Wie das La Fonda Heritage Hotel mit Mews die Check-in-Zeit um 40% verkürzte

Das Ziel

Historisches Juwel im Herzen von Marbella

Das La Fonda Heritage Hotel in der Altstadt von Marbella ist ein raffinierter Rückzugsort, an dem historischer Charme auf modernen Luxus trifft. Das Hotel ist in einem restaurierten Gebäude aus dem 16. Jahrhundert untergebracht und zeichnet sich durch Eleganz, Authentizität und eine enge Verbindung zur lokalen Kultur aus.

Ein stolzes Mitglied von Relais & Châteauxmit zwei Restaurants und einer Bar auf dem Dach, stellt La Fonda Gastronomie und Service in den Mittelpunkt des Gästeerlebnisses. Von durchdachten Details bis hin zu einem persönlichen Ansatz spiegelt jede Interaktion das Engagement des Teams für aufmerksame Gastfreundschaft mit hohem Kontaktfaktor wider.

"Außergewöhnliche Gastfreundschaft bedeutet, die Bedürfnisse der Gäste zu erkennen, noch bevor sie sie äußern, und einen maßgeschneiderten Service mit Herz, Präzision und Anmut zu bieten", sagt Matteo Consalvo, Manager.

Die Herausforderung

Altsysteme behinderten Gästeerlebnisse mit hohem Wiedererkennungswert

Hinter der Schönheit der historischen Mauern des La Fonda wurden die Betriebsabläufe und der Service für die Gäste durch ein veraltetes PMS behindert.

"Unser altes PMS war starr, komplex und zu sehr auf manuelle Prozesse angewiesen", erinnert sich Matteo. "Die Berichterstattung war umständlich, die Integrationen waren begrenzt und es fehlte insgesamt an Effizienz."

Alltägliche Aufgaben erforderten unnötigen Aufwand und ließen wenig Raum für Flexibilität. Für eine Unterkunft, die sich darauf konzentriert, maßgeschneiderte Erlebnisse zu bieten, entsprach das System einfach nicht ihrem Anspruch.

"Wir brauchten eine moderne, Cloud-basierte Lösung, die unsere Arbeitsabläufe rationalisiert und es uns ermöglicht, uns mehr auf die Bereitstellung außergewöhnlicher Gästeerlebnisse zu konzentrieren."

Die Lösung

Gastorientiertes Managementsystem mit unübertroffener Flexibilität

Das La Fonda wählte Mews , weil es alle Kriterien des Hotels erfüllte. Die Benutzerfreundlichkeit war entscheidend. Die Automatisierung sollte sinnvoll und nicht oberflächlich sein. Und das System musste ein Ecosystem von Integrationen unterstützen, statt isoliert zu arbeiten.

Genauso wichtig war die Flexibilität. Als luxuriöse, denkmalgeschützte Unterkunft mit einem ausgefeilten Gastronomie- und Veranstaltungsangebot benötigte das La Fonda eine Technologie, die sich anpasst, ohne das Hotel in standardisierte Prozesse zu zwingen, die nicht seiner Identität entsprechen.

Das Onboarding

Persönliche Schulung und praktische Unterstützung ermöglichten einen reibungslosen Übergang

Bei der Einführung eines neuen Managementsystems geht es ebenso sehr um die Menschen wie um die Technik, vor allem in einem luxuriösen Umfeld, in dem die Service-Standards wenig Raum für Störungen lassen. Bei La Fonda wurde der Übergang zu Mews so gestaltet, dass vom ersten Tag an Klarheit, Vertrauen und Kontinuität im Vordergrund standen.

Vor der Markteinführung trainierten die Mitarbeiter in einer speziellen Demoumgebung ( Mews ), in der sie ohne Risiko reale Szenarien üben konnten. Unterstützt durch Mews University und klaren, schrittweisen Online-Ressourcen konnte das Team die Arbeitsabläufe im Voraus beherrschen, Fehler minimieren und abteilungsübergreifende Konsistenz schaffen.

Die größte Herausforderung war nicht, etwas Neues zu lernen, sondern alte Gewohnheiten loszulassen. "Die größte Herausforderung war das Change Management und die Anpassung langjähriger Gewohnheiten, aber die Klarheit und Logik des Systems haben unseren Mitarbeitern geholfen, sich schnell anzupassen", erklärt Matteo.

Praktische Schulungen in Kombination mit laufender Unterstützung erwiesen sich als besonders wertvoll für Teammitglieder, die mit der neuen Technologie weniger vertraut sind. Aus anfänglichem Zögern wurde schnell Zuversicht.

Die Ergebnisse

Effizienz hinter den Kulissen, Exzellenz an jedem Kontaktpunkt

Heute, Mews PMS, Mews Payments und Mews POS bilden das unsichtbare Rückgrat von La Fonda. Hinter den Kulissen sind die Betriebsabläufe intelligenter, schneller und genauer. An der Rezeption erleben die Gäste ein nahtloses Erlebnis bei der Anreise, müheloses Bezahlen und erstklassigen Service an jedem Kontaktpunkt. 80% weniger Fehler bei der Zuweisung von Zimmern und der Abrechnung Durch die Automatisierung der Zuweisung von Zimmern und der Abrechnung wurden die manuelle Handhabung und das Risiko menschlicher Fehler um bis zu 80% reduziert. 40% schnelleres Einchecken Vor Mewswar das Einchecken ein manueller, zeitintensiver Prozess. Anstatt sich auf die Gäste zu konzentrieren, überprüften die Mitarbeiter an der Rezeption manuell die Reservierungen, gaben die Daten der Gäste ein und bearbeiteten die Zahlungen, während die Warteschleifen immer länger wurden.

"Nach der Implementierung von Mewswird ein Großteil des Check-in-Prozesses digital über Online Check-in und vorautorisierte Zahlungen abgewickelt", sagt Matteo. "Die Gäste kommen bereits registriert an, was die Zeit an der Rezeption erheblich verkürzt und es dem Personal ermöglicht, sich auf den Service statt auf die Verwaltung zu konzentrieren." Seit der Implementierung von Mewshat das La Fonda:

• 40% schnellerer Check-in mit Online Check-in, automatischer Zuweisung von Zimmern und Abrechnung 
• 15 Minuten pro Check-in gespeichert

Nahtlose Zahlungen und MwSt-konforme Abrechnungen Mit Mews Paymentshat La Fonda einen der komplexesten und fehleranfälligsten Betriebsabläufe im Gastgewerbe rationalisiert.

Die Verwaltung von Vorabgenehmigungen, Zahlungen und Rückerstattungen ist jetzt zentralisiert, sicher und transparent. Gleichzeitig sorgt das System für eine vollständige Regelkonformität mit den spanischen MwSt-Anforderungen, wodurch der Verwaltungsaufwand reduziert und gleichzeitig das Vertrauen und die Genauigkeit im Team erhöht wird. Eine reibungslosere digitale Anreise der Gäste - und messbare Auswirkungen auf das Geschäft Von der Kommunikation vor der Anreise über den Online Check-in bis hin zum kontaktlosen Bezahlen hat Mews die digitale Anreise der Gäste im La Fonda verbessert, ohne den persönlichen Service zu beeinträchtigen. Die Gäste heben in ihrem Feedback immer wieder die einfache Anreise und Abreise hervor. Seit der Implementierung von Mewshat La Fonda:

• 0,3-0,5 Punkte mehr bei den Bewertungen der Gäste
• 10-15% mehr wiederholte Buchungen

Die Mitnahme

Moderne Systeme, einzigartige Markenidentität Für historische und luxuriöse Unterkünfte muss die digitale Transformation nicht bedeuten, dass sie ihre Identität aufgeben müssen. La Fonda beweist, dass Technologie mit dem richtigen Partner die Betriebsabläufe verbessern und gleichzeitig die Authentizität bewahren kann. "Es geht darum, die richtige Balance zwischen modernen Innovationen und dem zeitlosen Erlebnis echter, persönlicher Gastfreundschaft zu finden", sagt Matteo.

Sein Rat an andere Unterkünfte von Relais & Châteaux, die ein neues System in Erwägung ziehen? "Mit Mewskannst du deine Betriebsabläufe und das Gästeerlebnis auf sinnvolle und messbare Weise verbessern, ohne dabei das Wesentliche zu verlieren, das deine Unterkunft einzigartig macht."