¿Qué es la contabilidad hotelera?
La contabilidad hotelera es el proceso mediante el cual se hace un seguimiento del flujo de dinero de todos los departamentos para analizar la situación financiera del hotel en un periodo determinado. Para ello, la persona responsable de esta tarea debe asegurarse de que los balances, las pérdidas y ganancias y los flujos de caja están actualizados. Esto debe hacerse en todos los departamentos y es fundamental llevar un control exhaustivo de los gastos específicos de cada departamento y de los suministros de inventario.
Aprende más sobre la gestión del flujo de efectivo en hoteles (artículo disponible en inglés).
Para que este proceso se realice de la forma más eficiente posible, debes saber claramente cuáles son tus gastos fijos y variables y conocer tus fuentes de ingresos. Una práctica habitual es hacer un seguimiento por separado de tus fuentes de ingresos para poder calcular mejor la rentabilidad. Como ya hemos visto, se trata de un proceso complejo, por lo que debes asegurarte de contratar a un contable con experiencia en el sector hotelero y que conozca y aplique las mejores prácticas vigentes, ya que éstas varían de un sector a otro.
Llevar la contabilidad al día es muy importante para evitar problemas con tus operaciones. El personal de operaciones tiene que supervisar muchas cosas, como las facturas y las cuentas pendientes de cobro. Además, deben estar atentos a la tasa de ocupación, la ADR, las habitaciones vendidas, los gastos operativos, los ingresos por habitación, el RevPar y otras métricas clave del hotel para asegurarse de que las operaciones sean lo más rentables posible. Contar con un sistema de gestión de propiedades adecuado es fundamental para simplificar este proceso. Del mismo modo, para optimizar tus tarifas y maximizar tus beneficios, necesitas desplegar una estrategia de gestión de ingresos adecuada para toda tu propiedad.
¿Por qué es importante la contabilidad hotelera?
La contabilidad hotelera es importante porque te permite supervisar y controlar los flujos de caja. De esta manera, puedes prever mejor el futuro, tener una idea realista de los costes proyectados de tu hotel y asegurarte de cumplir con los presupuestos anuales. Es decir, la contabilidad permite hacer un seguimiento de los flujos de caja, elaborar presupuestos más adecuados, gestionar las nóminas y asegurarse de que el hotel cumple la legislación fiscal local. Es una de las áreas más importantes del hotel, ya que garantiza la rentabilidad y ayuda a tomar decisiones basadas en datos.
Además, el departamento de contabilidad es fundamental para el correcto funcionamiento del hotel, ya que realiza tareas importantes como crear informes financieros, gestionar presupuestos, procesar nóminas, hacer un seguimiento de los gastos y realizar auditorías financieras. Es importante vigilar estas áreas de cerca para garantizar el correcto funcionamiento de un hotel.
Tipos de cuentas de los hoteles
La contabilidad hotelera combina dos dimensiones fundamentales: por un lado, las cuentas operativas, utilizadas en el día a día por recepción, administración y auditoría; y por otro, las categorías contables tradicionales, que permiten analizar la situación financiera global del hotel. Conocer ambas es clave para gestionar correctamente los ingresos, controlar los gastos y mantener la transparencia en todos los movimientos económicos.
1. Cuentas operativas del hotel
Estas cuentas reflejan todas las transacciones que se realizan durante la operación diaria, tanto con huéspedes como con terceros. Son esenciales para el night audit, para el cierre de caja y para asegurar que cada movimiento queda correctamente registrado.
- Cuentas de huéspedes: Incluyen todas las transacciones entre el huésped y el hotel durante su estancia. Aquí se registran cargos por alojamiento, room service, consumos de minibar, servicios de spa, lavandería o cualquier gasto imputado directamente a la habitación. Estas cuentas permiten controlar el saldo pendiente hasta el momento del check-out.
- Cuentas de no huéspedes: Se utilizan para registrar transacciones que no corresponden a huéspedes alojados. Por ejemplo, consumos en el restaurante por clientes externos, pagos a proveedores, facturación a empresas, agencias o grupos, e ingresos de eventos sin alojamiento asociado. Son esenciales para diferenciar ingresos operativos según el origen del cliente.
- Cuentas de gestión: Agrupan información utilizada por gerentes, propietarios y directores financieros. Suelen reflejar informes mensuales o trimestrales sobre ventas, ocupación, costes operativos, rendimiento por departamento o indicadores clave del negocio. No registran transacciones individuales, sino consolidaciones que permiten evaluar la salud económica del hotel.
Dentro de estos tres marcos, los hoteles pueden crear libros específicos por departamento, como alojamiento, bar, restaurante, spa o eventos, para analizar su rendimiento con mayor precisión y tomar decisiones basadas en datos reales.
2. Categorías contables financieras
Además de las cuentas operativas, los hoteles trabajan con categorías contables tradicionales que permiten obtener una visión más amplia de su situación económica.
- Cuentas de ingresos: Recogen todas las entradas de dinero: alojamiento, F&B, servicios adicionales, alquiler de salones, comisiones, entre otras. Se dividen por departamentos para analizar la rentabilidad de cada área.
- Cuentas de gastos: Incluyen todos los costes asociados a la operación del hotel: sueldos, suministros, mantenimiento, limpieza, tecnología, alimentos y bebidas, marketing, seguros o comisiones a terceros.
- Activos y pasivos: Los activos representan los bienes y recursos del hotel (inmuebles, equipamiento, mobiliario, cuentas bancarias). Los pasivos son las obligaciones y deudas del hotel (préstamos, impuestos, pagos a proveedores).
- Capital y resultados: El capital contempla las aportaciones de los propietarios y el patrimonio acumulado. Las cuentas de resultados muestran si el hotel genera ganancias o pérdidas y sirven como base para planificar inversiones futuras.
Procedimientos más importantes en contabilidad hotelera
La contabilidad de un hotel no sólo depende de un buen sistema de cuentas, sino también de una serie de procedimientos estructurados que garantizan que cada movimiento económico se registre de forma correcta y transparente, para así evitar errores y asegurar que los datos contables sean fiables para la toma de decisiones.
Entre los procedimientos más importantes encontramos los siguientes:
Auditoría nocturna (Night Audit)
Es uno de los procesos más característicos del sector hotelero. Cada noche, al cierre de la operativa diaria, se realiza una revisión completa de todas las transacciones: cargos a habitaciones, pagos, consumos en puntos de venta, anulaciones, no-shows y ajustes.
El objetivo es cerrar el día con todas las cuentas cuadradas y preparar los informes que servirán al equipo de la mañana. La auditoría nocturna también garantiza que las tarifas aplicadas sean correctas y que no haya discrepancias entre el sistema de reservas y la facturación.
Conciliación de ingresos por departamento
Dado que un hotel genera ingresos procedentes de múltiples áreas, como alojamiento, restaurante, bar, spa, eventos o tiendas internas, es importante conciliarlos diariamente. En este procedimiento se revisan los reportes de cada departamento, se comparan con las ventas registradas en el PMS o sistema de punto de venta (POS) y se verifican posibles diferencias.
Esto permite detectar rápidamente errores de carga, devoluciones no registradas o discrepancias entre inventario y venta.
Registro y control de gastos
Otro procedimiento esencial es el seguimiento sistemático de todos los gastos operativos. Esto implica registrar facturas de proveedores, compras de alimentos y bebidas, mantenimiento, suministros, comisiones, salarios o gastos administrativos.
En el sector hotelero, donde los márgenes dependen del control de costes, este proceso es clave para mantener la rentabilidad y evitar desviaciones en el presupuesto.
Revisión de cuentas de huéspedes y no huéspedes
Cada día se revisan las cuentas de huéspedes, asegurando que todos los cargos estén correctamente imputados y que no haya errores antes del check-out.
Además, las cuentas de no huéspedes, como facturación a empresas, cargos a grupos o consumo de clientes externos, también requieren un control específico para evitar saldos pendientes o errores en la facturación.
Gestión de inventarios
El inventario hotelero no se limita a alimentos y bebidas. También abarca amenities, ropa de cama, productos de limpieza, bebidas del minibar, materiales de mantenimiento, entre otros. Llevar un control detallado evita pérdidas, garantiza disponibilidad y ayuda a ajustar presupuestos según el nivel de ocupación previsto.
Elaboración de informes financieros
Por último, uno de los procedimientos más importantes es la creación de informes semanales o mensuales que resumen el rendimiento del hotel: ingresos, gastos, ocupación, ADR, RevPAR, GOP y otros indicadores clave.
Estos informes permiten a gerentes y propietarios evaluar la situación del negocio y tomar decisiones basadas en datos actualizados.
Tips a tener en cuenta al llevar las cuentas de un hotel
A diferencia de otros negocios, el sector hotelero combina servicios, alojamiento, restauración y operaciones continuas, por lo que existen ciertos consejos clave que ayudan a mantener las cuentas claras y libres de errores. Veamos algunos de los más importantes:
Mantén una separación clara entre ingresos por departamento
Para obtener una visión real del desempeño del hotel, es fundamental dividir los ingresos por áreas: habitaciones, F&B, spa, eventos, bar o tiendas internas. Esto permite analizar la rentabilidad de cada departamento y detectar oportunidades de mejora. Unificar todas las entradas en un único bloque dificulta el análisis y puede ocultar pérdidas o ineficiencias operativas.
Registra todas las transacciones en tiempo real
En la medida de lo posible, los registros deben hacerse al momento. Los cargos atrasados, las correcciones manuales o las notas escritas a última hora generan errores que complican la auditoría nocturna y afectan la precisión del cierre contable. Utilizar sistemas digitalizados facilita este proceso.
Controla los gastos operativos diariamente
El ritmo hotelero es rápido, por lo que esperar al final de la semana para registrar gastos puede llevar a confusiones. Registrar compras, facturas y consumos cada día ayuda a mantener un control más firme sobre el presupuesto y a evitar desviaciones en los costes de alimentos, suministros o mantenimiento.
Revisa la paridad entre reservas, facturación y ocupación
Una buena práctica es comparar cada día la ocupación real con la facturación generada y las reservas registradas. Cualquier diferencia puede señalar anulaciones no registradas, cargos omitidos o problemas en el PMS. Esta revisión preventiva evita pérdidas y mejora la transparencia.
Mantén políticas claras para cancelaciones, no-shows y depósitos
Estos movimientos afectan directamente a los ingresos, por lo que deben registrarse de manera uniforme. Definir criterios claros para reembolsos, penalizaciones o cargos automáticos garantiza coherencia en el cierre contable y evita malentendidos con los huéspedes.
Apóyate en la tecnología
Un PMS actualizado, sistemas integrados y herramientas automáticas de conciliación ayudan a minimizar errores y a ahorrar tiempo en tareas repetitivas. La tecnología no sustituye la supervisión humana, pero sí reduce significativamente el margen de error y mejora la eficiencia.
Además, existen sistemas de contabilidad diseñados específicamente para hoteles que facilitan este trabajo, y más adelante veremos algunos de los más utilizados.
Realiza auditorías internas de forma periódica
Aunque el night audit cubre la revisión diaria, es recomendable realizar auditorías más completas de forma mensual o trimestral. Estas revisiones permiten detectar patrones, mejorar procedimientos y corregir inconsistencias que puedan afectar la fiabilidad de los datos.
Los distintos roles en contabilidad en un hotel
La contabilidad en un hotel implica la coordinación de varios perfiles que trabajan juntos para asegurar la precisión financiera y el control de todas las operaciones. Estos son los principales roles involucrados:
- Auditor nocturno (Night Auditor): responsable de revisar todas las transacciones del día, validar cargos, corregir discrepancias y preparar los informes de cierre diario. Es un rol esencial para garantizar que las cuentas comiencen la jornada siguiente correctamente cuadradas.
- Contable o responsable de administración: se ocupa del registro de ingresos y gastos, conciliaciones bancarias, facturas de proveedores, seguimiento de nóminas e impuestos. También elabora informes financieros y controla el presupuesto general del hotel.
- Revenue Manager: analiza tarifas, demanda y previsiones para maximizar ingresos. Aunque no pertenece estrictamente al departamento contable, su trabajo influye en la facturación y suele coordinarse estrechamente con el equipo financiero para ajustar previsiones y estrategias.
- Director financiero: supervisa toda la gestión económica del hotel, controla costes, evalúa desviaciones presupuestarias, revisa informes financieros y apoya a la dirección general en la toma de decisiones estratégicas basadas en datos.
- Dirección general: interpreta los informes financieros, define estrategias de crecimiento y toma decisiones clave sobre inversiones, precios y distribución. Se apoya en los equipos de contabilidad y revenue para garantizar la salud económica del hotel.
Finalmente, es importante aclarar que la contabilidad de este tipo de establecimientos no depende únicamente del departamento financiero: ventas, recepción, restauración, limpieza o mantenimiento también influyen en los registros contables a través de sus operaciones diarias. Por eso, la coordinación entre todos los departamentos es esencial para garantizar cifras precisas, evitar errores y mantener la rentabilidad del hotel.
¿Cuáles son los mejores sistemas de contabilidad y qué beneficios ofrecen a los hoteles?
Dado que la contabilidad es una parte fundamental del negocio hotelero, es importante contar con el software adecuado. Definitivamente vale la pena elegir un software que se pueda integrar con un PMS y te permita gestionar todo desde el mismo lugar, como hace la plataforma de Mews.
Cualquiera de los servicios mencionados a continuación te permitirá conectarte a un proveedor existente a través de Mews Marketplace o buscar servicios que se adapten a tu negocio. Hemos seleccionado una lista con los mejores servicios disponibles, aunque contamos con muchas más opciones entre las que elegir.
Xero
Xero es una solución de contabilidad y nóminas para pequeñas empresas. Con este software puedes monitorear los flujos de efectivo en tiempo real gracias a su contabilidad, facturación y servicios bancarios en línea. Y, si lo conectas con Mews, podrás transferir datos al instante e intercambiar información de los ingresos diarios y de los pagos de manera regular entre ambos sistemas.
Exact Online
Exact Online es una herramienta extraordinaria que también se puede conectar con Mews PMS. Te permite ver en tiempo real tu situación financiera y gestionar relaciones que son fundamentales para tu negocio. Además, este software en la nube te proporciona las herramientas necesarias para hacer crecer tu empresa.
M3
M3 es un software que ofrece soluciones de contabilidad, inteligencia empresarial y nóminas. Cuenta con numerosas integraciones disponibles y te permite reducir los costes operativos y de personal gracias a sus informes fáciles de usar y a sus datos financieros en tiempo real. También puedes llevar un registro de las transacciones diarias en tu PMS y calcular los impuestos de forma automática.
Sage Exports
Este software se integra fácilmente con programas de gestión empresarial y de clientes. Puedes exportar los datos contables de ingresos y pagos diariamente para agilizar tu negocio y asegurarte de que todo marche sobre ruedas. Hay varias versiones de este software, así que elige la que mejor se adapte a ti y a tu negocio.
Zen Soft
Zen Soft es una excelente opción para quienes prefieren un enfoque más simple. Puedes integrar fácilmente los datos financieros con tu PMS, lo que te permite centrarte en interpretar la información y tomar las mejores decisiones para tu negocio.
Omniboost
Omniboost es una gran herramienta para obtener una visión general de cómo funciona cada aspecto de tu negocio. Con este software, no solo puedes gestionar la contabilidad, sino también tener una idea real de cómo funciona cada uno de los departamentos y así mejorar tus procesos internos. Puedes conectarlo con tu PMS para poder visualizar tus datos financieros en cómodos paneles.
Conclusión
Como hemos visto en este artículo, la contabilidad hotelera es clave para la rentabilidad de un negocio. Con el software adecuado e integraciones inteligentes que se conectan a tu PMS con facilidad, podrás simplificar esta tarea. Hemos explorado algunas opciones de software que pueden ser útiles, pero lo más importante es contar con un profesional experto en este ámbito tan importante del negocio hotelero.
Con el software adecuado y el personal correcto, obtendrás los mejores resultados posibles. Llevando un control exhaustivo de tus presupuestos, tus flujos de efectivo y tus previsiones, entre otras actividades clave, podrás identificar áreas de mejora y tomar decisiones para garantizar la rentabilidad y el éxito de tu negocio.
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