So wählst du ein neues Property Management System (PMS) aus

Die Hotelbranche hat 30 Jahre lang das falsche Problem gelöst. Anstatt darüber nachzudenken, was Gäste und Hoteliers wirklich brauchen, wurde Software entwickelt, die ausschließlich dazu dient, das Zimmerinventar zu verwalten – und nicht, um Unternehmen zu führen.

Das Ergebnis ist eine Zersplitterung. Unverbundene Tools, manuelle Abgleichungen und Daten, die nich't zwischen den Abteilungen fließen.

Wenn du'immer noch ein Altsystem nutzt, spürst du und dein Team die Reibungsverluste. Die Zeit, die durch manuelle Umgehungslösungen verloren geht, die langsamen Check-ins und die Umsatzverluste durch Systeme, die'nicht den Gesamtüberblick bieten.

Zum Glück hat sich die Technik weiterentwickelt. Wenn du heute'darüber nachdenkst, deine Hotelsoftware zu wechseln,'geht es nicht einfach nur um einen Austausch von gleich zu gleich. Du musst dir überlegen, welche Art von System für dich am besten funktioniert.

Von einem isolierten PMS zu einem vernetzten Managementsystem

Die Frage, die man sich bei jedem System stellen muss, is't nicht, ob die Produkte miteinander verbunden sind – es't vielmehr, worum sie'verbunden sind. Ein PMS, das sich mit anderen Tools verknüpft, aber das Zimmer weiterhin als primäres Objekt behandelt, hat das strukturelle Problem noch nich't gelöst. 't einfach nur noch mehr Verbindungen zwischen denselben isolierten Daten hinzugefügt.

Mews ist anders aufgebaut. Es'ist das Managementsystem für die Hotellerie, bei dem PMS, RMS und Zahlungsabwicklung alle auf demselben Datenmodell basieren, das von Grund auf rund um den Gast aufgebaut ist. Die Features don’'t nur miteinander verbunden – ihre Wirkung verstärkt sich gegenseitig.

Im Jahr 2026 kündigte Mews fünf neue Funktionen an, die die Bereiche Revenue Management, Gästekommunikation, Buchhaltung, Business Intelligence und Kanalmanagement abdecken – und die alle nativ auf demselben Betriebssystem laufen. Der Wandel is't nicht nur technischer Natur. Das't der Unterschied zwischen der Verwaltung von Aufgaben und der Koordination von Betriebsabläufen.

Mehr über das Betriebssystem „ Mews “ erfahren

Die Wahl eines Managementsystems

Bei der Auswahl eines neuen Managementsystems solltest du drei Aspekte besonders im Auge behalten: Effizienz, Umsatzpotenzial und Skalierbarkeit.

01 Von Grund auf effizient

Automatisierung sollte die manuelle Arbeit beseitigen, die Teams ausbremst – und nicht die menschliche Note ersetzen. Mit dem richtigen Managementsystem hat dein Team mehr Zeit für die Gäste und muss weniger Zeit vor dem Bildschirm verbringen.

Berichterstattung und Transparenz

Durch isolierte Systeme lässt sich nur schwer erkennen, wie dein Hotel wirklich abschneidet. Ein vernetztes PMS bündelt Daten aus Zahlungssystemen und anderen Tools an einem Ort. Automatisierte Berichte und Echtzeit-Dashboards liefern deinem Team die nötigen Einblicke, um schnellere und klügere Entscheidungen zu treffen, ohne die Zahlen manuell zusammenstellen zu müssen.

Gästekommunikation

Uneinheitliche oder manuelle Gästekommunikation ist eine der häufigsten Ursachen für Reibungspunkte – sowohl für die Gäste als auch für das Personal. Durch automatisierte Nachrichten bleiben Gäste in jeder Phase ihres Aufenthalts auf dem Laufenden – von Hinweisen vor der Anreise über Updates während des Aufenthalts bis hin zu Nachfassaktionen nach dem Aufenthalt –, einschließlich personalisierter Angebote für den Zusatzverkauf.

himgroep hat die Gästekommunikation über WhatsApp automatisiert und so innerhalb eines Jahres 70 zusätzliche Frühstücke verkauft, wobei die digitalen Schlüssel den Gästen innerhalb von zwei Minuten nach dem Check-in zugestellt wurden.

70 zusätzliche Frühstücke wurden 2024 über automatisierte WhatsApp-Nachrichten bei himgroep verkauft

Check-in und Check-out Zeit

Der Check-in gibt den Ton für den gesamten Aufenthalt an. Dank Online Check-in, Kiosken mit Selbstbedienung und mobiler Schlüsselübergabe können Gäste die Warteschleife umgehen und schneller auf ihr Zimmer kommen. Wenn das über dein PMS läuft, ist jeder Schritt vernetzt, sicher und für dein Team einfach zu verwalten.

Bei „Local House“, einer US-amerikanischen Unterkunft, die unter Mewszu finden ist, checken mittlerweile 50 % der Gäste über den Mews Kiosk aus – die durchschnittliche Zeit für das Auschecken beträgt dabei zwei Minuten. Gäste des Islander Inn checken in weniger als 90 Sekunden ein.

50 % der Gäste checken im Local House über einen Mews Kiosk aus – das dauert im Schnitt 2 Minuten

<Die durchschnittliche Zeit für das Einchecken im Islander Inn beträgt 90 Sekunden  

Housekeeping und Zimmerreinigung

Da der Housekeeping-Bereich mit eurem PMS verbunden ist, erhalten die Teams in Echtzeit Updates zum Zimmerstatus und automatische Aufgabenzuweisungen.

Flexkeeping, eine Firma von Mews , automatisiert bis zu 70 % der Verwaltungsaufgaben, um den Durchlauf zu beschleunigen und die Bereiche Housekeeping, Instandhaltung und Service-Erbringung in jeder Sprache miteinander zu vernetzen. Das bedeutet mehr Umsatzmöglichkeiten, eine bessere Koordination und keine ständigen Anrufe bei der Rezeption mehr.

Ratenverwaltung

Wenn dein PMS mit einem Revenue Management System verbunden ist, können sich die Preise automatisch anhand der Nachfrage in Echtzeit, der Verfügbarkeit oder benutzerdefinierter Regeln anpassen. Das bedeutet weniger manuelle Preisentscheidungen, ein reaktionsschnelleres Ertragsmanagement und mehr Zeit für strategische Aufgaben.

Hotels, die das von Atomize betriebene RMS von Mews nutzen, verzeichnen im Vergleich zu Unterkünften ohne RMS einen Anstieg des Gesamtumsatzes um 13,7 % pro Quadratmeter. Revenue Manager speichern 20 bis 30 Stunden pro Monat.

13,7 % höherer Gesamtumsatz pro Quadratmeter bei Mews RMS im Vergleich zu Unterkünften ohne RMS

20–30 Stunden Zeitersparnis pro Monat und Revenue Manager

02 Umsatz über die Zimmer hinaus

Bei der Steigerung des Umsatzes geht es'nicht nur darum, mehr Zimmer zu verkaufen. Es'geht darum, in jeder Phase der Erfahrung des Gastes einen Mehrwert zu schaffen. Das richtige Managementsystem hilft dir dabei, neue Umsatzquellen zu erschließen, ohne dass dadurch zusätzlicher Arbeitsaufwand entsteht.

Zusatzverkauf zum richtigen Zeitpunkt

Mit einer Lösung, die automatisierte Prozesse des Zusatzverkaufs unterstützt, kannst du zum richtigen Zeitpunkt das richtige Angebot unterbreiten – beim Online Check-in, an einem Kiosk oder über Nachrichten vor der Anreise –, ohne die Arbeitsbelastung deines Teams'zu erhöhen. Gäste, die Mews Guest Portal und Mews Kiosk nutzen, erzielen eine dreimal höhere Rate für den Zusatzverkauf gegenüber Interaktionen an der Rezeption und 70 % mehr Umsatz durch Zusatzverkauf pro Check-in.

3-mal höhere Zusatzverkaufs-Rate über das Guest Portal und den Kiosk im Vergleich zur Rezeption

70 % mehr Umsatz mit Zusatzverkauf pro Check-in über digitale Kanäle

Bessere Raumnutzung

Der Umsatz eines Hotels beschränkt sich nich't auf die Zimmer, aber bei vielen Systemen ist das der Fall. Mit bookbaren Services im Managementsystem kannst du Parkplätze, Co-Working-Spaces und Besprechungsräume über ein und dieselbe Buchungssystem verwalten – und so mehr Wert aus den Räumen schöpfen, die du bereits hast.

Umsatzsteigernde Zahlungen

Wenn Zahlungen in dein PMS integriert sind, lässt sich der gesamte Ablauf automatisieren. Die Kreditkartendaten werden sicher tokenisiert, die Zahlungen werden im Hintergrund abgewickelt und alle Abbuchungen werden auf einer einzigen Rechnung zusammengefasst. Bei Unterkünften, die internationale Gäste anbieten, bietet die dynamische Währungsumrechnung den Gästen die Möglichkeit, in ihrer Heimatwährung zu bezahlen, während die Unterkunft einen Teil der Wechselkursgebühren einbehält.

Das Hotel Lancaster in Paris hat über Mews Marketplace13 Lösungen miteinander vernetzt, die automatisierte Zahlung eingeführt und so Arbeitskapazitäten im Umfang eines Vollzeitmitarbeiters freigesetzt – bei einer drastischen Reduzierung der Rückbuchungen.

Durch automatisierte Zahlungen im Hotel Lancaster wurde ein Mitarbeiter- Äquivalent freigesetzt

51 % der Unterkünfte deckten zwischen 5%-17% ihrer Mews Kosten für das Abonnement ab

7 % der Unterkünfte deckten 30 % oder mehr ihrer Mews Abonnement-Kosten ab

03 Skalierbare Wirkung

Je mehr dein Unternehmen wächst, desto mehr muss sich dein System anpassen. Egal, ob du'neue Standorte eröffnest, deinen Technologie-Stack ausbaust oder dich mit KI beschäftigst – dein Managementsystem sollte diese Komplexität vereinfachen und dir nicht noch mehr Kopfzerbrechen bereiten.

Verknüpfte Daten der Gäste

Gästeinformationen sind oft über verschiedene Systeme verstreut, was es erschwert, einen nahtlosen Service zu bieten oder den Aufenthalt individuell zu gestalten. Mit einem angeschlossenen PMS sind Profile, Präferenzen und der Verlauf der Ausgabebeträge an einem Ort zusammengefasst, sodass dein Team in Echtzeit darauf reagieren kann. Das bedeutet passendere Angebote für den Zusatzverkauf, weniger sich wiederholende Fragen beim Check-in und einen schnelleren Service in allen Abteilungen.

Einblicke in die Leistung und moderne Kennzahlen

Ein vernetztes Managementsystem mit zentralen Dashboards, die abteilungs- und standortübergreifend verfügbar sind, bedeutet, dass Teams auf Echtzeitinformationen reagieren können – und nicht auf die statischen Berichte von gestern'. Es sollte außerdem neue Kennzahlen wie den Umsatz pro verfügbarem Gast (RevPAG) und den Umsatz pro verfügbarem Quadratmeter (RevPAM) unterstützen – Kennzahlen, die dir ein umfassenderes Bild der Gesamtleistung der Unterkunft vermitteln als RevPAR allein.

Sicherheit und Regelkonformität

Wenn du Gästedaten verwaltest, ist Sicherheit ein absolutes Muss. Regelkonformität auf Unternehmensebene, eine übersichtliche Dokumentation und eine hervorragende Verfügbarkeitsbilanz sollten bei jedem modernen PMS selbstverständlich sein und keine optionalen Add-ons.

KI und Zukunftsfähigkeit

KI ist nur dann effektiv, wenn sie'auf sauberen, vernetzten Daten basiert. Ein KI-basiertes Managementsystem vereint dein PMS, RMS, Zahlungssysteme und andere Tools in einer einzigen Umgebung. Das ist es, was eine wirklich eigenständige KI ausmacht – die Fähigkeit, Erkenntnisse zu gewinnen, Entscheidungen zu treffen und Maßnahmen zu ergreifen, ohne dass manuell eingegriffen werden muss.

Such dir einen Partner, nicht nur einen Anbieter

Die Wahl eines Managementsystems ist eine der wichtigsten technischen Entscheidungen für ein Hotel. Es'ist wichtig, über Features und Checklisten hinauszuschauen und einen Partner zu finden, dessen Herangehensweise, Philosophie und Vision zu deinen passen.

Dein neuer Partner sollte sich wie eine Erweiterung deines Teams anfühlen. Sie sollten dir schon beim allerersten Gespräch Unterstützung und Fachwissen bieten, dir während des Onboardings Anleitung geben und dir zur Seite stehen, während sich dein Unternehmen weiterentwickelt. Das heißt, wir helfen deinem Team dabei, schnell zu livezuschalten, das System an deine Bedürfnisse anzupassen und technischen Support zu bieten, der wirklich etwas bringt.

So sieht das Onboarding bei Mews

Viele Hoteliers gehen davon aus, dass ein Wechsel des PMS Monate dauern wird. In der Praxis läuft das Onboarding bei Mews oft viel schneller ab als erwartet.

Dank vorkonfigurierter Vorlagen und einer Anleitung für die Einrichtung sind viele Unterkünfte schon nach einer Woche live. Die direkt in das Produkt integrierte Anleitung hilft den Mitarbeitern, vom ersten Tag an Sicherheit im Umgang mit den tatsächlichen Arbeitsabläufen zu gewinnen. Und der Support hört nach dem Tag der Liveschaltung nicht auf –'t – Mews' – Der KI-Assistent ADA klärt rund 90 % der Anfragen der Kunden sofort, während der menschliche Support in der Regel in weniger als drei Minuten antwortet.

Für Anbieter mit mehreren Standorten ermöglichen skalierbare Einführungen eine weltweite Standardisierung, ohne dass man auf teure Berater zurückgreifen muss. Outsite hat innerhalb von 90 Tagen das automatisierte Onboarding für 40 Unterkünfte in 10 Ländern umgesetzt.

Bei Outsite wurde innerhalb von 90 Tagen 40 Unterkünfte in 10 Ländern beim Onboarding in das System aufgenommen

90 % der Anfragen der Kunden werden sofort vom KI-Assistenten ADA von Mews gelöst

<3 Minuten Reaktionszeit des Kundensupports

Bereit, loszulegen?

Der Wechsel deiner Hotelsoftware ist'nicht nur ein einfacher Systemwechsel. Es'ist ein strategisches Upgrade.

Der Leitfaden zur Auswahl eines neuen Hotel-PMS zeigt dir die Warnzeichen für leistungsschwache Software auf, beleuchtet die Vorteile eines vernetzten Managementsystems für die Hotellerie und erklärt Schritt für Schritt, wie das Onboarding bei Mews in der Praxis abläuft.

Lade die Anleitung zur Auswahl eines neuen Hotel-PMS herunter