Wie intelligente Hoteltechnologie WestCord Hotels transformiert hat

Die große niederländische Hotelkette nutzt agile Technologie zur Digitalisierung der Arbeitsprozesse, vom Housekeeping bis hin zu Reservierungen.

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35 % der Gäste checken online ein

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100 % papierfreies Housekeeping

Time

4 Minuten Zeitersparnis pro Check-in

Über WestCord Hotels

WestCord Hotels ist eine niederländische Hotelkette, die bereits seit 1968 Gäste beherbergt. Zur Marke gehören 15 Hotels, über die Niederlande verteilt und mit Standorten in zentralen Citylagen wie in Amsterdam, aber auch in ländlichen Regionen.

Neben dem Angebot außerordentlicher Gastlichkeit ist Nachhaltigkeit ein zentrales Anliegen für WestCord Hotels. Die Hotels der Gruppe sind Green Key-zertifiziert, und in den letzten Jahren wurden eine große Zahl umweltschonender Praktiken eingeführt. Beim Wechsel des Property Management Systems war der Übergang zur nachhaltigen Hotellerie ebenso wichtig wie die Nutzung der Technologie für eine effizientere und persönlichere Gästebetreuung.

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WestCord räumt auf, mit Hilfe der Leviy Integration

Herausforderung

WestCord Hotels wollte eine komplett papierfreie Arbeit des Housekeeping-Teams erreichen, als Teil der Zielsetzung in Sachen Nachhaltigkeit. Weitere Ziele waren eine bessere Kommunikation und höhere Effizienz des Teams.

Lösung

Durch die Verknüpfung mit Leviy über Mews Marketplace hatte WestCord sofort Zugang zu dieser spezialisierten Housekeeping-Software. In der App sehen die Reinigungskräfte, wann Gäste auschecken und welche Räume gereinigt werden müssen, und der verantwortlche Manager weiß, wo die Mitarbeiter gerade arbeiten und welche Räume geprüft werden können.

Resultat

• Das Housekeeping-Team arbeitet nun vollständig papierfrei
• Beträchtliche Zeiteinsparungen durch schnelle digitale Kommunikation
• Das komplette Onboarding und Training mit Leviy dauerte weniger als zwei Wochen

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"Einer der größten Vorteile von Leviy ist die schnelle Verknüpfung. Es gibt viele Optionen, aber schon mit den Grundfunktionen arbeitet das System gut und ist einfach zu bedienen, es erfüllt unsere Anforderungen.“

Frank Tuhusula
Geschäftsführer, WestCord Fashion Hotel

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Eine flexibles und außerordentliches Gasterlebnis

Herausforderung

Üblicherweise läuft der Gastaufenthalt nach einem starren Schema ab und wird durch Transaktionen bestimmt. Das bedeutet lange Schlangen an der Rezeption zu Stoßzeiten und Mitarbeiter, die mit unpersönlichen Verwaltungsaufgaben viel Zeit verlieren.

Lösung

Mews Guest Journey ermöglicht es WestCord, eine dynamische und personalisierte Gasterfahrung zu bieten. Viele Gäste checken bereits vor der Ankunft online ein, während das Empfangsteam flexibel ist und Gäste andernorts im Haus in angenehmer Umgebung entspannt einchecken kann – und dies gilt auch für das Auschecken.

Resultat

• 35 % der Gäste checken online ein
• Die durchschnittliche Zeit beim Check-in konnte von sechs auf zwei Minuten reduziert werden
• Rechnungen können mobil von überall her beglichen werden, Gäste können also die Schlange an der Rezeption beim Check-out vermeiden

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"Check-out und Abrechnung gehen wirklich schnell, das ist angenehm für uns und unsere Gäste. An einem Tag mit vielen Check-outs kann ich Gäste beim Frühstück begrüßen und mit ihnen plaudern. Ich kann von Tisch zu Tisch gehen und die Abrechnung sofort auf meinem Telefon durchführen, bevor oder nachdem sie gegessen haben. Die Gäste sind begeistert, weil sie nicht mehr Schlange stehen müssen.“

Frank Tuhusula
Geschäftsführer, WestCord Fashion Hotel

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Zeitersparnis, von der Mitarbeiter und Gäste profitieren

Herausforderung

Mit herkömmlicher Hotelsoftware sind die Mitarbeiter unnötig lange mit manuellen Routineaufgaben beschäftigt, oft bleibt wenig Zeit für wichtige andere Aufgaben wie die Gästebetreuung.

Lösung

Mews automatisiert viele der Verwaltungsaufgaben, die bisher für die Mitarbeiter besonders zeitaufwändig waren. Da Nachtaudits nicht mehr nötig sind, kann zum Beispiel der Nachtmanager nun die Frühschicht vorbereiten, und Mitarbeiter können die freigewordene Zeit den Gästen widmen.

Resultat

• Durch Automation wird das Equivalent der Arbeitszeit eines Reservierungsmitarbeiters pro Hotel eingespart, die Mitarbeiter haben mehr Zeit, sich um die Gäste zu kümmern
• Signifikante Zeiteinsparungen in einer Reihe von Abteilungen, im Ergebnis sind die Teams besser vorbereitet und effizienter

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"Meine Mitarbeiter sind zu Schichtbeginn besser vorbereitet. Die Verteilung der Zimmer klappt besser, man weiß, welche Gäste kommen und warum. Es gibt mehr Interaktion zwischen Hotel und Gästen, schon vor deren Ankunft.“

Frank Tuhusula
Geschäftsführer, WestCord Fashion Hotel

Integrationen im Fokus

WestCord Hotels verwenden eine Reihe von Integrationen, vom Revenue Management bis zum Management.

Leviy

Leviys Housekeeping-Lösung für Hotels ist eine essenzielle App zum Management und zur Digitalisierung täglicher Arbeitsabläufe. Gib deinem Team in Echtzeit Überblick über Prozesse, Handlungsschwerpunkte, Planung und Bestellungen. Kein Warten, kein Papierkram, kein Herumlaufen und keine ständigen, störenden Anrufe: nur ein vernetzter und zusammengefasster täglicher Ablauf.

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“Wir sind jetzt effizienter. Am Morgen die Liste für die Housekeeper zu erstellen und dann die Reinigung nachzuverfolgen ist einfach und geht schnell. Wir nutzen auch die Wartungs- und Fundbüro-Funktionen, das ist großartig, du kannst Fotos machen und dann Aufgaben bestimmten Mitarbeitern zuweisen.“

Frank Tuhusula, Geschäftsführer, WestCord Fashion Hotel

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"Was mir an Mews richtig gut gefallen hat ist zu sehen, dass die junge Generation, die 16-oder 17-jährigen Studenten, das System wegen seiner logischen Abläufe sofort verstanden haben.“

Frank Tuhusula
Geschäftsführer, WestCord Fashion Hotel

Ein Blick voraus

Im Mai 2021 eröffneten WestCord Hotels ihr vorerst letztes Haus in der wunderschönen Stadt Groningen. Mit der zunehmenden Öffnung der Welt wird das Team Ausschau halten nach neuen Möglichkeiten, sich mit seinem Hotelkonzept abzuheben, um wieder die vor der Pandemie üblichen Belegungszahlen zu erreichen.

Nachhaltigkeit wird nach wie vor ein zentraler Faktor bei diesen Entscheidungen sein, ebenso beim Überdenken der Abläufe, um ein effizientes Arbeiten zu gewährleisten. Was das Marketing angeht, hier konzentriert man sich weiter auf niederländische Kunden sowie Gäste aus den Nachbarländern, die per Auto oder Bahn anreisen können.

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