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Über das GAIA Hotel
Das GAIA Hotel in Basel, das seit vier Generationen von derselben Familie geführt wird, hat den Charme einer historischen Unterkunft mit dem Komfort eines Vier-Sterne-Wellness-Aufenthalts, der mit einem Spa und Konferenzräumen ausgestattet ist. Sie nehmen auch ihre Verpflichtung zur Nachhaltigkeit ernst. Durch die Verwendung der Suchmaschine Ecosia haben sie bereits geholfen, fast 2.000 Bäume zu pflanzen und das gesamte Hotel läuft mit erneuerbarer Energie – Wind, Solarenergie und Biomasse.
GAIA Hotel wollte die manuelle Arbeit reduzieren und Tools einführen, die den täglichen Betrieb reibungsloser gestalten. Die Umstellung von Oracle auf ein Cloud-basiertes PMS war ein Schlüssel zum Ausmisten alter Systeme und Gewohnheiten. Als erstes Hotel in der Schweiz hat das Hotel im Oktober 2015 auf Mews umgestellt und nutzt es seither.
„Wir arbeiten schon seit 10 Jahren mit Mews zusammen. Diese Art von Loyalität haben sie sich verdient – das System und wir haben uns Seite an Seite weiterentwickelt, mit gemeinsamen Erfolgen und wachsendem Vertrauen in jeder Phase.“
Loyalität und Vertrauen: 10 Jahre mit Mews
Herausforderung
Das Change Management war eine schwierige Aufgabe, denn viele Mitarbeiter/-innen an der Rezeption hielten Oracle damals für den neuesten Stand der Technik. Außerdem war Mews in der Schweiz noch nicht bekannt, denn das GAIA Hotel war die erste Unterkunft, die das System implementierte.
Lösung
Das GAIA Hotel ging bei der Umstellung behutsam und praktisch vor. Die Schulungen waren kurz und konzentrierten sich auf reale Situationen, mit denen die Mitarbeiter/-innen jeden Tag konfrontiert werden. Was am meisten geholfen hat, war die Transparenz. Die Leitung teilte mit, warum die Veränderung notwendig war, zeigte, wie das neue System wiederkehrende Arbeiten einsparen würde und stellte sicher, dass jeder Raum hatte, um Fragen zu stellen und Dinge auszuprobieren. Als das Vertrauen wuchs, wurden die anfänglichen Skeptiker zu denjenigen, die anderen halfen, ihre eigene Arbeitsweise zu lernen und zu verfeinern. Dank Mews University und der Einfachheit des Systems dauert das Onboarding neuer Rezeptionisten/-innen jetzt nur noch 3–5 Tage, was vorher einfach nicht möglich war.
Ergebnis
- Das Team konnte viele Aufgaben, die es bisher verlangsamten, vereinfachen und sogar weglassen
„Ich erinnere mich, wie ich mit Matt, dem CEO von Mews, in Kontakt kam und nicht nur von dem Produkt, sondern auch von seinem Wissen, seiner Aufrichtigkeit und seinem Engagement begeistert war. Er war bereit, die Branche zu reformieren, und genau das tut Mews jetzt.“
Tschüss, Einschränkungen durch Altsysteme – hallo, cloudnative Flexibilität
Herausforderung
Das Team wusste, dass der Abschied von Oracle bedeutete, gleichzeitig einen neuen Channel-Manager und einen neuen Anbieter für das Globale Vertriebssystem (GDS) zu finden. Ohne ein zuverlässiges System wären sie nicht in der Lage gewesen, die Raten in ihren Vertriebschannels zu aktualisieren.
Lösung
Jeder, der damals im Gastgewerbe arbeitete, wird sich daran erinnern, dass die Schnittstellen ständig neu gestartet werden mussten, weil sie einfroren oder nicht mehr synchronisiert wurden... mehrmals pro Woche. Mit dem Wechsel zu Mews ist das kein Problem mehr. Mews unterstützt auch die entschiedene Haltung von GAIA gegenüber Online-Reiseagenturen und hilft ihnen, ihr bestes Angebot direkt zu halten, während sie gleichzeitig nuanciertere Regeln für Mindestaufenthalte und kurze Vorlaufzeiten zulässt. Darüber hinaus stärkte GAIA die Sicherheitsvorkehrungen durch Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) für alle Rollen, eine bessere Kontrolle über gemeinsam genutzte Konten und eine klare Aufklärung der Mitarbeiter/-innen über Phishing-Risiken.
Ergebnis
- Die Freiheit, den Vertrieb so zu verwalten, wie sie es wollten
Smarteres tägliches Hotelmanagement
Herausforderung
Viele Hotels kämpfen mit Routineaufgaben, begrenzter Personalbesetzung und einer immer größer werdenden Kluft zwischen dem, was die Teams leisten können und dem, was die Gäste erwarten. Als unabhängige Unterkunft wollte das GAIA Hotel ein Gleichgewicht zwischen intelligenter Technik und echtem, persönlichem Service schaffen, das sich für Gäste und Personal gleichermaßen natürlich anfühlt.
Lösung
Vor Mews musste der Executive Housekeeper endlose Aufgabenlisten für sein Team ausdrucken – ein tägliches Ritual, das viel Zeit und Papier verschlang. Mews Housekeeping ist bei den Mitarbeitern/-innen sehr beliebt, weil es ihnen mehr Zeit für die Arbeit mit den Gästen verschafft. GAIA wickelt auch viele Buchungen von Geschäftsgruppen ab, und nach dem Wechsel zu Mews wurde die Gruppenabwicklung von einem langsamen zu einem schnellen, organisierten Prozess. Im Empfangsbereich verschafften sich die Teams dank des Echtzeit-Status der Zimmer und der Anreisen einen klareren Überblick über den bevorstehenden Tag, was die Kommunikation zwischen den Teams vereinfachte und die Gefahr verpasster Details verringerte.
Ergebnis
- Reibungslosere Betriebsabläufe in allen Abteilungen und ein entspannterer Rhythmus an arbeitsreichen Tagen
- Die Mitarbeiter/-innen verbringen weniger Zeit mit der Erledigung von Aufgaben und mehr Zeit mit der Einbindung der Gäste
„Das Empfangspersonal liebt die Gruppenabwicklung. Im Handumdrehen werden Berichte für Gruppen erstellt, die einen umfassenden Überblick bieten. Wir erhalten viele geschäftliche Buchungen für Gruppen, daher ist das ein Feature, das mein Team nie wieder hergeben würde.“
Ein schnellerer, sicherer Zahlungsfluss
Herausforderung
Früher mussten die Mitarbeiter/-innen bei jeder Buchung die Kartendaten manuell in ein Terminal eingeben – eine Aufgabe von zwei Minuten, die sich den ganzen Tag über wiederholte. Das nahm den Gästen Zeit weg und setzte das Personal beim Check-in unnötig unter Druck.
Lösung
Mews Payments automatisiert die nicht umsatzbezogenen Transaktionen von GAIA Hotel, die etwa ein Drittel des Umsatzes ausmachen. Mit Tokenisierung und automatisierter Abbuchung müssen die Mitarbeiter/-innen keine sensiblen Zahlungsdaten mehr händeln oder Kartennummern am Schalter ablesen, was für alle Beteiligten eine große Erleichterung ist. Und da die Zahlungen in das PMS eingebettet sind, erhalten die Finanzteams einen Echtzeit-Überblick, ohne sich mit externen Anbietern oder nicht übereinstimmenden Berichten herumschlagen zu müssen.
Ergebnis
- Vollständig eingebettete Zahlungen
- 0,01 % Rückbuchung (der Branchendurchschnitt liegt bei 0,5 %)
„Dank Mews Payments konnte fast ein Drittel der Zeit unseres Teams für sinnvollere Aufgaben genutzt werden. Außerdem ist fast ein Drittel unseres Umsatzes im Voraus bezahlt, wodurch wir unseren Cashflow verbessert haben.“
Integrationen im Rampenlicht
Früher bedeutete das Hinzufügen von Tools, dass du viele Stunden mit der mühsamen Zuordnung von Schnittstellen verbringen musstest. GAIA Hotel genießt den Vorteil, dass es neue Tools schnell und kostenlos einbinden und seinen Technologie-Stack anpassen kann. Sie nutzen derzeit 10 Integrationen im Gastgewerbe.
„Das Tolle an Mews Marketplace ist, dass man eine Integration schnell ausprobieren kann, um zu sehen, ob sie wirklich einen Mehrwert für das Gästeerlebnis oder die Betriebsabläufe bringt“, fasst Selinda zusammen.
Oaky by Plusgrade
Oaky ist eine Zusatzverkaufssoftware, mit der GAIA Hotel den Umsatz steigern kann, indem sie ihren Gästen relevante Upgrades und Services anbieten. Mit Automatisierung, Segmentierung und dynamischer Preisgestaltung werden die durchschnittlichen Ausgaben pro Gast maximiert und manuelle Arbeit überflüssig.
STR
STR ruft Daten über die Leistung von Unterkünften, Reservierungen, Verfügbarkeit und Umsätze ab, um Hoteliers mit vertraulichen, zuverlässigen, genauen und umsetzbaren Daten zu versorgen, die sie bei strategischen und betrieblichen Entscheidungen unterstützen. Mehr erfahren
