Over Casa Hotel
Casa Hotel is een accommodatie van Best Western Sure Hotel Collection met een sterke focus op kostenefficiëntie en werkautomatisering op alle afdelingen. Na jaren op Brilliant Hotelsoftware te hebben gewerkt, realiseerde het team zich dat het tijd was om de werkzaamheden te moderniseren en over te stappen op een meer verbonden, cloudgebaseerde manier van werken. Het doel was duidelijk: de trainingstijd verkorten, de werkzaamheden stroomlijnen en zorgen voor naadloze connectiviteit met de systemen van Best Western Hotels, zonder het personeel extra te belasten.
Met een gemiddelde leeftijd van 22 jaar bij de receptie neemt Casa Hotel regelmatig personeel aan met weinig of geen ervaring in hospitality, waardoor gebruiksgemak en snelle adoptie essentieel zijn. Uiteindelijk kozen ze voor Mews.
"Mews is veruit het gemakkelijkste PMS waar we mee gewerkt hebben. Het is modern, duidelijk en helemaal niet intimiderend voor nieuw personeel."
Drastisch kortere trainingstijden en snellere invoering van het systeem
Uitdaging
Hun vorige PMS was moeilijk te trainen, vooral voor jonger of onervaren personeel. Lange onboarding tijden en complexe schermen maakten nieuwe starters aarzelend en afhankelijk van senior teamleden.
Oplossing
Met Mewswerd training praktisch. Nieuwe starters maken kennis met het systeem via echte scenario's: boekingen aanmaken, reserveringen verplaatsen en realtime bevestigingsmails zien aankomen. De interface is schoon en intuïtief, met een centraal dashboard en krachtige zoekfunctie die navigatie op meerdere schermen vervangt. Op functie gebaseerd leren via Mews University ondersteunt gestructureerde onboarding, terwijl een admin in huis eenvoudig bevoegdheden kan beheren. Dit leidt tot snellere onboarding en veel minder afhankelijkheid van handleidingen of stapsgewijze supervisie.
Resultaat
- De basisprincipes van receptie leren tijdens een vier uur durende schaduwdienst
- Medewerkers gebruiken Mews met vertrouwen binnen twee dagen
- Minder trainingsdruk op managers en hoger personeel
"Met Mewsworden nieuwe starters niet overweldigd. Ze leren de basis in vier uur en binnen twee dagen gebruiken ze het systeem met vertrouwen."
Met gemak de loyaliteitsdoelen van BWH Hotels halen
Uitdaging
Het beheren van Best Western Rewards in Brilliant Hotelsoftware en aparte BWH-systemen vereiste gedupliceerde data-invoer. Dit vertraagde het inchecken, ontmoedigde het personeel om loyaliteit te bevorderen en verhoogde het risico op het missen van doelen.
Oplossing
Mews voegt Best Western loyaliteit direct toe aan het gastprofiel. Receptionisten vullen gewoon een klein aantal velden in en activeren het lidmaatschap in één stap. Lidmaatschapsstatus en -niveau zijn direct zichtbaar op de Tijdlijn, waardoor het gemakkelijk is om loyale gasten te herkennen, upgrades toe te passen en onnodige verkoopgesprekken te vermijden. Het neemt de wrijving weg die het personeel er voorheen van weerhield om gasten actief in te schrijven. Als loyaliteit gemakkelijk te beheren is, wordt het onderdeel van de natuurlijke check-in stroom in plaats van een administratieve last.
Resultaat
- 10 seconden loyaliteitsregistratie bij check-in
- Hogere betrokkenheid van medewerkers met Best Western Rewards
- Minder risico op het missen van loyaliteitsdoelen
"Als het invoeren van loyaliteit in het PMS een hoofdpijn is, zal het personeel het gewoon niet doen. Met Mewsis het toevoegen van Best Western Rewards zo eenvoudig dat ze het ook echt willen doen."
De werkzaamheden verlopen naadloos, zelfs als er geen personeel aanwezig is
Uitdaging
Het coördineren van teams vereiste constante communicatie en handmatige controles. De beperkte toegang tot het systeem maakte het voor afdelingsmanagers en afdelingshoofden ook moeilijker om buiten werktijd op één lijn te blijven.
Oplossing
Omdat Mews cloud-native is, hebben teams overal toegang tot realtime operationele data. Het hoofd housekeeping houdt aankomst, vertrek, kamerbewegingen en extra's bij op de mobiele telefoon, terwijl managers toewijzingen, betalingen en opmerkingen van gasten op afstand bijhouden. Het gedeelde dashboard zorgt ervoor dat iedereen met dezelfde informatie werkt, waardoor miscommunicatie wordt verminderd en slimmere operationele beslissingen kunnen worden genomen. Dit vertaalt zich in een aanzienlijke inkomstenimpact door energiebesparende maatregelen zoals het samenvoegen van bezette kamers om ongebruikte boilers uit te schakelen.
Resultaat
- Real-time zichtbaarheid en betere coördinatie tussen afdelingen
- Slimmere operationele beslissingen die kostenbeheersing ondersteunen
"We kunnen overal inloggen op Mews . Ik kan thuis zijn en precies weten wat er in het hotel gebeurt. Die toegankelijkheid is enorm."
Beheerders die tijd opslaan, administratie verminderen en controle verbeteren
Uitdaging
Betalingen waren voorheen verdeeld over verschillende systemen, waardoor handmatige controles, follow-ups en afstemming nodig waren - vooral voor groepen, bruiloften en zakelijke boekingen.
Oplossing
Mews Payments alle betalingsactiviteiten binnen het PMS gecentraliseerd en geautomatiseerd. Medewerkers kunnen direct de betaalstatus zien, of ze nu op locatie zijn of op afstand werken. Beveiligde Payment Requests vervangen externe bankkoppelingen, waardoor de handmatige verwerking van betaalkaarten wordt verminderd en de controle wordt verbeterd. Voor de accounting stromen de betalingen netjes door het systeem, waardoor afstemming sneller verloopt en de werklast aan het einde van de dag afneemt. De zichtbaarheid is vooral waardevol voor verkoop- en evenemententeams, die aanbetalingen en saldi kunnen bijhouden zonder afhankelijk te zijn van receptie of financiële teams.
Resultaat
- 10 uur per week opgeslagen in betalingsadministratie
- Snellere afstemming voor accounting
- Soepeler inchecken voor zakelijke gasten en groepen
"Mews Payments bespaart ons ongeveer tien uur per week. Alles is duidelijk en gemakkelijk bij te houden. Ik kan thuis zijn, een betaling zien binnenkomen en het meteen afvinken."
Bidirectionele BWH CRS connectiviteit die gewoon werkt
Uitdaging
Het team was bezorgd dat een verbinding met het Best Western CRS het handmatig instellen van kamers en voortdurend toezicht zou vereisen, waardoor het risico op mismatches tussen systemen zou toenemen.
Oplossing
De bidirectionele BWH CRS verbinding laadt automatisch kamertypes in Mews, waardoor configureren niet meer handmatig hoeft. Tarieven, beschikbaarheid en reserveringen blijven gesynchroniseerd, waardoor nauwkeurigheid gegarandeerd is zonder extra inspanning van het team. Tijdens regelmatige wekelijkse check-in's zijn geen problemen naar voren gekomen die gerelateerd zijn aan Mews - de systemen blijven op elkaar afgestemd en zijn eenvoudig te beheren. Support is altijd binnen handbereik, met de AI-gestuurde chatbot die beschikbaar is om "hoe te" vragen te beantwoorden, eenvoudige tickets op te lossen en indien nodig over te dragen aan menselijke agenten.
Resultaat
- Geen handmatige kamerinstelling vereist
- Betrouwbare data stroom in twee richtingen
- Minder risico op fouten of mismatches
"Door de tweeweg BWH CRS verbinding is alles er al. We hoeven helemaal geen kamers handmatig toe te voegen."
Vooruitkijken
Casa Hotel is van plan om het gebruik van Mews uit te breiden met bijkomende inkomstenstromen, zoals parkeerplaatsen, vergaderkamers en zelfs opvallende glazen iglo's. Omdat de royalty's van Best Western alleen van toepassing zijn op inkomsten uit kamers, biedt dit het team een manier om extra inkomsten te genereren die volledig bij de accommodatie blijven.
Van cruciaal belang is dat deze uitbreiding geen extra operationele druk met zich meebrengt. Deze diensten kunnen worden beheerd binnen hetzelfde systeem dat het team al dagelijks gebruikt, waardoor de processen eenvoudig blijven voor het personeel en naadloos aansluiten op de werklast van de gasten - een praktische manier om de inkomsten te verhogen zonder de werklast te verhogen.
