % der Gäste beim Online-Check-in für ein Upgrade. Stay Awesome, eine schnell wachsende deutsche Aparthotel-Marke, erzielte durch die Kopplung von Mews mit einem automatisierten Revenue Management System einen um 20 % höheren Umsatz als ursprünglich prognostiziert. Das sind keine Ausreißer, sondern das Ergebnis, wenn wir den Wert jedes einzelnen Gastes verfolgen und darauf aufbauend die richtigen Kontaktpunkte schaffen.
23 % der Gäste von IMLAUER Hotels buchen beim Online-Check-in Upgrades
20 % höhere Umsätze bei Stay Awesome als ursprünglich prognostiziert
Zahlungen: alles auf einen Blick, keine Lücken
Umsatzverluste entstehen an Stellen, auf die die meisten Geschäftsleiter/-innen normalerweise nicht achten. Rückbuchungen, Fehler bei der manuellen Erfassung, Transaktionen, die sich nicht abstimmen lassen – all das zehrt an den Margen, ohne dass es in einem einzelnen Bericht deutlich sichtbar wird.
Das GAIA Hotel in Basel in der Schweiz wickelt alle Zahlungen über Mews ab – mit einer Rückbuchungsrate von nur 0,01 %, verglichen mit dem Branchendurchschnitt von 0,5 %. Wenn jede Transaktion über dasselbe System läuft und dem richtigen Gastprofil angehängt wird, erfolgt der Abgleich automatisch und es kommt nur noch selten zu Unstimmigkeiten. Die Finanzübersicht am Ende jedes Tages ist übersichtlich, ohne dass sich jemand darum kümmern muss.
0,01 % Rückbuchungsrate im GAIA Hotel, Schweiz – im Vergleich zum Branchendurchschnitt von 0,5 %
Zustand der Integration
Dein PMS verwaltet die Unterkunft nicht von selbst. Es läuft parallel zu deinem Kassensystem, deinem Buchungssystem, deinem Channel-Manager, deinem RMS, deinem Türschlosssystem und einem Dutzend anderer Tools. Wichtig ist nur, dass die Verbindung auch wirklich funktioniert.
Der Zustand der Integration ist eine Kennzahl, die die meisten Geschäftsleiter/-innen nicht offiziell erfassen, es aber tun sollten. Fehlgeschlagene Synchronisierungen, verzögerte Übermittlungen von Daten und manuelle Notlösungen, die nur deshalb nötig sind, weil die Systeme nicht richtig miteinander kommunizieren, sind allesamt Anzeichen für Lücken in der Integration. Mews ist über seinen Mews Marketplace mit über 1.000 Partnern vernetzt. Das Prinzip: Jedes wichtige System sollte Daten automatisch austauschen, ohne dass dein Team dabei eingreifen muss.
Die komplette Anleitung
Für diese Kennzahlen braucht man kein Datenwissenschaftsteam. Sie erfordern die richtigen Grundlagen: ein vernetztes System, einheitliche Daten und einen klaren Überblick darüber, was in der gesamten Unterkunft vor sich geht.
Der Leitfaden Die Kennzahlen, auf die es ankommt behandelt alle Kennzahlen, die Teams im Gastgewerbe dabei helfen, effizienter zu arbeiten und den Umsatz über die Zimmervermietung hinaus zu steigern – mit Benchmarks, konkreten Beispielen und praktischen Tipps für den Anfang.