Hotelvoucher: Komfort für Reisende und Hoteliers

Wer viel reist, wird schon mal mit dem Thema in Berührung gekommen sein: Hotelvoucher. Voucher sind an vielen Punkten üblich, sei es für einen Flug, dem Hotel oder Aktivitäten, oft nimmt man die Bestätigung gar nicht bewusst als Voucher wahr. Im Zeitalter der Digitalität und Self-Check-ins werden sie allerdings immer wichtiger und erleichtern Reisenden und Hoteliers die Abläufe.

Was ist ein Voucher?

Ein Voucher vereinfacht im Grunde genommen den Zugang zu einem Flug, Hotel oder wofür er auch immer ausgestellt ist. Es handelt sich um ein Dokument oder Gutschein, der bestätigt, dass ein Flug, Zimmer oder eine Aktivität gebucht und bereits bezahlt wurde. Er kommt vor allem bei Buchungen über Reiseveranstalter, Reisebüros und Hotels zum Einsatz und ist eine Art Kommunikationsmittel zwischen diesen Dienstleistern und dem Gast.

Die kleine, aber wichtige Bestätigung erleichtert nicht nur den Check-in-Prozess, sondern stellt auch sicher, dass die Leistung reserviert wird und in Anspruch genommen werden kann, er dient als Garantie. Der Gast hat so eine Sicherheit und gleichzeitig einen vereinfachten Check-in und das Hotel wiederum kann den Voucher für die Abrechnung und als Leistungsnachweis nutzen.

Es gibt auch den Fall, dass der Voucher für eine Leistung ausgestellt wird, die gar nicht gebucht wurde. Fällt ärgerlicherweise ein Flug aus, werden oft Voucher für Hotelzimmer vergeben. Bei massiven Verspätungen gibt es manchmal Voucher für ein Bistro zur Verpflegung. Und geht etwas richtig schief, können Voucher statt Geldwerte ausgegeben werden, für zukünftige Buchungen von Flügen und Hotelzimmern beispielsweise.

Was bedeutet „Voucher“?

Der englische Begriff „Voucher“ hat sich international in der Reise- und Hotelbranche durchgesetzt. Alternativ werden auch die Bezeichnungen wie Gutschein, Bon, Rechnungsbeleg, Zahlungsbeleg oder Eintrittskarte verwendet, aber die Funktion bleibt immer dieselbe: Er ist ein Nachweis für eine bezahlte Leistung oder Reservierung.

Welche Arten von Vouchern gibt es?

Im Prinzip kann Urlaubern an jedem Punkt der Reise ein Voucher für verschiedenste Dienstleistungen über den Weg laufen:

• Flug: Der Voucher bestätigt die Buchung und Bezahlung des Fluges.
• Transfer: Wer über eine Drittpartei oder einen Reiseveranstalter einen Transfer zwischen Flughafen und Hotel gebucht hat, erhält oft einen Voucher.
• Mietwagen: Der Voucher bestätigt die Reservierung eines Mietwagens.
• Lounge: Mit diesem Voucher darf man die Flughafenlounge betreten.
• Aktivitäten: Wer Ausflüge, Touren oder Guides über Drittparteien am Urlaubsort gebucht hat, erhält oft einen Voucher.

Gerade bei Pauschalreisen oder Buchungen über einen Reiseveranstalter, die in der Regel mehrere verschiedene Dienstleistungen beinhalten, erhält man oft einen ganzen Voucherblock, aus dem man den gerade benötigten Voucher heraustrennen kann.

Wie funktioniert ein Hotelvoucher?

Die Verwendung eines Hotelvouchers ist denkbar einfach. Nach Buchung erhält man den Voucher und im Hotel angekommen, zeigt man ihn einfach an der Rezeption vor. Das Hotelpersonal überprüft die Details, bestätigt die Reservierung und gibt den Schlüssel oder die Schlüsselkarte heraus. Das funktioniert natürlich auch über digitalen Check-in per App oder an entsprechenden Terminals ohne Kontakt zu Mitarbeitenden. Wichtig ist nur der Voucher mit der Buchungsnummer. Da bereits im Voraus bezahlt wurde, muss sonst nichts weiter getan werden. Einfacher geht es kaum.

Wer sich jetzt überlegt, einfach im Hotel vorbeizukommen und den Voucher vorzulegen, könnte allerdings bei voller Belegung des Hauses enttäuscht werden. Ein Zimmer muss ja für den gewünschten Zeitraum für den Gast reserviert werden. Ist noch keine Reservierung erfolgt, sollte das vorab geschehen und auch auf den Vouchern darauf hingewiesen werden. So ist sichergestellt, dass ein Zimmer im Reservierungstool geblockt ist und bereitgestellt wird. In dem Tool wird außerdem vermerkt, wenn die Leistung bereits bezahlt ist.

Systeme für Gastgewerbe wie Mews bieten auf einem Marketplace diverse Apps zur Erleichterung aller relevanten Vorgänge. Aus über 1000 Apps können die für die eigenen Zwecke wichtigsten herausgefiltert und zu einem funktionierenden System verbunden werden. Von Reservierungsübersichten bis zu Abrechnungen, vom Housekeeping bis zur Lagerverwaltung bleibt so überall der Überblick erhalten und die Gäste zufrieden.

Was muss ein Hotelvoucher beinhalten?

Unterschiedliche Voucher können unterschiedliche Informationen beinhalten. Gibt eine Fluggesellschaft beispielsweise wegen Ausfällen als Entschädigung einen Voucher für Hotels heraus, ist der wegen des hohen Aufwandes oftmals nicht personalisiert. Aber die Vouchernummer wird bei den Fluggästen vermerkt und Hotel und Fluggesellschaft regeln die Abrechnung dann unter sich. 

Allgemein sind Hotelvoucher aber personalisiert und sollten alle wichtigen Informationen enthalten, die für deinen Aufenthalt relevant sind. Dazu gehören:

• Name des Reisenden: Damit das Hotel weiß, für wen die Buchung gilt.
• Buchungsnummer: Eine eindeutige Referenznummer für das Hotel und den Reisenden.
• Ankunfts- und Abreisedatum: Die genauen Daten des Aufenthalts.
• Leistung: Natürlich ist vermerkt, wofür der Voucher überhaupt ausgestellt wurde. Bei Hotels inklusive Zimmerkategorie und spezifische Anforderungen, wie ein Nichtraucherzimmer oder ein Zustellbett.
• Preis- und Zahlungsinformationen: Der Preis der Buchung und die Zahlungsdetails.
• Stornierungsbedingungen und Richtlinien: Informationen zu Stornogebühren und -fristen.
• Kontaktdaten des Hotels: Um Rückfragen oder Änderungen zu ermöglichen.
• Ablaufdatum: Die Voucher sind in der Regel nicht unbefristet gültig, das Ablaufdatum ist ebenfalls auf dem Schriftstück zu finden.

Wie lange ist ein Hotelvoucher gültig?

Es gibt keine allgemeine Gültigkeit für Voucher und auch nicht für Hotelvoucher. Die Gültigkeit kann variieren, je nachdem, wo er erworben wurde, normalerweise ist das Ablaufdatum aber immer auf dem Schriftstück vermerkt. Wenn kein Datum angegeben ist, sollte man allerdings nicht von einer unbegrenzten Gültigkeit ausgehen. In der Regel haben Voucher eine maximale Gültigkeitsdauer von drei Jahren.

Fazit

Ein Hotelvoucher vereinfacht einige Prozesse zwischen Hotel und Gast. Er bestätigt die Buchung, erleichtert den Check-in-Prozess und gibt die Gewissheit, dass ein Zimmer bereitgestellt wird. Dafür sollten nach Erhalt alle Informationen überprüft werden und der Voucher – sofern er nicht digital ist – sicher aufbewahrt werden.

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