Todo sobre el proceso de registro de llegada en el hotel

12 mar 2024   •  4 min de lectura

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Eva Lacalle

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“La primera impresión es la que cuenta”, esto vale para la vida en general pero cuando hablamos del sector de alojamiento su importancia se acentúa aún más. La forma en la que se maneja todo el proceso de registro de llegada en el hotel puede afectar directamente la satisfacción general de tus huéspedes y las reseñas que dejarán al final de su estancia.

En este artículo, exploraremos todo lo que necesitas saber sobre el registro de llegada, qué es, por qué es tan importante para tu hotel, cuáles son los pasos para que sea lo más eficientemente posible y cómo la tecnología puede ayudarte a conseguirlo.

Vamos a por ello.  

¿Qué es el proceso de registro de llegada en un hotel?

El proceso de registro de llegada o check-in es ese momento clave en que los huéspedes llegan a tu hotel y completan lo que sea necesario para conseguir la llave de acceso a su habitación.

En otras palabras, es esa primera interacción que puede determinar cuál será la impresión que se expandirá al resto de su estancia.

A muchos de nosotros, lo que se nos viene a la mente cuando hablamos del check-in, es esa imagen tradicional que consiste en: una recepción, una fila, papeles que llenar, más datos que llenar, algunas normas sobre el hotel, y, por fin, obtener la esperada llave para ingresar a la habitación.

En esta imagen tradicional, es clave el personal del hotel para conseguir que el check-in sea lo más agradable posible.

Hoy en día, todo este proceso puede verse muy diferente. La tecnología ha hecho que muchos hoteles den un salto en eficiencia y rapidez al momento de realizar sus check-in. Más adelante veremos en detalle cómo la tecnología puede ayudarte a optimizar este proceso.

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La importancia del registro de llegada en la experiencia del cliente

El check-in es mucho más que un trámite administrativo, es ese primer punto de contacto directo entre el huésped y tu hotel. La manera en la que se gestiona todo este proceso puede tener un impacto significativo en el nivel de satisfacción general del huésped.

Un proceso desorganizado, lento e impersonal puede afectar negativamente la percepción del huésped, antes incluso que haya llegado a su habitación. Por otro lado, una experiencia de llegada amigable, rápida, y fácil puede dar una sensación de bienvenida inmediata.

Dicho de otra manera, este proceso puede afectar los comentarios que dejará el huésped, su deseo de regresar al hotel y si lo recomendará o no a sus conocidos.

Además, el registro de llegada ofrece una oportunidad para recopilar información sobre las preferencias y necesidades específicas de cada huésped. Esta información puede utilizarse para personalizar aún más su experiencia durante su estancia, y para dar forma a las estrategias de marketing 

Pasos clave para un registro de llegada eficiente

A continuación, encontrarás algunos pasos clave para lograr un proceso de registro fluido y sin contratiempos desde el momento en que los huéspedes ponen un pie en el hotel, o incluso desde antes:

  • Tecnología de check-in rápido: Implementar tecnologías como quioscos de auto check-in o aplicaciones móviles que permitan a los huéspedes realizar el check-in solos y acceder a su habitación sin tener que pasar por la recepción puede mejorar la eficiencia y la comodidad.
  • Pre-check-in online: Si no se tiene lo mencionado en el punto anterior, sería interesante permitir a los huéspedes completar parte del registro antes de su llegada. Esto incluye proporcionar información personal, preferencias de habitación y detalles de pago de forma online, para agilizar todo el proceso.
  • Recepción eficiente: Cuando los huéspedes llegan al hotel, es clave que el personal de recepción esté preparado para recibirlos de manera rápida y agradable. Se recomienda siempre buscar mantener las líneas de espera cortas y tener suficiente personal disponible durante los períodos de mayor actividad.
  • Personalización: Utilizar la información recopilada durante el proceso de registro para personalizar lo más que se pueda la experiencia del huésped. Esto puede incluir ajustes en la habitación según las preferencias individuales, como la elección de almohadas, así como ofrecer servicios adicionales que se ajusten a sus necesidades o gustos.
  • Comunicación clara: Proporcionar a los huéspedes información clara y concisa sobre las políticas del hotel, los servicios disponibles y cualquier otra información relevante puede ayudar a evitar confusiones y garantizar una experiencia sin problemas.

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Cómo la tecnología nos permite optimizar el registro de llegada de un hotel

Gracias a las innovaciones tecnológicas, ahora es posible optimizar este proceso de diversas maneras, brindando a los huéspedes una mejor experiencia. Veamos algunas de las tecnologías clave que están transformando el registro de llegada en los hoteles: 

Check-in online

Este tipo de check-in ofrece a los huéspedes la conveniencia de completar el proceso de registro directamente online desde sus dispositivos, incluso antes de llegar al hotel. De esta manera, los huéspedes pueden ahorrar tiempo que de otro modo gastarían esperando en la recepción, lo que les brinda una experiencia más cómoda y conveniente.

Además, el check-in online ofrece a los huéspedes la libertad de elegir su hora de llegada y les permite acceder a información importante, como las instrucciones de llegada y los servicios disponibles, todo desde la comodidad de sus dispositivos.  

Quioscos de autoservicio

Estos quioscos, equipados con pantallas táctiles intuitivas y fáciles de usar, permiten a los huéspedes completar el proceso de check-in de manera rápida y eficiente, sin la necesidad de interactuar directamente con el personal de recepción.

Además, estos dispositivos pueden ofrecer información útil sobre el hotel, como mapas de la propiedad, detalles de los servicios disponibles y recomendaciones locales, todo ello de manera intuitiva y sencilla.

En resumen, los quioscos de autoservicio representan una herramienta muy útil para optimizar el proceso de registro de llegada y ofrecer una experiencia de alojamiento moderna y orientada al cliente. 

Aplicaciones móviles

Las apps, diseñadas específicamente para hoteles, son una poderosa herramienta para mejorar la experiencia del huésped, antes, durante y después de su visita al hotel.

Una de las características más destacadas es la capacidad de realizar el check-in de manera anticipada desde la comodidad de un dispositivo móvil. Esta funcionalidad no solo ahorra tiempo, sino que también les permite personalizar su llegada al hotel, seleccionando preferencias de habitación, agregando solicitudes especiales y proporcionando detalles de pago de forma rápida y segura.

Además, una vez que los huéspedes han completado el check-in, muchas de estas aplicaciones les permiten acceder a su habitación de forma remota, utilizando llaves digitales integradas que eliminan la necesidad de llevar tarjetas físicas.

También, las aplicaciones móviles ofrecen una variedad de funciones extras, como la capacidad de solicitar servicios adicionales, o recibir notificaciones importantes sobre su estancia. 

Chatbots y asistentes de voz

Estos sistemas, alimentados con inteligencia artificial, pueden proporcionar respuestas rápidas y precisas a las preguntas de los huéspedes, relacionadas con el proceso de registro o las instalaciones del hotel.

Al estar disponibles las 24 horas del día, los 7 días de la semana, garantizan una comunicación continua y eficiente con los huéspedes, sin importar la hora del día o la ubicación.

En pocas palabras, esta capacidad de automatizar tareas y proporcionar respuestas inmediatas mejora significativamente la experiencia del cliente durante el proceso de registro, al tiempo que libera al personal de recepción para enfocarse en otras tareas importantes.  

Conclusión

En resumen, como hemos visto, el registro de llegada en un hotel no es solo un trámite, sino un momento clave para impactar positivamente al huésped y sentar las bases para una estancia satisfactoria.

En este contexto, la tecnología ofrece una amplia gama de herramientas que pueden utilizarse para optimizar el proceso de registro, brindando a los huéspedes una experiencia más cómoda, rápida y agradable. ¿Ya has decidido qué sistema te gustaría instalar en tu hotel? 

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Autor

Eva Lacalle

Eva atesora más de una década de experiencia internacional en marketing, comunicación, eventos y marketing digital. Cuando no está trabajando, probablemente esté haciendo surf, bailando o explorando el mundo.

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