Ropa de cama, toallas, amenities o productos de limpieza, estos son algunos de los insumos que forman parte de una cadena de suministros de un hotel. En el mundo de la hostelería, donde la calidad del servicio se relaciona directamente con la excelencia en las materias primas, la correcta gestión de la cadena de suministro resulta fundamental. Cualquier fallo de sincronización puede resultar en derroche de recursos afectando directamente la rentabilidad.
Imagina un proveedor de productos frescos que no llega a tiempo; esto limitaría la cantidad de desayunos que podríamos ofrecer a nuestros huéspedes ese día.
En este artículo, exploraremos la importancia de mantener una cadena de suministro fluida para brindar una experiencia memorable a nuestros huéspedes, porque al final, todo se trata de ellos.
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Qué es la cadena de suministros de un hotel
Desde el punto A hasta el punto B: la cadena de suministros involucra una serie de actividades vinculadas que comienzan con los proveedores y terminan con los clientes.
Para ser más precisos, la cadena de suministros de un hotel implica el conjunto de procesos y actividades que involucran la adquisición, gestión y distribución de todos los insumos necesarios para el funcionamiento de un hotel. Esta cadena abarca todas las etapas necesarias para garantizar que los hoteles tengan acceso en tiempo y forma a los elementos esenciales: alimentos, bebidas, ropa de cama, productos de limpieza, servicios de mantenimiento, entre otros.
Podemos decir que una cadena de suministros hoteleros es un ecosistema donde conviven las compras, el procesamiento de pedidos, la gestión de inventario, el transporte, el almacenamiento y el servicio al cliente.
¿Por qué es importante la cadena de suministros?
Siempre hablamos de la importancia de ofrecer una experiencia memorable a nuestros huéspedes. Y debemos estar de acuerdo en que esto es posible siempre y cuando seamos capaces de gestionar el flujo de suministros de manera continua y sin tropiezos.
En mis épocas de recepcionista era bastante común que el proveedor se demorara en la entrega de materiales que utilizábamos en nuestro día a día en la recepción. Esto era una cadena de fallos empezando por el proveedor, pasando por el departamento de compras para terminar en la recepción. La responsabilidad recaía sobre todos los departamentos involucrados por no hacer los seguimientos correspondientes y tomar las medidas adecuadas.
Al final, el objetivo de una cadena de suministro es brindar a nuestros huéspedes el mejor servicio sin demoras y con el menor costo posible para el hotel.
Una cadena de suministros rigurosa nos brindará:
- Huéspedes satisfechos
- Mayor rentabilidad
- Dinamismo en nuestras operaciones hoteleras
- Ventaja competitiva
¿Cuáles son los problemas más frecuentes en la cadena de suministros de un hotel y cómo evitarlos?
Tal como hemos visto, una cadena de suministros mal coordinada entorpecerá toda la operativa del hotel. Como muestra, estos son algunos obstáculos que nos podemos encontrar:
Variabilidad de la demanda
Las fluctuaciones impredecibles en la tasa de ocupación pueden dificultar la planificación y la gestión de inventario generando escasez de productos o exceso de existencias.
Dependencia de proveedores
contar con un número limitado de proveedores puede aumentar riesgos como son retrasos en la entrega, cambios abruptos de precios o problemas puntuales de calidad.
Gestión ineficiente del inventario
Errores en el control de estos procesos conllevan a efectuar compras de último minuto a precios disparados, servicios que no se pueden ofrecer por falta de insumos o demoras en reparaciones.
Retrasos en la entrega
Este tipo de problemas logísticos pueden afectar la capacidad del hotel para operar de manera eficiente y cumplir con las expectativas de los huéspedes.
Complejidad en la cadena de suministro
A medida que los hoteles crecen y diversifican sus ofertas, la cadena de suministro puede volverse más compleja, lo que aumenta la dificultad de gestionar eficientemente la fluidez.
Sistemas de control obsoletos
Un control de inventario que se gestione manualmente puede tener fallos. En la era de la automatización, es fundamental contar con un software de gestión de inventarios y reservas que nos permita tener un control fiable de nuestros insumos.
Las soluciones a los obstáculos más frecuentes
Todo tiene solución, aquí te presentamos algunas ideas para corregir los errores que pudiera tener la cadena de suministros en tu hotel:
1. Gestión de inventario
Dominar esta tarea resulta crucial ya que ayuda a minimizar el desperdicio, reducir los costos y mejorar el servicio al cliente.
2. Adopción de tecnología
Los sistemas automatizados de gestión de inventario o creación de facturas, puede ayudar a los hoteles a agilizar y mejorar la eficiencia en sus procesos.
3. Logística y distribución
Al optimizar la logística garantizando que se respetarán los tiempos de entrega, los hoteles pueden ofrecer servicios sin demoras.
4. Colaboración
La colaboración entre diferentes miembros de la cadena de suministro, como proveedores, distribuidores y clientes, puede ayudar a las empresas a identificar y superar los desafíos, lo que lleva a un mejor servicio al cliente y a una mayor competitividad.
5. Pronosticar el porcentaje de ocupación
Basados en tendencias pasadas, podemos tener una mejor idea de cuáles serán los insumos más requeridos en determinadas épocas del año. Al mismo tiempo, podemos prevenir problemas de exceso de stock, especialmente de productos perecederos.
6. Tener en cuenta la rotación del inventario
Para aumentar la rentabilidad y ahorrar costos, es importante conocer la velocidad de recambio del inventario (el periodo desde la compra hasta la salida del producto de nuestro almacén). Esto es especialmente importante cuando el espacio de almacenaje es reducido.
7. Diversificar nuestros proveedores
Para evitar problemas de compra cuando un proveedor se queda sin suministros, es importante diversificar el equipo de proveedores para garantizar que todos los productos que necesitamos estén disponibles.
8. Análisis de tendencias de consumo
Este estudio nos ayudará a elaborar pronósticos y a comprender el patrón de consumo de cada departamento. Esta información es una herramienta muy poderosa para conocer el comportamiento pasado y corregir cualquier error en el futuro.
9. Análisis de los contratos existentes
Esto nos ayudará a modificar, cancelar o renovar cualquier contrato de acuerdo al rendimiento de los proveedores existentes o a la calidad de sus productos.
Conclusión
En resumen, la cadena de suministro en un hotel es el hilo conductor que garantiza la excelencia en el servicio. Siempre hablamos de calidad de servicio, de huéspedes satisfechos y de experiencias increíbles, pero para que todo esto ocurra sin contratiempos, la logística no puede fallar.
Desde la gestión de inventario hasta la entrega de servicios, cada eslabón de esta cadena requiere de una atención meticulosa y coordinación precisa.
Porque la magia de un servicio excelente comienza detrás de bambalinas.
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