Was ist eine Übernachtungspauschale?
Formulare, Abrechnungen - Geschäftsreisen bringen oft einen gewissen administrativen Aufwand mit sich. Das wirkt auf den ersten Blick mühsam, kann aber auch Vorteile bieten. Wer sich mit dem Thema auseinandersetzt, sollte die Übernachtungspauschale - auch Hotelpauschale oder Unterkunftspauschale genannt - kennen. Sie bezeichnet einen festen Betrag, den Unternehmen ihren Mitarbeitern steuerfrei für Übernachtungen im Rahmen von Dienstreisen auszahlen können.
Die rechtliche Grundlage bildet das Bundesreisekostengesetz (BRKG), die Höhe der Pauschale legt das Bundesfinanzministerium fest. Sie werden in der Regel jährlich angepasst und im BMF-Schreiben veröffentlicht - zumindest für Auslandsreisen. Das Prinzip ist einfach: Anstelle der tatsächlichen Kosten wird ein pauschaler Betrag angesetzt. Allerdings ist die Auszahlung zeitlich begrenzt - maximal für drei aufeinanderfolgende Monate.
Wann besteht Anspruch auf eine Übernachtungspauschale?
Einen rechtlichen Anspruch auf die Pauschale gibt es nicht. Eine Alternative bei Nichtzahlung ist die Erstattung der tatsächlichen Kosten, die entweder vom Arbeitgeber ausgezahlt werden oder in der Steuererklärung als Werbungskosten abgesetzt werden können. Für Selbstständige greift die Übernachtungspauschale übrigens ohnehin nicht. Stattdessen können sie die tatsächlichen Kosten als Betriebsausgaben geltend machen.
Und was, wenn eine Dienstreise kurzfristig abgesagt werden musste und dafür Stornierungsgebühren anfallen? Dann kommt es auf die vertraglichen Regelungen an. Wurden entsprechende Vereinbarungen getroffen, ist auch in solchen Fällen eine Erstattung möglich.
Höhe der Übernachtungspauschale in Deutschland
Die wichtigste Frage: Wie hoch ist denn die Übernachtungspauschale? Für 2025 liegt der steuerfreie Betrag in Deutschland bei 20 Euro pro Nacht - ein Wert, der sich seit einigen Jahren nicht verändert hat. Ein Blick auf die Summe zeigt schnell: Sie liegt deutlich unter den durchschnittlichen Hotelkosten von rund 140 Euro pro Nacht. Viele Unternehmen entscheiden sich daher für die Erstattung der tatsächlichen Ausgaben - das ist in den meisten Fällen die sinnvollere Option für beide Seiten.
Interessant wird die Pauschale aber bei Auslandsreisen: Hier unterscheiden sich die Pauschalen teils deutlich je nach Land. In Frankreich sind aktuell 105 Euro pro Nacht angesetzt, in Paris sogar 159 Euro. Noch höher liegen die Sätze in Metropolen wie New York City (308 Euro) oder San Francisco (327 Euro). Diese Unterschiede spiegeln die regionalen Lebenshaltungskosten wider.
Clever genutzt, kann das ein kleiner Bonus für Geschäftsreisende sein: Liegt ein Hotel unterhalb dieser Pauschale, darf die Differenz steuerfrei behalten werden.
Wie wird die Übernachtungspauschale abgerechnet?
Erforderliche Nachweise und Belege
Die gute Nachricht: Für die Auszahlung der Pauschale sind grundsätzlich keine Belege erforderlich - denn der Betrag ist steuerfrei und kann vom Unternehmen ohnehin nicht als Betriebsausgabe angesetzt werden. In der Praxis fordern viele Arbeitgeber jedoch einen Nachweis der Reise - etwa eine Buchungsbestätigung oder Reisekostenabrechnung -, da die Pauschale nur bei tatsächlich entstandenen Übernachtungskosten gezahlt werden darf.
Pauschale vs. tatsächliche Kosten: Was ist sinnvoller?
Aus Sicht der Unternehmen ist die Erstattung tatsächlicher Kosten meist die bessere Wahl. Diese lassen sich steuerlich als Betriebsausgaben absetzen und decken die realen Hotelpreise ab. Die Pauschale lohnt sich vor allem dann, wenn die tatsächlichen Kosten niedrig sind - etwa bei Auslandsreisen in günstige Länder - oder wenn durch die Pauschale der Verwaltungsaufwand deutlich reduziert werden kann. Auch in Situationen ohne Hotelrechnung, etwa bei privaten Übernachtungen oder durch Rahmenverträge mit Hotels, kann sie sinnvoll sein.
Chancen für Hoteliers
Rund um das Thema Übernachtungspauschale ergeben sich für Hotels spannende Geschäftschancen. Denn: Wer die Bedürfnisse von Geschäftsreisenden versteht, kann gezielt darauf eingehen und somit eine lukrative Zielgruppe ansprechen. Erfahren diese vor Ort einen Service, der auf sie zugeschnitten ist, kommen sie gern wieder - und empfehlen das Hotel im besten Fall weiter. Mögliche Stellschrauben sind unter anderem:
- Korrekte Rechnungsstellung Geschäftsreisende sind auf formal und steuerlich korrekte Rechnungen angewiesen. Werden Rückfragen oder Korrekturen nötig, kostet das Zeit und sorgt für Frust. Für Hotels sind digitale Abrechnungssysteme, die automatisch fehlerfreie Rechnungen erzeugen, daher ein echter Gewinn.
- Lage und Service Die Nähe zu Behörden, Ministerien oder Verkehrsknotenpunkten sind für Geschäftsreisende oft wichtiger als luxuriöse Ausstattung. Umso entscheidender sind praktische Services wie ein frühes Frühstück, kostenloses WLAN oder flexible Check-in-Zeiten.
- Rahmenverträge Verträge mit öffentlichen Einrichtungen können sich lohnen - ein günstigerer Übernachtungspreis gleicht sich häufig durch höhere Auslastung und bessere Planbarkeit aus. Auch individuell zugeschnittene Preis- und Abrechnungsmodelle senken nicht nur den administrativen Aufwand, sondern zahlen sich langfristig aus.
Fazit
Auf den ersten Blick wirkt das Thema Übernachtungspauschale wenig spannend - doch wer die Hintergründe kennt und clever nutzt, kann als Unternehmen wie auch als Hotelbetrieb profitieren. In Zeiten fortschreitender Digitalisierung punkten vor allem jene Anbieter, die auf moderne, automatisierte Lösungen setzen - und ihren Gästen alle nötigen Nachweise schnell, fehlerfrei und ohne Mehraufwand bereitstellen.
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