La destinazione
Una storica struttura francese e un'istituzione locale
Situato lungo le rive del fiume Loira, l'Hôtel VillaPona è un piccolo hotel boutique a conduzione familiare ricco di carattere e di storia. Un tempo locanda del XVII secolo, è stata un amato punto di riferimento locale per più di settant'anni, passando di generazione in generazione. Nel maggio del 2023, un team di marito e moglie decise di restaurare la storica proprietà e di dare nuova vita alle sue mura logore.
Nessuno dei due aveva un background nel settore dell'ospitalità, ma erano spinti da una passione e da uno scopo comuni. "Abbiamo sempre amato le belle case e questo progetto voleva dare nuova vita a un edificio speciale, ma in un modo completamente diverso", afferma la proprietaria e direttore generale Émilie Gonin. "Volevamo accogliere ogni ospite come se entrasse nella nostra casa e nella nostra famiglia, ricevendolo con sincerità, calore e cuore".
La sfida
Iniziare da zero con processi manuali e registri cartacei
Dopo essere venuti a conoscenza di Hôtels & Préférence durante una fiera a Parigi, Émilie e suo marito, David Thevenet, hanno deciso di unirsi alla collezione e di riclassificare la struttura come boutique hotel a 3 stelle. "Era ovvio che l'allineamento con un marchio forte sarebbe stato la chiave per il successo del nostro lancio", dice Émilie.
Ma dal punto di vista operativo si partiva da zero. Tutto veniva fatto manualmente e non esisteva alcun sistema, solo un'agenda cartacea e documenti commerciali scritti a mano. Émilie e David si sono subito resi conto che avevano bisogno di un moderno sistema di gestione delle proprietà (PMS) in grado di gestire le operazioni e dare vita alla loro visione.
"Abbiamo valutato diverse opzioni, ma Mews si è distinto per la sua semplicità, per i prezzi molto competitivi per un piccolo hotel boutique e per la facilità di accesso, anche per i principianti", nota Émilie. "Abbiamo anche ricevuto un ottimo feedback dai colleghi albergatori che ci hanno raccomandato caldamente Mews".
La soluzione
Un onboarding supportato e senza stress con Mews
Quello che avrebbe potuto essere un processo di onboarding stressante si è trasformato in un viaggio guidato, grazie al supporto pratico di Mews.
"Il team di Customer Success di Mews ha capito che partivo da zero ed ero sopraffatta", racconta Émilie. "Mi hanno incontrato nel punto in cui mi trovavo, mi hanno spiegato chiaramente le cose e, cosa più importante, mi hanno rassicurato. Il sostegno che ho ricevuto non è stato solo efficace, ma anche profondamente umano. Questo tipo di attenzione è qualcosa di troppo raro per me e ha significato molto per me".
L'onboarding è stato fluido, rapido e ben coordinato con Hôtels & Préférence. Mews guida il team di VillaPona in ogni fase, predisponendolo al successo a lungo termine grazie a funzionalità come la flessibilità dei pagamenti.
"Abbiamo valutato diverse opzioni, ma Mews si è distinto per la sua semplicità, per i prezzi molto competitivi per un piccolo hotel boutique e per la facilità di accesso, anche per i principianti. Abbiamo anche ricevuto un ottimo feedback da parte di altri albergatori che ci hanno caldamente raccomandato Mews".
I risultati
Come Mews ha trasformato le operazioni e fornito una base pronta per il futuro
Trasformazione immediata
"In poche settimane, Mews ha trasformato completamente il modo in cui gestiamo l'hotel", afferma Émilie. "Ci ha dato una struttura e la capacità di anticipare e pianificare il futuro, il che è stato un vero punto di svolta".
Il turno di passaggio dalle operazioni cartacee a una piattaforma digitale ha portato immediata efficienza. Le prenotazioni che una volta dovevano essere tracciate manualmente ora si sincronizzano automaticamente su tutti i canali. La fatturazione e i documenti commerciali, che prima richiedevano molto tempo, sono stati automatizzati. Anche i report sul turismo e le esportazioni di prestazioni, che prima richiedevano ore, ora vengono visualizzati con pochi clic.
Un viaggio senza soluzione di continuità per gli ospiti
I cambiamenti sono visibili in ogni punto di contatto con gli ospiti. Le prenotazioni online sono fluide e affidabili, mentre i check-in da effettuare sono facili da gestire grazie ai pagamenti anticipati. I documenti commerciali vengono generati automaticamente e sono completamente conformi all'IVA. Le opzioni multivaluta semplificano la vita dei viaggiatori internazionali.
"La cosa più importante è che non abbiamo ricevuto alcun feedback negativo da parte degli ospiti, il che è un ottimo segno del fatto che stiamo offrendo costantemente un'esperienza positiva", afferma Émilie.
L'automazione dietro le quinte
Per Émilie, uno dei vantaggi più significativi dell'utilizzo di Mews è l'automazione silenziosa che fa funzionare tutto senza problemi in background. Ogni prenotazione, pagamento e aggiornamento passa attraverso il sistema senza alcun intervento manuale. Questa automazione non solo permette di risparmiare ore ogni settimana, ma riduce anche gli errori e libera il team di concentrarsi sugli ospiti piuttosto che sull'amministrazione. In effetti, hanno ottenuto zero errori di prenotazione con l'integrazione a due vie tra la soluzione SynXis Central Reservations (CR) e la soluzione SynXis. Mews PMS e la soluzione SynXis Central Reservations (CR).
Pagamenti senza attriti che migliorano l'esperienza
Mews Payments è stata una svolta per VillaPona. In precedenza, il check-in poteva risultare scomodo, con carte di credito elaborate manualmente e documenti commerciali scritti a mano.
Ora il 100% dei pagamenti viene elaborato automaticamente ed è conforme all'IVA, facendo risparmiare tempo al personale e migliorando l'esperienza degli ospiti.
"Il pagamento è ora completamente integrato nell'esperienza dell'ospite, il che rende le cose più facili per tutti", afferma Émilie. "Questo rafforza la nostra immagine di hotel moderno e ci fa risparmiare tempo prezioso".
Un team più sicuro di sé e più felice
L'efficienza operativa apportata da Mews ha avuto un effetto profondo sul personale. Annie, membro storico del team, che non aveva mai lavorato con strumenti digitali, ha imparato rapidamente il sistema, nonostante le perplessità iniziali.
"Oggi usa Mews con disinvoltura, anche sul telefono", racconta Émilie. "È stata davvero una rivelazione per lei".
Con processi semplificati, meno errori e strumenti intuitivi, i livelli di stress sono diminuiti in tutto il team. Questa ritrovata fiducia permette a tutti, proprietari e personale, di dedicare più energie a creare esperienze memorabili per gli ospiti.
Adattarsi con agilità
Anche dopo aver trasformato le operazioni quotidiane, VillaPona deve affrontare la sfida della stagionalità, una realtà per molti hotel di destinazione. Mews fornisce la flessibilità e la visibilità in tempo reale per rispondere rapidamente, dando la possibilità di modificare i prezzi, personalizzare le offerte per le aziende locali o adattare i termini per soddisfare la domanda con pochi clic.
Questa agilità non ha solo senso dal punto di vista operativo, ma rafforza la strategia commerciale di VillaPona, consentendole di pianificare e reagire con sicurezza.
"Il pagamento è ora completamente integrato nell'esperienza dell'ospite, il che rende le cose più facili per tutti. Questo rafforza la nostra immagine di hotel moderno e ci fa risparmiare tempo prezioso".
Il risultato
Perché VillaPona raccomanda Mews ai suoi colleghi
Quando le viene chiesto di condividere le sue parole di saggezza con altre strutture di Hôtels & Préférence che vogliono adottare Mews, l'entusiasmo di Émilie è evidente.
"Vai e basta! Cambiare PMS può sembrare scoraggiante, ma Mews ti supporta in ogni fase del percorso", dice. "La piattaforma è moderna, intuitiva e pensata sia per i piccoli hotel indipendenti che per quelli più grandi. Automatizza ciò che è importante, fa risparmiare tempo e offre un'esperienza ottimale agli ospiti. Anche senza un background nel settore dell'ospitalità, puoi avere successo con il partner giusto".
Riflettori puntati sull'integrazione
Prenotazioni centrali (CR) di SynXis
SynXis CR è una soluzione completa e facile da usare per la gestione delle tariffe, dell'inventario e delle prenotazioni. Disponibile in otto lingue.
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