Departamento de limpieza, mantenimiento, recepción, restauración, energía, software hotelero, etc. Nos quedamos sin aire con solo hacer el listado de los gastos operativos que todos estos departamentos conllevan.
Puede resultar difícil hacer el seguimiento correcto de tantos costes operativos como también encontrar un equilibrio para que estos gastos no exploten por los aires.
¿Nos tenemos que preocupar por captar reservas a tope y mantener el hotel con una ocupación del 100%? No exactamente.
Mejor, vamos a desglosarlos y a repasar algunos indicadores de rentabilidad que nos ayudarán a revisar nuestros costes, y corregirlos si es necesario.
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¿Qué son los costes operativos de un hotel?
Los costes operativos de un hotel son todos los gastos que están involucrados en la gestión y el mantenimiento de un hotel.
Cada departamento tiene unos gastos y unos ingresos propios. Y el cálculo principal para revisar si estamos obteniendo beneficios por departamento o si, por el contrario, debemos recortar por algún sitio, consiste en restar los gastos de cada departamento a sus ingresos. De esta manera obtendremos lo que se denomina beneficio bruto operativo o GOP por sus siglas en inglés Gross Operation Profit.
El GOP es un indicador financiero que mide la rentabilidad y el desempeño del hotel en general o, de cada uno de sus departamentos.
Y para calcular el GOP, debemos primero desglosar nuestros costes operativos.
¿Cuáles son los gastos operativos de un hotel?
Los gastos operativos de un hotel se pueden dividir en dos categorías principales: fijos y variables.
Gastos fijos
Los gastos fijos son los que se mantienen a lo largo del tiempo sin están directamente influenciados por ciertas variables como porcentaje de ocupación, temporada, o incluso, si el hotel está abierto o cerrado durante alguna temporada. Los costos fijos pueden cambiar (y cambian) con el tiempo, pero generalmente son estables y predecibles, lo que los hace más fáciles de administrar que los costos variables.
Los gastos fijos de un hotel son:
- Nóminas de personal en contrato fijo
- Alquiler
- Impuestos
- Hipotecas o préstamos
- Servicios de telefonía o internet
- Seguros
- Contratación de Software de gestión hotelera
Gastos variables
Los gastos variables fluctúan dependiendo de cuántos huéspedes se alojen en el hotel. Cuanto mayor sea la tasa de ocupación, mayores serán los costes variables y viceversa.
Estos gastos serán los que vamos a poder controlar a la hora de reducir costos.
Los gastos variables incluyen:
- Suministros de limpieza y lavandería
- Comisión de agencias de viajes en línea (OTAs)
- Comisión por algunos servicios (tarjeta de crédito, pasarelas de pago, etc.)
- Salarios por hora
- Gastos de mantenimiento
- Servicios de electricidad, gas, agua, etc. (éstos también podrían considerarse como semi variables ya qué constan de una parte fija y una variable)
- Marketing y publicidad
Ya tenemos identificados nuestros gastos operativos y también sabemos el cálculo principal que debemos hacer para saber si estamos ganando dinero.
Ahora vamos a calcular algunos costes con más detalle:
Coste por habitación ocupada (CPOR)
Conocer el coste promedio por habitación ocupada en el hotel es fundamental para gestionar correctamente nuestros gastos operativos.
El CPOR (Cost per Occupied Room) tiene en cuenta los costos fijos y variables y nos indica cuánto cuesta tener una habitación ocupada, por lo tanto, nos indica la rentabilidad de cada habitación.
El CPOR se calcula dividiendo los costos totales del departamento de habitaciones entre el total de habitaciones vendidas.
CPOR = Coste total de habitación / Total de habitaciones vendida.
Coste por habitación disponible (CostPAR)
Así como conocer cuánto le cuesta el hotel llenar cada habitación, es interesante conocer el CostPar que nos indicará cuánto nos cuesta en promedio cada habitación que tenemos disponible a la venta.
El CostPar (Cost per Available Room) se calcula dividiendo los costos totales del departamento de habitaciones entre el total de habitaciones disponibles.
CostPAR: Coste total de habitación / Total de habitaciones disponibles
Coste de captación de huéspedes (GAC)
El costo de captación de huéspedes es otra variable interesante queremos tener en cuenta a la hora de calcular nuestros costes operativos.
El GAC es el costo que pagará nuestro hotel para captar nuevos huéspedes.
Para calcular el coste medio de captación de huéspedes de tu hotel, dividimos el importe total gastado en actividades de captación de huéspedes (gastos de acciones de marketing, comisiones de agencias, gastos relacionados con el motor de reservas, etc.) entre los ingresos totales por la venta de habitaciones.
GAC = Costes de adquisición / Total de ingresos por habitación x 100
Para finalizar, debemos conocer si estamos obteniendo ingresos por cada habitación disponible. De nada serviría conocer nuestros gastos operativos si no sabemos si obtenemos ingresos por la venta de nuestras habitaciones.
Como ves, este rompecabezas tiene muchas piezas, y cada pieza es una fórmula que debemos conocer. Pero con el tiempo, y luego de mucho calcular, verás que todas las piezas encajan.
Pasemos al siguiente paso que es calcular nuestros ingresos por cada habitación disponible (RevPar o Revenue per Available Room)
Ingresos por cada habitación disponible (RevPar)
El RevPar puede ayudarnos a tomar decisiones importantes con respecto a los precios ya que contempla la tarifa promedio de nuestras habitaciones y la ocupación.
Para calcular el RevPar debemos conocer la tarifa media diaria de las habitaciones (ADR o Average Daily Rate) y la tasa de ocupación (OR o Occupancy Rate) en cuestión:
ADR = Ingresos de la habitación / Habitaciones vendidas
OR = Total de habitaciones llenas / Total de habitaciones disponibles
El producto de estos dos valores nos llevará a calcular el RevPar:
RevPar = Tarifa media diaria de la habitación x Tarifa de ocupación
Gracias a estos datos, el RevPar nos proporcionará información sobre si se deben ajustar los precios por habitación, o si necesitamos ajustar los costos operativos.
¿Cómo reducir los costes operativos de un hotel?
Empecemos por una premisa importante:
A la hora de decidir reducir los costes operativos de nuestro hotel debemos considerar si esto puede afectar de manera significativa la calidad de nuestros servicios y la consecuente experiencia de nuestros huéspedes.
Dicho esto (luego no digas que no te he alertado), vamos a repasar cuatro formas de reducir los costos operativos, tanto fijos como variables:
1. Reconsidera los costes de adquisición de huéspedes
Hemos hablado sobre cuánto le cuesta al hotel captar un huésped nuevo, si consideras que estos costes son muy elevados deberías volver a crear una estrategia donde se pudieran reducir.
Debemos revisar todos los gastos que suponen este trabajo, como, por ejemplo, la comisión a las agencias en línea (OTAs) o nuestros costes de distribución, y a la vez, debemos intentar aumentar nuestras reservas directas, porque ya sabemos que los huéspedes que reservan de manera directa conllevan menores costos de adquisición.
2. Elige tecnología que te permite ahorrar
Hoy en día, automatizar procesos es una práctica casi obligatoria en todos los hoteles. No solamente para ahorrar en nóminas, sino también para satisfacer esa necesidad de inmediatez que tiene la mayoría de nuestros huéspedes.
Si trabajamos con un software hotelero que nos permita automatizar aquellos procesos repetitivos cómo hacer check in y check out en línea, disponer de un conserje virtual, o incluso, nos proporcione un motor de reservas con su página web, entre otras características, va a significar un gran ahorro.
3. Presta atención a los gastos energéticos
Los altos costos de electricidad son otro de los principales contribuyentes al aumento de los gastos operativos.
Empezamos conociendo el consumo medio de energía de nuestro hotel durante las horas pico o cualquier patrón que implique recibir alta facturas de luz. Ahora, vamos a implementar estrategias para el ahorro energético.
El siguiente paso será buscar nuevas tecnologías que sean más eficientes energéticamente. Como pueden ser reemplazar las bombillas tradicionales por bombillas LED y colocar sensores de ocupación en las habitaciones que apagarán el aire acondicionado cuando se abra una ventana, o la luces cuando la habitación esté vacía.
También podemos implementar sensores de movimiento en los pasillos y algunas zonas comunes.
Si quieres conocer otras formas de ahorrar en energía, un tienes muchas ideas en este artículo.
4. Redistribuye y capacita al personal
Las nóminas son el costo operativo más importante de nuestro hotel, por lo tanto, debemos gestionarlo de manera eficiente.
Contratar la cantidad ideal de personal en las diferentes temporadas es todo un desafío. Tener demasiados empleados en nómina agotarán nuestro presupuesto, pero tener pocos bajará nuestra calidad de servicios.
Aunque, aprender a trabajar con un equipo reducido y multidisciplinar puede reducir mucho el gasto en nóminas.
Conclusión
Hemos visto que tener en cuenta los gastos operativos de nuestro hotel no es una tarea sencilla. Hay muchas variables a tener en cuenta, pero también muchos indicadores que nos ayudarán a gestionar nuestros costes de manera práctica y realista.
Como buenos administradores que somos de nuestro hotel, debemos considerar tanto adónde se va a nuestro dinero, como la manera de incrementar nuestros beneficios.
Porque no se trata de tener el hotel lleno, si no de encontrar equilibrio entre ocupación, tarifa promedio y gastos operativos.
Todo un desafío.
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