¿Qué es la contabilidad hotelera y por qué es importante?

La contabilidad hotelera es la manera en que los hoteles gestionan y controlan sus flujos de caja, es decir, todos los movimientos de entrada y salida de fondos. Al llevar un registro detallado de todas las transacciones de tu negocio, puedes optimizar tus ingresos y saber en qué áreas tiene que mejorar tu hotel. Además, la contabilidad hotelera es de suma importancia para tomar decisiones basadas en datos reales. 

La contabilidad hotelera tiene algunas características específicas que la diferencian de la contabilidad en otros sectores. Algunas de estas peculiaridades son las auditorías nocturnas, el hecho de que la misma habitación puede venderse por distintas tarifas y que cada departamento tiene sus propias fuentes de ingresos. Por esta razón, se trata de una materia muy compleja. En este artículo analizaremos en detalle qué es la contabilidad hotelera, por qué es importante y cuál es el mejor software para simplificar esta tarea. ¡Comencemos!

¿Qué es la contabilidad hotelera?

La contabilidad hotelera es el proceso mediante el cual se hace un seguimiento del flujo de dinero de todos los departamentos para analizar la situación financiera del hotel en un periodo determinado. Para ello, la persona responsable de esta tarea debe asegurarse de que los balances, las pérdidas y ganancias y los flujos de caja están actualizados. Esto debe hacerse en todos los departamentos y es fundamental llevar un control exhaustivo de los gastos específicos de cada departamento y de los suministros de inventario.

Aprende más sobre la gestión del flujo de efectivo en hoteles (artículo disponible en inglés).

Para que este proceso se realice de la forma más eficiente posible, debes saber claramente cuáles son tus gastos fijos y variables y conocer tus fuentes de ingresos. Una práctica habitual es hacer un seguimiento por separado de tus fuentes de ingresos para poder calcular mejor la rentabilidad. Como ya hemos visto, se trata de un proceso complejo, por lo que debes asegurarte de contratar a un contable con experiencia en el sector hotelero y que conozca y aplique las mejores prácticas vigentes, ya que éstas varían de un sector a otro.

Llevar la contabilidad al día es muy importante para evitar problemas con tus operaciones. El personal de operaciones tiene que supervisar muchas cosas, como las facturas y las cuentas pendientes de cobro. Además, deben estar atentos a la tasa de ocupación, la ADR, las habitaciones vendidas, los gastos operativos, los ingresos por habitación, el RevPar y otras métricas clave del hotel para asegurarse de que las operaciones sean lo más rentables posible. Contar con un sistema de gestión de propiedades adecuado es fundamental para simplificar este proceso. Del mismo modo, para optimizar tus tarifas y maximizar tus beneficios, necesitas desplegar una estrategia de gestión de ingresos adecuada para toda tu propiedad.

¿Por qué es importante la contabilidad hotelera?

La contabilidad hotelera es importante porque te permite supervisar y controlar los flujos de caja. De esta manera, puedes prever mejor el futuro, tener una idea realista de los costes proyectados de tu hotel y asegurarte de cumplir con los presupuestos anuales. Es decir, la contabilidad permite hacer un seguimiento de los flujos de caja, elaborar presupuestos más adecuados, gestionar las nóminas y asegurarse de que el hotel cumple la legislación fiscal local. Es una de las áreas más importantes del hotel, ya que garantiza la rentabilidad y ayuda a tomar decisiones basadas en datos. 

Además, el departamento de contabilidad es fundamental para el correcto funcionamiento del hotel, ya que realiza tareas importantes como crear informes financieros, gestionar presupuestos, procesar nóminas, hacer un seguimiento de los gastos y realizar auditorías financieras. Es importante vigilar estas áreas de cerca para garantizar el correcto funcionamiento de un hotel.

¿Cuáles son los mejores sistemas de contabilidad y qué beneficios ofrecen a los hoteles?

Dado que la contabilidad es una parte fundamental del negocio hotelero, es importante contar con el software adecuado. Definitivamente vale la pena elegir un software que se pueda integrar con un PMS y te permita gestionar todo desde el mismo lugar, como hace la plataforma de Mews. 

Cualquiera de los servicios mencionados a continuación te permitirá conectarte a un proveedor existente a través de Mews Marketplace o buscar servicios que se adapten a tu negocio. Hemos seleccionado una lista con los mejores servicios disponibles, aunque contamos con muchas más opciones entre las que elegir. 

Xero

Xero es una solución de contabilidad y nóminas para pequeñas empresas. Con este software puedes monitorear los flujos de efectivo en tiempo real gracias a su contabilidad, facturación y servicios bancarios en línea. Y, si lo conectas con Mews, podrás transferir datos al instante e intercambiar información de los ingresos diarios y de los pagos de manera regular entre ambos sistemas.

Exact Online

Exact Online es una herramienta extraordinaria que también se puede conectar con Mews PMS. Te permite ver en tiempo real tu situación financiera y gestionar relaciones que son fundamentales para tu negocio. Además, este software en la nube te proporciona las herramientas necesarias para hacer crecer tu empresa.

M3

M3 es un software que ofrece soluciones de contabilidad, inteligencia empresarial y nóminas. Cuenta con numerosas integraciones disponibles y te permite reducir los costes operativos y de personal gracias a sus informes fáciles de usar y a sus datos financieros en tiempo real. También puedes llevar un registro de las transacciones diarias en tu PMS y calcular los impuestos de forma automática.

Sage Exports

Este software se integra fácilmente con programas de gestión empresarial y de clientes. Puedes exportar los datos contables de ingresos y pagos diariamente para agilizar tu negocio y asegurarte de que todo marche sobre ruedas. Hay varias versiones de este software, así que elige la que mejor se adapte a ti y a tu negocio.

Zen Soft

Zen Soft es una excelente opción para quienes prefieren un enfoque más simple. Puedes integrar fácilmente los datos financieros con tu PMS, lo que te permite centrarte en interpretar la información y tomar las mejores decisiones para tu negocio.

Omniboost

Omniboost es una gran herramienta para obtener una visión general de cómo funciona cada aspecto de tu negocio. Con este software, no solo puedes gestionar la contabilidad, sino también tener una idea real de cómo funciona cada uno de los departamentos y así mejorar tus procesos internos. Puedes conectarlo con tu PMS para poder visualizar tus datos financieros en cómodos paneles.

Conclusión

Como hemos visto en este artículo, la contabilidad hotelera es clave para la rentabilidad de un negocio. Con el software adecuado e integraciones inteligentes que se conectan a tu PMS con facilidad, podrás simplificar esta tarea. Hemos explorado algunas opciones de software que pueden ser útiles, pero lo más importante es contar con un profesional experto en este ámbito tan importante del negocio hotelero.

Con el software adecuado y el personal correcto, obtendrás los mejores resultados posibles. Llevando un control exhaustivo de tus presupuestos, tus flujos de efectivo y tus previsiones, entre otras actividades clave, podrás identificar áreas de mejora y tomar decisiones para garantizar la rentabilidad y el éxito de tu negocio.