6 voordelen van het gebruik van een centraal reserveringssysteem (CRS)

De voordelen van een centraal reserveringssysteem (CRS) in de hospitality gaan veel verder dan efficiëntie in boekingen en reserveringen. De data-distributiesoftware helpt het centrale hotelmanagement door gegevens uit het Property Management systeem (PMS) naar verschillende distributiekanalen te sturen. Als gasten via een derde partij boeken, gaan die gegevens dus door de CRS heen naar de PMS voor synchronisatie.

Tegenwoordig worden twee derde van alle hotelreserveringen via online travel agents (OTA’s) en vakantiewebsites gemaakt. Sommige internetgebruikers bezoeken ook de eigen hotelwebsite om direct te boeken. Je het dus meerdere distributiekanalen nodig om je maximum bezetting te bereiken. Die distributiekanalen offline te managen is stressvol. Bovendien moet het hotelmanagement de informatiestroom bewaken via alle afdelingen om dubbele boekingen te voorkomen en te zorgen dat gasten een fantastische ervaring hebben.

Met name voor hotelketens is het systeem interessant omdat het je voor de hele keten reserveringen laat maken en die naar een centrale boekingsmachine sluist, die je dan met een customer relationship management tool (CRM) kunt verbinden. Met een CRS heb je maximale controle over een boekingsproces omdat de gegevens gesynchroniseerd worden en sommige processen geautomatiseerd zijn.

Welke voordelen heeft het gebruik van een centraal reserveringssysteem?

Het gebruik van een CRS heeft meerdere voordelen voor hoteliers. De CRS is eigenlijk een soort globaal distributiecentrum, waarin hoteltarieven en beschikbaarheden worden opgeslagen zodat toegang via online kanalen zoals OTA’s en reisbureaus makkelijker wordt.

Wat heb je aan een centraal reserveringssysteem buiten de boekingen om? We bekijken hoe je met een betere relatie met je klanten opbouwt, informatie synchroniseert, je flexibiliteit en efficiëntie vergroot, tijd en geld bespaart, je reserveringen beheert en betalingen stroomlijnt. Laten we beginnen.

1. Betere klantenrelatie

Hospitality gedijt bij het bieden van kwaliteitsdiensten en het opbouwen van betekenisvolle klantenrelaties. Het is bijvoorbeeld leuk om je gasten met hun verjaardag te feliciteren of hen een fijne feestdagen te wensen. Een gelukkige klant zorgt voor referenties en meer zaken. Een CRS kan je helpen duurzame relaties te vormen door de kooppatronen van je klanten te identificeren en relevante informatie over hen op te slaan, zodat je hen beter begrijpt.

Met deze informatie kun je gepersonaliseerde diensten aanbieden en de gastenervaring verbeteren. Bij deze op maat gemaakte diensten horen bijvoorbeeld seizoensaanbiedingen en kortingen voor reguliere gasten, of een annuleringsbeleid. Je zou ook de tarieven voor kinderen kunnen aanpassen of menu’s bedenken die bij je gasten passen. Wat je ook zou kunnen doen: boeken makkelijk maken door de kamervoorkeur en persoonlijke gegevens alvast voor hen in te vullen. Gasten stellen dit soort kleine gebaren op prijs en zullen je hotel zo sneller aan kennissen aanbevelen.

2. Synchroniseren van informatie

Vroeger moesten hotels hun reserveringen en boekingen handmatig beheren. Als een gast incheckt of vertrekt moeten de receptie en het verkooppersoneel de beschikbare kamers invoeren en de boekingslijst regelmatig updaten. Handmatig tarieven bepalen, beschikbaarheid invoeren en boekingen beheren leidt vaak tot overboeken of dubbel boeken door menselijke fouten. Dat leidt dan weer tot ongemak voor de gasten, vooral als zij het hotel volledig geboekt is

Dit soort fouten en ongemakken kun je voorkomen door de inzet van automatiseringssoftware, zoals een centraal reserveringssysteem. Een van de grote voordelen van een CRS is dat het hotelgegevens verzamelt, inclusief beschikbare kamers, tarieven en inrichting, waardoor dit op globaal niveau toegankelijk is.

Het hotelmanagement kan vanaf iedere computer, tabel of telefoon in het gebouw bij deze informatie en kan waar nodig aanpassingen maken. Bovendien is informatie over beschikbaarheid en tarieven in real-time toegankelijk. Als een klant bijvoorbeeld een kamer reserveert, update het systeem onmiddellijk de status van die kamer, zodat die niet meer beschikbaar is voor andere bezoekers. Met gesynchroniseerde gegevens bespaart de klant zelf ook tijd en kan hij zijn zoektocht aanscherpen met voorkeuren voor data, locatie en kamertype.

Daarbij stelt het online boekingssysteem bezoekers speciale aanbiedingen ter beschikking en extra diensten zoals maaltijddeals en vliegveldtransfers. Én deze synchronisatie vindt plaats op een globaal niveau via het globale distributiesysteem, waardoor OTA’s en reisbureaus wereldwijd toegang tot deze informatie hebben.

3. Vergroot je flexibiliteit en efficiëntie

Hoteliers moeten hun prijzen en beleid aanpassen aan veranderende trends op de markt. Een centraal reserveringssysteem vergroot je flexibiliteit, omdat het nieuwe tarieven en beleid overneemt op basis van de marktsituatie op dat moment. Dat kan ook over een gehele keten worden aangepast. De wereldmarkt is niet uniform en je kunt je tarieven dus voor verschillende kamers veranderen, De laatste prijs wordt op de boekingswebsite aangegeven. Buiten de bezettingstarieven kun je ook de commissie en de kosten voor distributiebronnen aanpassen, afhankelijk van de markt fluctuaties.

Door middel van een CRS kun je ook marketingstrategieën op verschillende kanalen implementeren en daarmee je online aanwezigheid en aantal boekingen een boost geven. Al het verkeer vanuit de distributie van derde partijen en OTA’s komt dan bij jouw boekingsmachine uit. Als je de CRS dus met jouw website verbindt, kun je relevante informatie als kamerbeschikbaarheid, prijsvergelijkingen en handige links aanbieden om je bezoeker te overtuigen een kamer te boeken. Dat betekent dat je wereldwijd klanten kunt bereiken zonder je hotelgegevens voor elke locatie aan te passen. Bovendien hebben centrale reserveringssystemen een intuïtieve interface waarmee het reserveringsproces soepel en stressvrij verloopt voor je gasten.

4. Bespaar tijd en geld

Voordat hotel boekingssystemen de stadaard waren, hadden hoteliers extra receptiepersoneel nodig om boekingen en gegevens te beheren. In het hoogseizoen was er nóg weer meer personeel nodig om gasten te helpen inchecken en verzoeken aan te nemen. Met de introductie van reserveringssystemen die met alle distributiesystemen samenwerken is de last op het hotelmanagement afgenomen.

Hoteliers hebben minder personeel nodig, wat hun operationele kosten verlaagt. Maar niet alleen dat – zonder gegevensverwerking heeft je personeel nu tijd zich goed om de gasten te bekommeren. Bovendien heb je geen behoefte aan sales agents die je hotel aanprijzen en kun je commissies aan reisbureaus zo laag mogelijk houden. Je boekingsmachine met een CRS integreren stimuleert daarnaast directe boekingen en verlaagt de kosten van de distributiekanalen.

Als je nog meer geld wilt besparen, verbind je CRS dan aan het Mews Property Management systeem op de Cloud. Hiermee kun je je informatie overal ter wereld inzien zonder dat je je zorgen hoeft te maken over het beheren van servers of abonnementen. Een centraal reserveringssysteem zal jouw inkomsten gelijktrekken en je bedrag onder de streep vergroten.

5. Je reserveringen bijhouden

Soms reserveren bezoekers hun kamer maanden van tevoren; al helemaal als zij een vakantie in het hoogseizoen plannen. Dit soort reserveringen handmatig beheren kan tot fouten leiden. Misschien raken de sales agents de boekingsgegevens kwijt, zorgen daardoor tot ongemak voor de klant en veroorzaken overboeking. Gelukkig kan een centraal reserveringssysteem je boekingsproblemen oplossen.

Je kunt tafels en kamers maanden van tevoren voor je gasten reserveren zonder dat je je zorgen hoeft te maken dat je de boeking uit het oog verliest. Het systeem zal de geboekte data weergeven en zo dubbele of te veel boekingen voorkomen. Je kunt er ook speciale verzoeken van je gasten in noteren, zoals voedselallergieën en favoriete kamers.

Nog beter: je kunt de reserveringen gebruiken om voorspellingen voor de hoog- en laagseizoenen te maken en je daarop voor te bereiden. Als je hotels in meerdere landen hebt, kun je nog steeds reserveringsinformatie via het online boekingssysteem opvragen. Ketens kunnen zelfs ketenwijde reserveringen maken en die aansturen via een centraal reserveringssysteem. Bovendien kun je je bezettingsgraad in al je hotels monitoren, middelen verdelen en marketing verbeteren in laag-presterende hotels.

6. Gebruiksgemak en veilig betalen

Centrale reserveringssystemen zijn compatibel met meerdere distributiesystemen en property management systemen, waardoor informatie makkelijk te stroomlijnen is. Hotels hoeven dus niet op zoek te gaan naar een nieuw distributiesysteem. De interface is ook gebruiksvriendelijke voor gasten en hotelpersoneel. Gasten kunnen hun boekingsproces makkelijk doorlopen en hotelmedewerkers kan in enkele muisklikken informatie opvragen of updaten. Als je meerdere hotels hebt met aparte reserveringssystemen, kun je die ook in een centraal systeem integreren en je zaken zo monitoren.

Bovendien garandeert een CRS bezoekers die ermee boeken veiligheid van gegevens en hun betaalinformatie blijft vertrouwelijk. Gasten hebben geen enkele reden zich zorgen te maken over het delen van hun creditcardgegevens, omdat zij ook voor andere veilige betaalopties kunnen kiezen.

Conclusie

Een centraal reserveringssysteem is een investering die zich in verbeterde efficiëntie en een hogere productiviteit zal uitbetalen. Je krijgt automatisch geüpdatete tarieven en beschikbaarheden en een makkelijke manier om boekingen en reserveringen af te sluiten. Met de verzamelde informatie kun je de gastenervaring verbeteren en je reserveringen bijhouden. Ook voorkom je fouten bij boekingen die gemaakt worden als je alles handmatig doet. Dit soort fouten rechtzetten zal je gasten blij maken en zij zullen je ongetwijfeld aan hun vrienden aanbevelen.

Tot slot – en misschien wel het grootste voordeel – is er de mogelijkheid om een wijd publiek aan te spreken over de hele wereld. Zodra je een CRS gaat gebruiken, wil je nooit meer terug.

KPI's voor de moderne hotelier

De data die we net gezien hebben horen bij de meest gebruikte statistieken in de hospitality industrie, maar dit betekent niet dat er geen betere statistieken zijn. We hebben een rapport samengesteld, Metrics that Matter, waarin we je helpen om meer omzet te genereren en de gastenbeleving te optimaliseren simpelweg door de juiste data te analyseren. Klik op de knop hieronder om erachter te komen hoe je efficiënter kan werken op je operationele, revenue en marketing afdelingen.