Hotelmanager: Erfolgreich Aufgaben und Herausforderungen bewältigen

Mit der Position des Hotelmanagements geht die Bewältigung einer Vielzahl von Aufgaben und Verantwortlichkeiten einher. Dazu gehört, die operativen Abläufe im Blick zu haben, das Personalmanagement, den Finanzbereich bis hin zum Marketing – doch in allen Bereichen kann mittlerweile digitale Technologie unterstützen.

Was macht ein Hotelmanager?

In der Organisationsstruktur eines Hotels sind Hotelmanager nach dem Geschäftsführer die höchsten Führungskräfte. Sie sind wiederum den Abteilungsleitern überstellt und sorgen übergreifend für reibungslose Abläufe, fungieren also als Ansprechpartner für alle größeren Themen von Personalfragen über betriebliche Abläufe bis hin zum Marketing. Ein Job, der Strategie, Organisationsgeschick und schnelle Problemlösungen erfordert und von neuen digitalen Technologien stark profitiert.

Geforderte Fähigkeiten und Kompetenzen im Hotelmanagement

Da ein Hotelmanager immer den Überblick behalten muss, erfordert die Tätigkeit neben einer entsprechenden Ausbildung, Branchenkenntnissen, Affinität für Finanzmanagement und Technologieverständnis auch einige Soft Skills. Gerade bei Führungskräften sind die unabdingbar und tragen viel zur Stimmung und einem gut funktionierenden Hotel bei. Dazu gehören unter anderem:

•         Führungsqualitäten
•         Organisationsgeschick
•         Kritisches Denken
•         Kommunikationsfähigkeit
•         Menschenkenntnis
•         Perspektivisches Denken
•         Kundenorientierung

Typische Aufgaben und Verantwortlichkeiten eines Hotelmanagers

Welche Aufgaben und Herausforderungen beinhaltet der Beruf des Hotelmanagers aber nun konkret? Das hängt natürlich stark von dem Hotel ab, grundsätzlich lassen sich aber wesentliche Überschneidungen feststellen.

Tägliche Betriebsführung eines Hotels

Das tägliche Geschäft ist natürlich der wesentliche Arbeitsbereich eines Hotelmanagers. In Hotels ist vieles planbar und genauso vieles nicht – hier ist gute Organisation und Improvisationsvermögen gefragt. Mit der Digitalisierung kommen zusätzliche Herausforderungen auf die Hotels zu, aber auch Chancen.

Reservierungsmanagement

Auch der Überblick im Reservierungsmanagement liegt letztendlich beim Hotelmanager. Digitale Technologien unterstützen heute aber die Mitarbeiter am Front Desk: Die Abläufe bei Reservierungen können zu einem großen Teil automatisiert werden. Menschliche Fehler wie Doppelbuchungen oder Überbuchungen werden vermieden, Wünschen kann schnell und flexibel entgegengekommen werden und die administrativen Abläufe werden verkürzt. So bleibt mehr Zeit für Gästebelange. Der Hotelmanager hat mit einem Klick alles im Blick und kann bei Problemen schneller reagieren.

Akkurate Reporte

Zu den Aufgaben eines Hotelmanagers gehört auch die Auswertung betrieblicher Abläufe und natürlich deren Optimierung. Damit sich die Gäste wohlfühlen, die Mitarbeitenden eine gute Basis haben und idealerweise Ressourcen gespart werden. Wer täglich automatisch einen Tagesbericht erhält, erkennt schnell, was gut läuft und wo nachgebessert werden kann. Das Einschätzen der Branchenentwicklung ist in der Hotellerie überlebensnotwendig und kann entscheidend für den Erfolg sein, eine entsprechende Software sorgt mit den Zahlen für Durchblick statt langer Analysen.

Personalmanagement: Unterstützt durch digitale Lösungen

Der Kern eines guten Hotels sind die Mitarbeitenden. Sie sind im Gästekontakt und bestimmen die Atmosphäre des Hauses. Daher liegt in der Verantwortung des Hotelmanagers nicht nur, das Personal gut einzuarbeiten, sondern auch die Arbeitsbedingungen im Blick zu behalten.

Übersicht über Arbeitspensum und -aufgaben

Prinzipiell sollte ein Hotelmanager die Arbeitslast des Personals im Blick haben. Das kann eine Herausforderung sein, gerade bei großen Hotels, mehreren Abteilungen, entsprechend viel Personal und spontanen Änderungen. Wie hält man Teams im Blick, die nicht im Büro sitzen, sondern sich permanent in Bewegung befinden? In modernen Häusern hilft Software, beispielsweise speziell für das Housekeeping , die auf unterschiedlichen Endgeräten läuft, mit Status-Updates in Echtzeit, Aufgabenmanagement und Übersicht über das Arbeitspensum. Oder für den Front Desk mit automatisierten Erinnerungen, Gästeprofilen und Self-Service-Optionen für den Check-in.

Digitale Kommunikation zwischen den Teams

Die Kommunikation spielt eine herausragende Rolle. Sie ist nicht nur wichtig in den einzelnen Abläufen innerhalb und zwischen den Abteilungen, sondern kann auch Zeit sparen. Und wer seinem Personal die Möglichkeit für offenen Austausch gibt, erfährt außerdem viel früher von Problemen oder guten Ideen. Möglichkeiten zur digitalen Kommunikation wie Chats und zentralisierte Benachrichtigungen sind eine gute Lösung, um flexibler zu arbeiten und für mehr Austausch zu sorgen.

Budgetverwaltung: Die Hotelfinanzen im Blick

Das liebe Geld. Natürlich gehört auch der finanzielle Überblick zu den Verantwortungen eines Hotelmanagers. Die Zielvorgaben müssen im Blick behalten werden und durch die veränderten Reisegewohnheiten sind einige Herausforderungen dazugekommen. Wer modern denkt, bietet möglichst individualisierbare Auswahlmöglichkeiten, spezielle Angebote oder Rabatte und buchbare Zusatzoptionen.

Das Preismanagement kann unter Umständen viel Zeit in Anspruch nehmen. Software zur Ratenverwaltung übernimmt diese Arbeit fast komplett. Preise für Zimmerkategorien können übergreifend angepasst werden, es können Regeln zur Preisüberschreibung festgelegt werden, oder Pauschalpreise festgelegt werden und ein Grundpreis mit anderen Preisen verknüpft werden, um wählbare Optionen möglich zu machen. Der Gast hat damit wesentlich mehr Auswahlmöglichkeiten und der Hotelmanager kann bei weniger Arbeit mehr anbieten.

Gästebetreuung: Mehr Zeit für den Gast im Hotel

Die Bedürfnisse der Gäste haben sich geändert. Heute steht individuelles Reisen und mehr Flexibilität hoch im Kurs. Das bedeutet für Hotelmanager, dass auch sie die Betriebsführung flexibler gestalten müssen. Aber auch, dass an einigen Stellen eingespart werden kann.

Immer mehr Gäste möchten beispielsweise unabhängig online einchecken oder an einem Self-Service-Kiosk und legen weniger Wert auf persönlichen Empfang. Das macht Arbeitszeit am Front Desk frei, die wiederum für die Gästebelange genutzt werden kann. Hotelmanager sollten sich dementsprechend je nach Zielgruppe des Hotels auf jeden Fall mit neuen Anforderungen und gegebenenfalls digitalen Lösungen der Gästebetreuung beschäftigen.

Marketing und Verkauf: zukunftsgetriebene Strategien entwickeln

Für den Erfolg eines Hotels muss natürlich nicht zuletzt dafür geworben werden. Auch die Marketingstrategie liegt in der Regel in der Verantwortung der Hotelmanager. Das Ziel dabei ist, die Buchungszahl zu steigern und das Hotel möglichst auszulasten.

Dafür ist die Kenntnis über die Zielgruppe, Gästewünsche und -verhalten und auch Feedback und Gründe, die gegen eine Buchung sprechen, unbedingt notwendig. Zum einen kann das aus den Bewertungen abgeleitet werden, aber auch aus den erfassten Daten und Gästeprofilen, die bei Nutzung eines Management Software Systems automatisiert zur Verfügung gestellt werden: Was sind die demografischen Daten der Gäste? Wann ist die Auslastung am höchsten? Was wurde an Zusatzleistungen genutzt? Daraus lassen sich individuelle und zielgerichtete Marketingstrategien erarbeiten.

Fazit

Für den Ablauf im Hotel sind übergeordnete Hotelmanager unverzichtbare Akteure, die eine Vielzahl von Herausforderungen meistern müssen. Von der täglichen Betriebsführung über das Personalmanagement bis hin zur Budgetverwaltung und Gästebetreuung sind ihre Aufgaben vielfältig und anspruchsvoll. Die Digitalisierung hat das Hotelmanagement verändert und bietet sowohl Herausforderungen als auch Chancen. Durch den Einsatz von moderner Technologie wie die Hotelverwaltungssoftware von Mews können Hotelmanager effizienter arbeiten, Ressourcen sparen und gleichzeitig die Gästebetreuung verbessern.

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