Was ist Hotelbuchhaltung und warum ist sie in der Hotelbranche so wichtig?

Die Hotelbuchhaltung ist der Prozess, mit dem Hotels ihren Cashflow, d. h. alle ein- und ausgehenden Geldbewegungen, verwalten und überwachen. Auf diese Weise können Hotels ihre Einnahmen optimieren, ihre finanzielle Situation besser verstehen und mögliche Schwachstellen erkennen. Es ist auch ein wesentlicher Prozess, um fundierte Entscheidungen auf der Grundlage von realen Daten zu treffen.

Die Hotelbuchhaltung ist ein komplexer Prozess, denn im Vergleich zu anderen Branchen umfasst sie einige Aspekte, die spezifisch für die Hotelbranche sind: Zimmer haben unterschiedliche Preise, jede Abteilung hat ihre eigenen Einnahmequellen oder auch die nächtliche Rechnungsprüfung. In diesem Artikel erklären wir dir ausführlich, was die Buchhaltung im Hotelgewerbe ist und warum sie so entscheidend ist. Außerdem erfährst du, welche Software am besten geeignet ist, um diesen Prozess zu optimieren. Jetzt geht's los!

Was ist die Hotelbuchhaltung?

Die Hotelbuchhaltung ist der Prozess, bei dem die Cashflows aller Abteilungen eines Hotels verfolgt werden, um die finanzielle Situation des Hotels in einem bestimmten Zeitraum zu analysieren. Dazu stellt die für diese Aufgabe zuständige Person sicher, dass die Bilanz, die Gewinn- und Verlustrechnung und der Cashflow jeder Abteilung auf dem neuesten Stand sind. Außerdem verfolgt sie/er die abteilungsspezifischen Kosten und den Lagerbestand genau.

Lies diesen Artikel, um mehr über die Verwaltung des Cashflows eines Hotels zu erfahren.

Um diesen Prozess so effizient wie möglich zu gestalten, ist es wichtig, genau zu verstehen, welche fixen und variablen Kosten und Einnahmequellen du hast. Eine gängige Praxis ist es, deine Einnahmequellen separat zu verfolgen, um eine detaillierte Darstellung deiner Profitabilität zu erhalten. Wie wir gesehen haben, ist dies ein komplexer Prozess: Achte darauf, dass du einen Buchhalter/eine Buchhalterin einstellst, der/die viel Erfahrung im Gastgewerbe hat und die besten Praktiken kennt und anwendet, da diese von Branche zu Branche unterschiedlich sind.

Es ist sehr wichtig, dass deine Buchhaltung auf dem neuesten Stand ist, damit es nicht zu betrieblichen Problemen kommt. Die für den Betrieb zuständigen Mitarbeiter müssen viele Aufgaben wie die Rechnungsstellung und die von den Gästen geschuldeten Beträge verfolgen, aber auch die Belegungsrate, die ADR, die Anzahl der verkauften Zimmer, die Betriebskosten, die Zimmereinnahmen, den RevPAR und andere Schlüsselindikatoren überwachen, um sicherzustellen, dass der Betrieb so viel Gewinn wie möglich abwirft. Um diesen Prozess zu optimieren, ist ein effektives und auf deine Bedürfnisse zugeschnittenes PMS ein unverzichtbares Werkzeug. Ebenso musst du für die Optimierung deiner Preise und die Maximierung deiner Gewinne eine sinnvolle Strategie für das Ertragsmanagement in deinem gesamten Betrieb einsetzen.

Warum ist die Hotelbuchhaltung so wichtig?

Die Hotelbuchhaltung ist von entscheidender Bedeutung, da du durch das Aufzeichnen und Verfolgen deiner ein- und ausgehenden Geldströme genauere Prognosen für verschiedene Zeiträume erstellen kannst, eine konkretere Vorstellung von deinen zukünftigen Kosten erhältst und sicherstellen kannst, dass du die festgelegten Jahresbudgets einhältst. Mit anderen Worten: Die Buchhaltung ermöglicht es dir, den Cashflow zu verfolgen, genauer zu budgetieren, die Gehälter deiner Angestellten zu verwalten und sicherzustellen, dass dein Hotel die örtlichen Steuergesetze einhält. Es handelt sich also um eine der wichtigsten Abteilungen deines Hotels, da sie sich auf deine Rentabilität auswirkt und deine datengestützte Entscheidungsfindung lenkt.

Darüber hinaus übernimmt die Buchhaltung eines Hotels Schlüsselaufgaben wie die Erstellung von Finanzberichten, die Verwaltung des Budgets, die Lohn- und Gehaltsabrechnung, die Überwachung der Ausgaben und die Finanzprüfung. Daher ist ihre Rolle für den reibungslosen Betrieb eines Hotels von entscheidender Bedeutung.

Welches sind die besten Softwareprogramme für die Hotelbuchhaltung und welche Vorteile bieten sie Hotels?

Angesichts der Bedeutung deiner Buchhaltungsabteilung ist es unerlässlich, eine effiziente und hochmoderne Software zu verwenden. Wir empfehlen dir dringend, eine Lösung zu wählen, die du in dein PMS integrieren kannst, da du dann in der Lage bist, alle deine Vorgänge von einem Ort aus zu verwalten, z. B. die Mews-Plattform.

Auf dem Markt gibt es viele verschiedene Softwarelösungen: Um dir das Leben zu erleichtern und Zeit zu sparen, haben wir die interessantesten ausgewählt. Jede der genannten Lösungen ermöglicht es dir, über den Mews Marketplace eine Verbindung zu einem bestehenden Anbieter herzustellen oder Integrationen zu finden, die den spezifischen Bedürfnissen deines Geschäfts entsprechen.

Xero

Xero ist eine Buchhaltungs- und Lohnabrechnungssoftware für kleine und mittlere Unternehmen. Mit dieser Software kannst du deinen Cashflow in Echtzeit verfolgen, indem du Online-Tools zur Verwaltung der Buchhaltung, Rechnungsstellung und Bankabstimmung nutzt. Xero kann mit Mews verbunden werden, so dass du tägliche Daten über deine Zahlungen und Einnahmen zwischen den beiden Systemen übertragen kannst.

Exact Online

Exact Online ist eine weitere Software, die du mit deinem Mews PMS verbinden kannst. Damit kannst du dir in Echtzeit einen Überblick über deine finanzielle Situation verschaffen und die wichtigsten Aspekte deines Geschäfts verwalten. Ein weiterer Vorteil ist, dass es sich um eine cloudbasierte Software handelt, sodass du alle notwendigen Werkzeuge hast, um dein Unternehmen auf die nächste Stufe zu heben.

M3

M3 ist eine Software, die Lösungen für Buchhaltung, Business Intelligence und Lohnbuchhaltung bietet, wobei zahlreiche Integrationen verfügbar sind. Leicht interpretierbare Berichte und Finanzdaten in Echtzeit helfen dir, deine Gemeinkosten und Arbeitskosten zu senken. Du kannst sogar deine täglichen Transaktionen zu deinem PMS hinzufügen und automatisch die Höhe der Steuern berechnen.

Sage Exports

Diese Software lässt sich problemlos in Suiten von Business-Management-Lösungen und CRM-Software integrieren. Du kannst täglich Daten über deine Zahlungen und Einnahmen aus der Buchhaltung exportieren, um deine Abläufe zu optimieren und sicherzustellen, dass sie reibungslos funktionieren. Beachte, dass diese Software in verschiedenen Versionen erhältlich ist, achte also darauf, diejenige zu wählen, die deinen Bedürfnissen am besten entspricht.

Zen Soft

Wenn du deine Buchhaltung ganz einfach verwalten willst, ist Zen Soft die richtige Software für dich. Mit dieser Lösung ist es ein Kinderspiel, deine Finanzdaten in dein PMS zu integrieren. Alles, was du tun musst, ist, deine Daten zu interpretieren und die besten strategischen Entscheidungen für dein Unternehmen zu treffen.

Omniboost

Du kannst damit nicht nur deine Buchhaltungsvorgänge verwalten, sondern auch eine genaue und wahrheitsgetreue Darstellung der Leistung jeder deiner Abteilungen erhalten und so deine internen Prozesse verbessern. Du kannst Omniboost mit deinem PMS verbinden und auf Dashboards zugreifen, die deine Finanzdaten übersichtlich darstellen.

Fazit

Damit ein Hotel profitabel ist, muss seine Buchhaltung vorbildlich sein, aber das erfordert viel Mühe, da es sich um einen komplexen Prozess handelt. Die gute Nachricht ist, dass du dir mit einer effektiven Software, wie den von uns vorgestellten, und intelligenten Integrationen, die sich ganz einfach mit deinem PMS verbinden lassen, das Leben erheblich vereinfachen kannst. Das Wichtigste ist, dass du diesen entscheidenden Aspekt einer erfahrenen und hochqualifizierten Person anvertraust.

Mit der richtigen Software und den richtigen Fachleuten, die dir helfen, kannst du sicher sein, dass du die bestmöglichen Ergebnisse erzielst. Indem du Budgets, Cashflows und Prognosen - neben anderen wichtigen Aktivitäten - genau überwachst, kannst du die Lücken verstehen, um Entscheidungen zu treffen, die letztendlich die Rentabilität und den Erfolg deines Unternehmens sicherstellen.