La destinazione
Un ostello per giovani viaggiatori costruito intorno alla connessione e alla comunità
L'Amistat Island Hostel Ibiza, che fa parte degli ostelli più famosi d'Europa, è noto per i suoi vivaci soggiorni incentrati sulla connessione e sulla comunità. Con strutture a Barcellona, Ibiza e presto anche a Budapest, Amistat unisce l'energia di un ostello ai comfort e al design moderni.
Destinazione popolare per i viaggiatori digitali, Amistat offre più di un posto dove dormire. Le terrazze sul tetto, le zone di coworking, le cucine comuni e le notti di karaoke sono progettate per creare incontri e ricordi.
Gli ospiti non se ne vanno solo con le foto dei tramonti di Ibiza, ma spesso guadagnano nuove amicizie e storie. Ecco perché il team di Amistat attribuisce un valore così alto alla guest Experience: che si tratti di un caloroso benvenuto alla reception, di una raccomandazione locale o di una chiacchierata informale che faccia sentire i viaggiatori apprezzati e conosciuti. Ogni interazione è un'opportunità per trasformare i visitatori della prima volta in ospiti fedeli.
La sfida
I sistemi tradizionali non erano in grado di offrire la flessibilità e il servizio a misura di ospite di cui Amistat aveva bisogno
Quando Amistat Ibiza ha aperto i battenti nel 2017, il team ha voluto fare di più che gestire un ostello standard: voleva creare una destinazione definita da connessioni autentiche, servizi impeccabili ed esperienze memorabili.
Ma il loro PMS tradizionale non era all'altezza del compito. Era pesante, lento e troppo rigido per gestire la flessibilità richiesta dagli ostelli, come la vendita di letti e camere in modo intercambiabile. Amistat aveva bisogno di una soluzione innovativa e intuitiva che potesse supportare la sua rapida crescita e automatizzare le attività di routine, permettendo al personale di concentrarsi su ciò che conta di più: creare interazioni significative con gli ospiti.
"Avevamo bisogno di una soluzione tecnologica che fosse in linea con la nostra visione - moderna, agile, incentrata sulla guest experience e con la capacità di scalare rapidamente - e Mews era chiaramente la soluzione migliore", afferma Juanma Moreno, direttore di Amistat. "L'approccio di Mews - cloud-native, automazione dei processi chiave come check-in, check-out e la facilità delle integrazioni - ci ha convinto fin dall'inizio."
L'apertura
Un onboarding senza problemi e senza stress: vivi con Mews in due giorni
Quando Amistat Ibiza è passata a Mews nel 2019, il team si è preparato a una curva di apprendimento ripida, dato che la maggior parte di loro non aveva mai utilizzato un PMS basato sul cloud. Ma con Mews, la transizione è stata più veloce e fluida di quanto ci si aspettasse. Dopo soli due giorni di formazione, l'ostello era operativo e due giorni dopo accoglieva i primi ospiti.
"L'onboarding con Mews è stato rapido e senza problemi, anche considerando che nessuno aveva esperienza nell'uso di una piattaforma cloud", ricorda Juanma. "Il processo di cambiamento è stato sorprendentemente semplice e ben strutturato, il che ha permesso un'implementazione senza attriti e ci ha dato un senso di controllo fin dal primo giorno."
La facilità di utilizzo di Mews è stata una rivelazione per Juanma, che prima di entrare in Amistat nel 2019 come receptionist era un'insegnante senza alcuna esperienza precedente nel settore dell'ospitalità. Nel corso degli anni ha imparato ogni aspetto dell'attività e ora ricopre il ruolo di direttore generale.
"Fin dall'inizio è stato un piacere lavorare con Mews perché è super intuitivo e visivo", spiega Juanma. "E l'adozione di Mews non si è limitata a cambiare il nostro software: ha trasformato il nostro modo di lavorare e ha dato potere al personale".
Invece di aspettare che siano i direttori a fornire le risposte, Juanma dice che il personale è incoraggiato a utilizzare le risorse di formazione integrate in Mews. "Puoi consultare i tutorial o i video e trovare da solo la soluzione, il che rende tutti proattivi, indipendenti e più sicuri del proprio ruolo".
"Fin dall'inizio è stato un piacere lavorare con Mews perché è super intuitivo e visivo. L'adozione di Mews non si è limitata a cambiare il nostro software, ma ha trasformato il nostro modo di lavorare e ha dato potere al personale".
I risultati
Operazioni più intelligenti, personale più felice e relazioni più forti con gli ospiti
A sei anni dall'adozione, Amistat considera Mews una parte del proprio DNA che ha trasformato le operazioni di front e back office.
"Mews' interfaccia intuitiva semplifica il check-in e il check-out, facendo risparmiare tempo ed elevando l'esperienza degli ospiti", afferma Juanma. "Nel back office, una visione centralizzata dell'occupazione, della fatturazione e dei flussi di lavoro consente di prendere decisioni più intelligenti e di gestire in modo più fluido anche più strutture. La comunicazione automatizzata e i profili centralizzati ci aiutano anche a personalizzare ogni soggiorno, rafforzando le relazioni con gli ospiti".
Il check-in da effettuare 6 volte più velocemente
Quando Amistat ha aperto, il check-in era un processo lungo e manuale che lasciava i clienti frustrati e il personale sommerso dalle scartoffie. Oggi, grazie ai chioschi Roommatik e all'integrazione delle chiavi QR con Mews, il check-in da effettuare è fino a sei volte più veloce. Gli ospiti arrivano, effettuano il check-in da un chiosco e ricevono un QR Code per entrare nella loro camera: nessuna fila, nessuna attesa.
Il turno è più che operativo. "Il momento del check-in è la connessione più importante con il cliente", afferma Juanma. "Invece di sbrigare le pratiche amministrative, il tempo che guadagniamo automatizzando il check-in lo possiamo dedicare alla chat e alle raccomandazioni locali. Gli ospiti si sentono subito accolti e questa prima impressione dà l'impronta a tutto il soggiorno".
98% di tasso di ritenzione del personale stagionale
Per Amistat, l'automazione non consiste nel tagliare i dipendenti, ma nel dare loro più potere. Eliminando le attività manuali e ripetitive, come il check-in e il check-out, il personale può concentrarsi sul rapporto con gli ospiti, creando un ambiente più rilassato e piacevole per tutti. L'impatto è misurabile: Il 98% del personale stagionale di Amistat Ibiza è tornato per un secondo anno, una cifra straordinaria in una destinazione dove il turnover è notoriamente elevato.
"Quando il team si sente a proprio agio, offre un servizio migliore", spiega Juanma. "E quando il servizio migliora, anche gli ospiti sono più felici. È un ciclo che va a vantaggio di tutti".
Flessibilità operativa
Gli ostelli sono dinamici per natura: un dormitorio può essere venduto letto per letto o come un'intera camera per una prenotazione di gruppo. I sistemi tradizionali non sono progettati per prenotazioni complesse, ma Mews le gestisce senza problemi.
"Il fatto di poter vendere per letto o per camera a seconda della prenotazione è essenziale per noi", dice Juanma. "È uno dei modi in cui Mews dimostra di comprendere il settore degli ostelli".
Miglioramenti continui
Ciò che più ha colpito Juanma in questi sei anni è il ritmo di innovazione di Mews. "Abbiamo riscontrato costanti miglioramenti, sia nella piattaforma che nelle nostre operazioni", afferma.
Anche i piccoli aggiornamenti hanno un grande impatto. Ad esempio, un compito un tempo frustrante come la correzione di un documento commerciale chiuso è ora risolvibile con un solo clic. Fatturazione, report e integrazioni automatizzate consentono di risparmiare ore di lavoro amministrativo ogni settimana. Queste ore non vengono messe da parte, ma reinvestite nell'esperienza degli ospiti.
"Mews ascolta", dice Juanma. "Abbiamo dato un feedback e abbiamo visto che quei suggerimenti si sono trasformati in vere e proprie funzionalità. Questo ci fa sentire parte del viaggio di Mews".
Ottimizzazione degli incassi
Anche la gestione degli incassi è diventata più intelligente. Con Atomize integrato in Mews, Amistat può regolare le tariffe in modo dinamico in base alla domanda, alla concorrenza e ai fattori di mercato.
"Ci aiuta a perfezionare la nostra strategia senza aggiungere complessità al team", spiega Juanma. "Garantisce che i nostri letti siano venduti al prezzo giusto e al momento giusto".
"Mews ascolta. Abbiamo dato un feedback e abbiamo visto i nostri suggerimenti trasformarsi in vere e proprie funzionalità. Questo ci fa sentire parte del viaggio di Mews".
Il futuro
Espansione a Budapest con operazioni scalabili e multi-proprietà gestite da Mews
Il prossimo progetto di Amistat è molto interessante: trasformare un hotel a 4 stelle di Budapest in un ostello. Come per Ibiza e Barcellona, Mews si occuperà delle operazioni e del servizio agli ospiti della nuova proprietà.
"Ciò che apprezziamo di più di Mews è la sua capacità di adattarsi rapidamente alle mutevoli esigenze del settore alberghiero e della nostra attività", afferma Juanma. "Durante la nostra espansione, la possibilità di gestire più strutture con un'unica interfaccia e con una visibilità e un controllo totali è la chiave per mantenere i nostri standard operativi e di servizio, indipendentemente dalla sede".
Riflettori puntati sull'integrazione
Atomizzare
Atomize, compagnia di Mews , è un sistema intelligente di gestione incassi (RMS) che ti aiuta a vendere ogni camera al giusto prezzo - automaticamente. Gli hotel che utilizzano Atomize vedono in genere un aumento del 35% del RevPAR e del 37% dell'ADR.
Prenotazione.com
Ora puoi ricevere prenotazioni e gestire l'inventario senza problemi direttamente su Mews. Grazie alla connessione diretta con Booking.com, le strutture possono ora gestire sia le tariffe che le restrizioni per qualsiasi prenotazione.
Make it remarkable.
