Wat zijn gastprofielen en hoe creëer je ze?

6 jul 2022   •  4 minuten om te lezen

Eva Lacalle profile picture

Eva Lacalle

De Mews Blog  >  Wat zijn gastprofielen en hoe creëer je ze?

Een gastprofiel is een overzicht van de gasten die in je property verbleven en bestaat meestal uit belangrijke informatie zoals: naam, e-mail, adres, contactgegevens, historische transacties, acties van gasten, voorkeuren en andere informatie die we later in dit artikel bespreken. Je kunt voor de horeca gespecialiseerde software gebruiken die je hotel helpen om deze profielen te maken en die ongelooflijk nuttig zijn om een optimale ervaring met je hotelmerk te bieden.

In dit artikel gaan we dieper in op wat een gastprofiel is, de verschillende soorten profielen en hoe je het ideale gastprofiel kunt creëren om marketingactiviteiten te verbeteren en de ervaring van je gasten te personaliseren.

 

Wat is een gastprofiel?

Een gastprofiel is in principe een manier om gegevens van je gasten bij te houden, zodat je je werkzaamheden en marketingactiviteiten kunt optimaliseren. Een profiel registreert alle contact- en historische informatie van je verschillende soorten gasten, hun acties en hun voorkeuren zodat je de ervaring van je gasten voor toekomstige verblijven beter kunt personaliseren.

Een profiel geeft je inzicht in het gedrag van je gast door je een historisch overzicht te geven van hun transacties, eerdere reserveringen, andere opmerkingen en notities over het gedrag van de gast, evenals de gegenereerde omzet, het boekingsgedrag (annuleringen en no-shows) en allerlei andere nuttige gegevens.

Vooral in een kleiner hotel zou het een dagelijkse praktijk moeten zijn van de receptiemedewerkers om zich vertrouwd te maken met de profielen van de gasten die in het hotel verblijven en voor het verkoop- en marketingpersoneel is het een krachtig hulpmiddel om trends te ontdekken en te analyseren op welk type gast zij zich moeten richten.

Leer meer over marketingstrategieën om je boekingen te verhogen.

 

Wat zijn de verschillende soorten hotelgastprofielen?

Aangezien elk doelsegment anders is, is het belangrijk om verschillende soorten profielen op te stellen zodat je de informatie in je voordeel kunt gebruiken bij het analyseren van het succes van je marketinginitiatieven. Laten we elk soort profiel één voor één bekijken.

Gastprofiel

Het standaard gastprofiel moet persoonlijke gegevens bevatten, zoals naam en achternaam, adres, e-mail, betalingsgegevens, nationaliteit en ID. Je zult ook marketinginformatie willen toevoegen, zoals of ze zich wel of niet willen abbonneren op een nieuwsbrief en of ze hebben gekozen voor andere vormen van communicatie, zoals promoties en speciale aanbiedingen.

Je zult ook speciale notities, voorkeuren,boekingsinformatie van eerdere of toekomstige boekingen, facturen, gegenereerde inkomsten en verzonden communicatie (voor de start e-mail, na vertrek e-mail, etc.) willen toevoegen. Het is ongelooflijk handig om deze informatie bij de hand te hebben om een persoonlijke service te bieden en de concurrentie een stap voor te blijven.

Bedrijfsprofiel

Zakenreizen vormen een belangrijk doel om de bezettingsgraad te verhogen, aangezien zakenreizigers vaak door de week reizen wanneer de bezettingsgraad laag is. Het is belangrijk om de gegevens van het bedrijf in het bestand te hebben, zoals de naam van het bedrijf, de persoon die verantwoordelijk is voor de boekingen, de onderhandelde kamerprijzen en pakketdeals, evenals gegevens over eerdere of toekomstige boekingen.

Omdat deze doelgroep zo belangrijk is, wil je er zeker van zijn dat deze klanten zich speciaal voelen met betere groepstarieven, speciale promoties en extra diensten. Deze extra aandacht onderscheid je van de concurrentie en zorgt ervoor dat deze gasten ervoor kiezen om regelmatig in jouw hotel te verblijven. Deze speciale aandacht kan ook managers van zakenreizen inspireren om je merk te vertrouwen voor hun bedrijfsevenementen en -vergaderingen.

Profiel voor reisbureaus

Een profiel voor een reisbureau bevat alle informatie over de reisbureaus die zaken doen met je hotel. Dit bevat contactinformatie, communicatiedetails, commissies, de marketing account manager, overeengekomen dagelijkse kamertoewijzingen, factuurinformatie en alle andere onderscheidende details die je nodig hebt om de klant in je bestand te houden en een soepelere werking te bevorderen.

Net als bij bedrijven, dienen reisbureaus met wie je regelmatig zaken doet een volledig profiel te hebben zodat je deze als referentie kunt gebruiken. Je kunt het profiel raadplegen voor de totaal gegenereerde inkomsten, het annuleringspercentage en de toekomstige boekingen om te beslissen of je speciale regelingen voor hen moet treffen, zoals bijvoorbeeld betere tarieven, een kamer langer vasthouden dan de reguliere vrijgavedata, of een betere commissie geven.

Groepsprofiel

Dit profiel is vergelijkbaar met dat van reisbureaus en bedrijven en normaal gesproken wordt het aan één of allebei gekoppeld. Je zult de naam van de groep, tour of conferentie willen toevoegen, zodat deze gemakkelijk traceerbaar is, evenals de contactgegevens van de leider. Factuurgegevens, toekomstige of eerdere boekingen, details van speciale overeenkomsten en prijzen, facturen en inkomsten moeten ook worden opgenomen in het profiel.

Bronprofiel

De bron verwijst naar de naam van de OTA of de site van derden waar de boeking werd gemaakt, evenals promotietarieven. Het aanmaken van een speciaal profiel voor een promotie houdt het succes van die campagne bij, zodat deze makkelijk reproduceerbaar en traceerbaar is als het succesvol is. In dit soort profiel wil je de naam van het online reisbureau of promotie toevoegen en de contactpersoon en het commissiepercentage vermelden.

Hier kun je tevens de toekomstige of eerdere boekingen voor deze bron toevoegen, evenals de gegenereerde inkomsten, de details van no-shows of annuleringen, de naam van de marketing of sales manager en alle speciale notities die je helpen met een soepeler verloop van het operationele proces.

Wat je misschien ook interesseert:

 

Hoe creëer je een gastprofiel?

Om je ideale gastprofiel te creëren, heb je beschikking over frontoffice-software waarmee je een geschiedenis van de acties en voorkeuren van gasten bij de hand kunt houden, of dat nu vóór hun aankomst, tijdens hun verblijf of na het uitchecken is.

Het maken van profielen geeft je receptie de hulpmiddelen om je gasten beter te begrijpen en een gepersonaliseerde ervaring te creëren. Weten wie in je hotel verblijft of wie boekt is de sleutel tot het leveren van een op maat gemaakte ervaring gedurende de lifecycle van de gast.

Conclusie

In dit artikel hebben we gekeken naar wat een gastprofiel is, de verschillende soorten profielen en hoe je je ideale profiel kunt samenstellen met behulp van hospitality software. Het creëren van profielen voor gasten stelt je hotel in staat om je gasten beter te begrijpen, waaronder hun gedrag en eigenschappen, zodat je optimaal kunt communiceren met elk type gast gedurende hun interactie met jouw merk.

Door al deze informatie bij de hand te hebben, kun je niet alleen je service aanpassen voor gasten die bij je verblijven door hun voorkeuren te kennen, maar kun je ook gerichtere communicatie bieden tijdens de customer journey. Dit maakt uiteindelijk marketinginspanningen succesvoller, verhoogt je conversiepercentage en helpt hogere inkomsten te genereren.

Eva Lacalle profile picture

Auteur

Eva Lacalle

Eva has over a decade of international experience in marketing, communication, events and digital marketing. When she's not at work, she's probably surfing, dancing, or exploring the world.

Gerelateerde posten