Dazia Capital gestiona más de 1.300 alojamientos para estancias de larga duración bajo la marca Calido Living en toda España. El Untermühle de Jordan'es un hotel balneario de gestión familiar en Alemania. Están en mercados distintos y operan a escalas diferentes, pero comparten el mismo reto subyacente en lo que respecta a la recaudación de ingresos.
Para Dazia Capital, el problema estaba en el lado del cliente. Cientos de huéspedes con ciclos de facturación mensuales, a los que hay que cargar puntualmente, volver a intentar cargar si falla y hacer un seguimiento durante todo el proceso. Lleva mucho tiempo, es propenso a errores y supone un riesgo real para el flujo de caja.
En el caso de Jordan's Untermühle, el problema surgió después de que se emitieran las facturas. El seguimiento de las transferencias bancarias, el cobro de los pagos atrasados y la reconciliación de todo ello con la factura correspondiente se hacían manualmente en varios sistemas.
Ambos problemas se solucionaron de la misma manera: con el sistema de gestiónMews.
Dazia Capital puso a prueba los pagos periódicos y Untermühle, de Jordan', probó la gestión de cuentas pendientes de cobro. Son dos características que se ejecutan dentro del mismo sistema de gestión en el que ya se gestionan las reservas y la facturación. Que no haya herramientas sueltas. Sin flujos de trabajo duplicados.
Automatizar el ciclo de pagos para estancias de larga duración
Para los hoteles que acogen a huéspedes con una estancia de larga duración, el pago no es'un momento concreto, sino'un proceso. A los clientes con planes mensuales hay que cargarles periódicamente, y esto tiene que hacerse de forma fiable en cientos de unidades sin que los equipos tengan que gestionar cada ciclo a mano.
Con «Pago periódico», Dazia Capital trasladó todo ese proceso a Mews. Los cargos se cargan automáticamente en los métodos de pago tokenizados, según lo programado, dentro del sistema de gestión. El equipo de recepción dejó de gestionar un proceso de pago. Simplemente configuraron los pagos periódicos y Mews se encargó del resto. Te ahorra más o menos una hora al día y garantiza unos ingresos importantes para la empresa con una periodicidad fiable. Todo ello con una intervención mínima.
"Una estancia de larga duración implica que el pago nunca es algo que se hace de una sola vez. Antes de que existieran los pagos periódicos, siempre tenía que haber alguien al tanto de todo. AhoraMewsse encarga del ciclo. Lo configuramos con permisos específicos y lo dejamos funcionando en segundo plano; en realidad, solo nos damos cuenta de que está ahí cuando llega el dinero. Ahora estamos recuperando un tiempo muy valioso: el pago periódico nos ahorra unos cuatro días laborables completos al mes, ya que ya no tenemos que estar persiguiendo a los huéspedes. Recurring Payments nos ahorra unos cuatro días laborables completos al mes, ya que ya no tenemos que estar persiguiendo a los huéspedes." – Guillermo Rodríguez, director de operaciones, Dazia Capital
¿Ya gestionas estancias de larga duración, abonos al gimnasio u otros servicios de suscripción? Descubre cómo empezar a utilizar los pagos periódicos.
Reducir la brecha en las facturas
Ir detrás de las facturas puede ser una de las partes más frustrantes de la jornada de un equipo de finanzas. Los ingresos ya se han obtenido. La estancia ya ha terminado, el cliente se ha ido y, en algún lugar de una hoja de cálculo, hay'una factura que no se ha'movido. Nuestra investigación reveló que el intervalo medio entre la finalización de la compra y la emisión de la factura es de entre siete y ocho días, lo que retrasa considerablemente el cobro antes incluso de que haya comenzado el proceso de pago.
Jordan's Untermühle puso en marcha el sistema de cuentas pendientes de cobro para solucionar precisamente eso.
El módulo de cuentas por cobrar automatiza todo el ciclo «de la factura al cobro», desde la emisión hasta los recordatorios de factura, los cobros y la conciliación.
Las facturas se emiten automáticamente al cerrar un folio, lo que elimina por completo el retraso. Los recordatorios se envían y los pagos se reciben a través de un IBAN específico, y se reconcilian automáticamente con las facturas correspondientes —incluidas las transferencias parciales y masivas— sin necesidad de intervención manual.
Ahora el departamento de finanzas tiene una visión en tiempo real de lo que'ha pagado, lo que está pendiente y lo que está atrasado. El resultado es que se dedica menos tiempo a perseguir los cobros, estos se recaudan más rápido y el equipo de finanzas puede ver en qué estado se encuentra cada factura.
«¿Cuál es la mayor ventaja, además del tiempo que te ahorras y los ingresos que obtienes? ', es el espacio mental que te devuelve. Todo funciona a la perfección en segundo plano, así que puedo centrarme en tareas más importantes en lugar de estar todo el rato comprobando y volviendo a comprobar."Niclas Jordan, responsable de operaciones
El resultado
Eran dos empresas con dos problemas distintos. Sin embargo, el resultado fue el mismo: un sistema de recaudación de ingresos que funciona de forma automática.
Dazia Capital automatizó su ciclo de pagos para cientos de clientes de estancias de larga duración. La empresa Untermühle, de Jordan', ha eliminado el trabajo manual que había entre la factura y el cobro. Juntos, muestran cómo los pagos periódicos y la gestión de cuentas por cobrar integran flujos de trabajo complejos en un único sistema de gestión, para que los equipos puedan cobrar los ingresos más rápido y con menos esfuerzo, sea cual sea la escala.
Los «Pagos periódicos» y las «Cuentas por cobrar» son dos de las novedades que forman parte de un conjunto más amplio delanzamientos de Mews. Más información sobre la contabilidad de clientes pendientes de cobro