Von HS3 zu Mews: Wie Jordans Untermühle ihre Betriebsabläufe umgestaltet hat

Über Jordans Untermühle

Jordans Untermühle ist ein familiengeführtes 4,5-Sterne-Kurhotel in Köngernheim, Deutschland, das für seinen persönlichen Service bekannt ist. Das Hotel, das in erster Linie Freizeitgäste beherbergt, verwaltet komplexe Betriebsabläufe für Speisen und Getränke (F&B), eine Herausforderung, die durch langsame, schwerfällige Arbeitsabläufe im alten HS3 PMS noch verstärkt wurde.

Seit der Umstellung auf Mewshat das Team die Betriebsabläufe, den Zahlungsverkehr und die Anreise der Gäste modernisiert, ohne dabei die persönliche Note zu verlieren, die ihre Gäste schätzen. Nahtlose Integrationen mit Tools wie Vioma und Aleno, kombiniert mit übersichtlichen Dashboards und umsetzbaren Erkenntnissen, ermöglichen es dem Team, schneller zu arbeiten, den Umsatz zu optimieren und die täglichen Betriebsabläufe zu vereinfachen. Durch den Wechsel in die Cloud erhielt das Hotel außerdem einen zukunftssicheren Technologie-Stack mit großem Integrationspotenzial, der es für weiteres Wachstum rüstet.

Umstieg von HS3 auf Mews

Herausforderung 

HS3 war extrem langsam und die Gästedatenbank brachte die Betriebsabläufe häufig ins Stocken. Manuelle Prozesse für Anzahlungen, Stornierungen und No-Shows waren zeitaufwändig und fehleranfällig.

Lösung 

Das Team führte Mews PMS ein, um die Betriebsabläufe zu zentralisieren, nächtliche manuelle Workarounds zu vermeiden und eine zuverlässige Berichterstattung für die gesamte Unterkunft zu gewährleisten. Die Migration wurde sorgfältig geplant und kombinierte Demotests, halbautomatische Importe und manuelle Validierung, um einen reibungslosen Datentransfer zu gewährleisten. Reservierungen von Vioma und HS3 wurden Mewszugeordnet, einschließlich historischer Daten für die Berichterstattung von Jahr auf Jahr. Neue Prozesse ersetzten veraltete Methoden und stellen sicher, dass Anzahlungen, Promocodes und Korrekturen der deutschen MwSt entsprechen. Auf diese Weise konnten die täglichen Betriebsabläufe beibehalten und gleichzeitig die Arbeitszeit der Mitarbeiter/innen erheblich entlastet werden.

Ergebnis 

• Zentralisierte Daten für eine einfachere Berichterstattung und Umsatzverfolgung
• Automatisierte Back Office-Workflows reduzieren manuelle Fehler

Ein reibungsloser Übergang dank eines unterstützenden Onboardings

Herausforderung 

Die Migration erforderte mehrere Systeme und eine komplexe Zuordnung der Daten, wobei das Risiko bestand, dass der Service für die Gäste unterbrochen würde, wenn etwas schief ging.

Lösung 

Der Onboarding-Prozess wurde durchdacht gestaltet. In den Wochen vor und nach der Umstellung stand dem Team ein engagierter Partner für Videoanrufe und Echtzeitberatung zur Verfügung. Außerdem erhielten die Mitarbeiter praktische Schulungen und Begehungen, so dass sie sich vom ersten Tag an sicher fühlten. Zum Onboarding gehörte auch die Konfiguration von Paymastern für Spa- und Late Stay-Gäste und die Einrichtung von Zwei-Produkt-Mustern für eine genaue Handhabung der MwSt. So konnte sich das Team auf die persönliche Interaktion mit den Gästen konzentrieren, statt auf den Abgleich im Backend.

Ergebnis 

• Die Liveschaltung verlief reibungslos und ohne Unterbrechung der Betriebsabläufe.
• Die Mitarbeiter sind vom ersten Tag an mit der Nutzung von Mews vertraut.
• Historische Daten erfolgreich importiert, um die Berichterstattung fortzusetzen

Schnelleres Einchecken, zufriedenere Gäste und Mitarbeiter

Herausforderung 

Das Hotel wollte den Check-in digitalisieren, ohne dass der persönliche Kontakt verloren geht oder die Gäste gezwungen sind, sich durch mehrere Tools zu navigieren.

Lösung 

Mews Kiosk ermöglicht es der Rezeption, Gäste digital einzuchecken und gleichzeitig den Service zu erhalten. Der Mews Kiosk ist mit Mews Payments und den Profilen der Gäste integriert, um Zusatzverkäufe und Add-ons zu unterstützen. So haben die Mitarbeiter Zeit, sich persönlich um jeden Gast zu kümmern und gleichzeitig einen nahtlosen, modernen Check-in-Fluss zu gewährleisten. Das Team nahm auch an einem Beta-Programm für den anpassbaren Online Check-in teil, um unnötige Pflichtfelder für begleitende Gäste zu entfernen und den Prozess noch reibungsloser zu gestalten.

Ergebnis 

• Effizienter, personalisierter Check-in, der das Gästeerlebnis bewahrt
• Konsistente Erfassung von Daten der Gäste für zukünftiges Marketing und Service
• Hohe Mitarbeiterakzeptanz mit weniger Papier und manuellen Fehlern

Vereinfachte, eingebettete Zahlungen

Herausforderung 

Die Handhabung von Anzahlungen, nicht erstattungsfähigen Raten und persönlichen Zahlungen erforderte mehrere Systeme und einen manuellen Abgleich, wodurch Fehler und Verzögerungen riskiert wurden.

Lösung 

Das Hotel führte Mews Payments mit S1/S2 Terminals ein, um alle Transaktionen in der gesamten Unterkunft zu zentralisieren. In der Regel werden die Gäste beim Einchecken abgebucht, wobei auch automatisierte Zahlungen für Anzahlungen in Erwägung gezogen werden. Die Automatisierung arbeitet jetzt nahtlos mit Omniboost für die Buchhaltung und die Regelkonformität zusammen und erleichtert den Verwaltungsaufwand. Für die Spa-Abteilung war die Verknüpfung von Gastprofilen mit der Abrechnung ein Wendepunkt, der Papierkram und Fehler vermieden hat.

Ergebnis

• Schnellere, zuverlässigere Transaktionen für Gäste und Personal
• Klarer Prüfpfad und Integration mit Buchhaltungssystemen

Mews POSServices, die den Gast in den Mittelpunkt stellen

Herausforderung 

Das bisherige Kassensystem hatte Netzwerkprobleme und eine eingeschränkte mobile Funktion, was den Service an den Tischen und mehrgängige Menüs umständlich machte.

Lösung 

Mews POS wurde an ~10 Geräten mit flexiblen Tischlayouts, Küchen-/Bardruckern und Produktpaketen installiert, die für mehrgängige Menüs und die Vorlieben der Gäste entwickelt wurden. Abbuchungen im Restaurant können jetzt direkt auf die Gästezimmer gebucht werden und die relevanten Gästedaten sind sofort sichtbar. Außerdem haben sie Fehler bei der Abrechnung und beim Abgleich am Ende des Tages reduziert. Das Team nutzt das Kassensystem auch, um das Inventar zu verwalten und die Lagerbestände in den Betriebsabläufen der Speisen und Getränke (F&B) zu verfolgen. Das Team teilt detailliertes Feedback mit Mewsund ermöglicht es Jordans Untermühle, den Service-Workflow und die Logik der Speisekarten zu verfeinern, um ein reibungsloseres Erlebnis zu schaffen.

Ergebnis 

• Mobiles Kassensystem ermöglicht flexiblen, effizienten Service am Tisch
• Mehrgängige Menüs und Modifikatoren sind einfacher zu verwalten
• Feedback fließt aktiv in die Entwicklung und Verbesserung des Kassensystems ein

Blick nach vorn

Jordans Untermühle plant, die Nutzung von Mews POSweiter auszubauen, automatisierte Online-Anzahlungen zu erforschen und historische Daten über Pick-Ups in Mews Power BI zu integrieren. Sie nehmen auch an Beta-Tests der neuen KI-Agenten auf Mewsteil, die die Front-of-House-Teams dabei unterstützen, schnellere und sicherere Entscheidungen zu treffen und gleichzeitig die volle Kontrolle über das Gästeerlebnis zu behalten. Gemeinsam werden diese Schritte das Team dabei unterstützen, die Betriebsabläufe zu erweitern, das Gästeerlebnis zu verbessern und weiterhin einen direkten Service zu bieten und gleichzeitig die digitale Effizienz zu steigern.