¿Por qué utilizar un sistema de punto de venta (POS) para gestionar el inventario?

27 oct 2022   •  4 min de lectura

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Eva Lacalle

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La gestión de inventario de POS es el proceso de utilizar un sistema de punto de venta para gestionar correctamente los suministros. En el caso de los hoteles, puedes usar el POS para llevar un registro de los niveles de stock de los suministros de limpieza, oficina, mantenimiento, comida y bebida y cualquier otro asunto relacionado con la cadena de suministro para asegurar el correcto funcionamiento de tu hotel y los servicios complementarios. Además, la gestión de inventario de POS influye en la gestión de ingresos y la gestión del rendimiento.

Un POS puede ayudarte a llevar un registro de los niveles de stock y configurar alertas para que nunca bajen de cierto nivel. Algunos POS pueden incluso integrarse con un software de gestión externo para asegurar abastecimiento constante cuando haya bajo nivel de suministros. En este artículo, analizaremos en detalle la gestión del inventario, su importancia en el sector de la hostelería y los beneficios de usar un POS para llevar a cabo esta tarea.

 

¿Qué es la gestión del inventario?

En parte, la gestión del inventario consiste en conocer la cantidad de suministros que necesitarás pedir a cualquier proveedor en un periodo determinado para el buen funcionamiento de tu hotel. Esto es especialmente importante a la hora de gestionar los artículos perecederos del departamento de alimentos y bebidas de tu hotel, pero también es importante poder disponer de todos los suministros necesarios para que las operaciones se desarrollen sin problemas.

Tener demasiadas existencias a mano puede afectar negativamente a la rentabilidad, aunque no tener suficientes puede afectar negativamente a las operaciones. Se trata, pues, de una línea muy fina. La otra parte de la gestión del inventario es la gestión de los ingresos y del rendimiento con el fin de crear y maximizar la demanda para maximizar la rentabilidad. Solo cuando las habitaciones se venden al precio óptimo en un periodo determinado, puedes estar seguro de gestionar eficazmente la oferta. Los hoteles, aunque dependen menos de la mercancía, dependen de la venta de habitaciones, que se realiza con un dispositivo de punto de venta.

 

¿Por qué es importante la gestión del inventario en el sector de la hostelería?

La gestión del inventario es importante en el sector de la hostelería porque ayuda a evitar pérdidas y robos, al tiempo que maximiza la rentabilidad al disponer de la cantidad mínima de existencias necesaria para que el hotel funcione sin problemas. También garantiza que las habitaciones disponibles se vendan al precio ideal en cada periodo para maximizar los ingresos, ajustándose en función de las previsiones y las tendencias del mercado.

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¿Cuáles son los beneficios de utilizar un POS para la gestión del inventario en los hoteles?

Gestionar de manera efectiva el inventario es muy importante para optimizar los ingresos. Veamos cómo puedes usar un POS para facilitar la gestión.

Mejora el control de la comida y bebida

El departamento de comida y bebida es una parte fundamental de tu hotel. Por eso, querrás maximizar las ganancias, disminuir las pérdidas generadas por suministros perecederos y sacar el mayor provecho de estos ingresos secundarios. Una gestión de inventario de POS integrada te garantiza un correcto control de los niveles de existencias y, además, te permite configurar alertas cuando el stock baja de cierto nivel.

Para garantizar la satisfacción de tus huéspedes, querrás asegurarte de tener siempre en stock lo que ofreces en el menú de tu servicio de habitaciones. Por ejemplo, si un huésped pide que se envíe a su habitación una botella de vino, deberías estar seguro de tener botellas disponibles. Sin embargo, disponer de demasiadas botellas de vino que deben consumirse antes de cierta fecha puede ser perjudicial para tu rentabilidad. Un POS puede eliminar la confusión a la hora de hacer pedidos en este departamento.

Más información sobre cómo sobrepasar las expectativas de los huéspedes.

Genera informes

La función de generar informes del POS puede ayudarte a llevar un registro de la frecuencia de compra de ciertos suministros. Esto te permite realizar mejores predicciones sobre los ingresos, ya que puedes comprender mejor tus costes fijos. Puedes usar el POS no solo para generar informes, sino también para generar ventas, ver los patrones de gastos y calcular mejor los costes.

Automatización

La automatización está en el corazón de las operaciones exitosas y, definitivamente, vale la pena automatizar el control de tu cadena de suministro con la ayuda de un POS. Un POS te permite hacer un seguimiento automático de los suministros y realizar pedidos cuando las existencias sean escasas. Esto no solo ayuda a evitar la falta de existencias disponibles, sino que también libera el tiempo de su personal para que se dedique a otras tareas y, al mismo tiempo, evita errores al pedir demasiadas existencias o cantidades insuficientes.

Obtén más información sobre la automatización en hoteles.

Optimiza los ingresos

Las fuentes de ingresos secundarias son muy importantes para aumentar los resultados financieros de tu hotel. Si usas un POS, puedes obtener toda la información que necesitas para optimizar los flujos de ingresos y, a la vez, mantener tus recursos disponibles bajo control. De esta manera, encontrarás un equilibrio ideal entre disponer de demasiado o muy poco stock, lo que te permitirá operar de manera eficiente. Después de todo, tener demasiado stock disponible puede perjudicar tu rentabilidad.

Si logras disminuir los costes de la gestión del inventario, aumentarás tu rentabilidad. En lugar de adivinar la cantidad de suministros que debes comprar, usa el POS para saber cuándo y cuánto debes pedir.

Reduce los robos

Un POS te brinda un registro digital de todo el inventario de tu hotel, lo que te ayuda a controlar y reducir el robo de bienes, especialmente en cadenas con varios hoteles. Si existe una gran diferencia de stock entre un hotel y otro, podría tratarse de robo. Deja que los gerentes intervengan y aumenta la vigilancia en tu hotel.

Reduce los costes del personal

Puesto que un POS es capaz de avisarte de cuándo es el momento de hacer un pedido y de la cantidad que hay que pedir en cada momento, esto también significa que no tienes que tener una persona dedicada a la cadena de abastecimiento. En lugar de eso, puedes delegar esta tarea en otra persona, como el responsable de la recepción, el responsable de alimentos y bebidas que se encargue de los pedidos, o cualquier otro jefe de departamento.

Conclusión

En este artículo hemos analizado la gestión de inventario de POS, qué es y su importancia y beneficios en la industria de la hostelería. El uso de un POS evita errores, automatiza las tareas manuales y optimiza las ganancias para sacar el mayor provecho de las fuentes de ingresos secundarias, al tiempo que lleva un control de tu inventario. Sin lugar a dudas, es una parte muy importante en el proceso de simplificación de las operaciones.

 

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Eva Lacalle

Eva has over a decade of international experience in marketing, communication, events and digital marketing. When she's not at work, she's probably surfing, dancing, or exploring the world.