Wat is een centraal reserveringssysteem (CRS) voor de hotelsector?

Een centraal reserveringssysteem of CRS is een platform dat in de hotelsector wordt gebruikt om reserveringen, distributie, tarieven en inventaris in realtime centraal te beheren. Het is een belangrijke tool om het operationele proces voor het runnen van een hotel te stroomlijnen, omdat het alle informatie uit het accommodatiebeheersysteem (PMS), de verschillende distributiekanalen en callcentra koppelt en centraliseert in één platform.

In dit artikel gaan we dieper in op wat een CRS is, waar het voor wordt gebruikt en hoe het werkt. Begrijpen hoe dit systeem werkt is essentieel om je distributiestrategie te optimaliseren en de beschikbare omzet per kamer (revPAR) te verhogen. Ook vermindert dit het aantal menselijke fouten. Dus laten we beginnen.   

Wat is een centraal reserveringssysteem (CRS)?

Een centraal reserveringssysteem is reserveringsbeheersoftware waarmee je hotel inventaris en tarieven in realtime kan beheren, zodat reserveringen en de gerelateerde processen efficiënter georganiseerd kunt worden.

Met simpele, slimme software zoals de RMS van Mews, kun je rechtstreekse reserveringen via je boekingsmodule, groepsboekingen en alles van het toewijzen van kamers tot aan de facturatie afhandelen. Dit soort systemen zijn ontzettend belangrijk voor hoteliers om efficiënt te kunnen werken, omdat ze processen automatiseren.

Het is belangrijk om een CRS te hebben omdat reserveringen niet meer vanuit één rechtsstreeks kanaal komen, maar uit meerdere distributiekanalen, zoals OTA's, reisbureaus, reisgroothandels en wereldwijde distributiesystemen, plus rechtstreekse boekingen.

De software communiceert rechtsstreeks met deze verschillende distributiekanalen en synchroniseert met de PMS van het hotel, zodat hotels zich kunnen richten op het diversifiëren van hun distributiestrategie zonder zich zorgen te hoeven maken over de logistiek erachter.

Wat doet een centraal reserveringssysteem (CRS)?

Een centraal reserveringssysteem heeft veel verschillende functies. De belangrijkste bespreken we hieronder. Je kunt ook meer lezen over de voordelen van een CRS (alleen beschikbaar in het Engels).

Reserveringen bijhouden

Met een centraal reserveringssysteem kun je reserveringen beheren en synchroniseren in één systeem. Hiermee voorkom je overboekingen en dubbele boekingen. Dit is vooral handig als je meerdere accommodaties en distributiekanalen hebt. Zo kun je het reserveringsproces stroomlijnen en zoveel mogelijk omzet per hotelkamer genereren.

Makkelijke distributie

Nu er zoveel kanalen beschikbaar zijn voor je distributiestrategie, kan één centraal systeem het proces makkelijker maken. Je kunt er ook je zichtbaarheid op deze kanalen mee vergroten, omdat je je kamers op meer platforms kunt verkopen.

Een CRS koppelt je tarieven en beschikbaarheid op alle kanalen, zodat je zichtbaarder bent bij potentiële gasten omdat je online en offline aanwezigheid groter is.

Makkelijk tarieven en beschikbaarheid aanpassen

Revenue managers werken continu prijzen bij op basis van de markt, en met een centraal reserveringssysteem kunnen ze dit veel makkelijker doen. Ze kunnen snel de prijzen aanpassen die zichtbaar zijn op alle distributiekanalen om ervoor te zorgen dat de prijzen overal gelijk zijn.

Lees meer over de voordelen van gelijke prijzen (alleen beschikbaar in het Engels). Bovendien kun je als je met dynamische tarieven en verschillende soorten hotelkamers werkt, met een CRS prijzen automatiseren met behulp van revenue managementsoftware in plaats van prijzen op verschillende plekken handmatig te moeten bijwerken.

Dat geldt ook voor beschikbaarheid: je kunt het allemaal in één keer bijwerken en de updates tegelijkertijd naar alle kanalen verspreiden. Op basis van beschikbaarheid kun je dan promoties uitvoeren, de inventaris bijwerken en deze wijzigingen heel eenvoudig doorvoeren. Dit is de efficiëntste manier om je prijsstrategie te beheren. Lees meer over 12 effectieve prijsstrategieën.

Meerdere boekingen

Je kunt met dit soort software kamers toewijzen en groepsboekingen beheren als er bruiloften, banketten of andere zakelijke evenementen zijn. Doordat je boekingen met meerdere kamers kunt verwerken, kun je kamers blokkeren en beschikbaarheid in realtime bijwerken, zodat je geen dubbele boekingen meer hebt en optimaal profiteert van de verkoop van kamers.

Annuleringen en restituties automatisch beheren

Als een gast een boeking maakt en die vervolgens annuleert, is het belangrijk om software te hebben waarmee je de kamer weer vrij kunt geven en beschikbaar kunt maken op de verschillende distributiekanalen. Veel van dit soort platformen hebben de mogelijkheid om betalingen te verwerken. Zo kun je niet alleen de restitutie automatiseren, maar daarna ook de beschikbaarheid bijwerken op je distributiekanalen.

Hoe werkt een centraal reserveringssysteem voor hotels?

Dit soort systemen zijn eigenlijk een toepassing of software waarmee je hotel distributies en boekingen kan beheren. Data wordt overgezet naar de verschillende distributiekanalen, waardoor je hotel contact kan opnemen met potentiële gasten en reismanagers over de hele wereld. Alle reserveringsbronnen staan in één systeem met dezelfde unieke interface.

Zoals we al hebben besproken, zijn de hoofdfuncties van het centraal reserveringssysteem in de hospitalitysector het beheren van kamertoewijzingen en het monitoren van tarieven en beschikbaarheid op alle distributiekanalen.

Het bespaart hotels tijd door te synchroniseren met de PMS, zodat hoteliers niet meerdere platformen hoeven te gebruiken. Het kan ook worden gebruikt om strategieën voor meerdere kanalen te creëren en te analyseren hoe deze reserveringen beïnvloeden. Tot slot houdt het systeem ook de marktomstandigheden in de gaten en past het de strategie aan om aan te sluiten bij de trends in de markt.

Een centraal reserveringssysteem wordt in de hospitalitysector gebruikt om andere diensten te verlenen aan gasten, waardoor de gemiddelde prijs per boeking stijgt en de kans op annuleringen daalt. Bovendien kun je de speciale verzoeken of behoeften van gasten zo beter in de gaten houden.

Conclusie

Om je aan te passen aan een veranderende markt waar reserveringen op verschillende distributiekanalen worden gemaakt, is het belangrijk om software te gebruiken waarmee je dat kunt doen, en het liefst zo efficiënt mogelijk.

Een CRS is dus essentieel voor het opschalen van processen om te blijven groeien. Door dit soort software te gebruiken, kun je je zichtbaarheid verhogen doordat je met meer distributiekanalen werkt op maar één platform.

Bovendien kun je je hoteltarieven makkelijk aanpassen op basis van de veranderende vraag. Zo kun je maximale omzet genereren en je gemiddelde dagelijkse omzet verhogen.

Door tarieven in te stellen op één centrale plek, voorkom je menselijke fouten met dubbele boekingen en overboekingen, doordat de beschikbaarheid in realtime wordt bijgewerkt op één plek en processen dus worden geoptimaliseerd.

Dankzij deze software kunnen hoteliers hun reserveringsproces stroomlijnen en daardoor zo efficiënt mogelijk werken.