Pourquoi utiliser un système de point de vente (PDV) pour gérer votre inventaire ?

26 oct. 2022   •  5 min de lecture

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Eva Lacalle

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La gestion de l’inventaire avec un PDV est le processus qui consiste à utiliser un système de point de vente pour gérer efficacement l’approvisionnement. Dans le cas des hôtels, le PDV vous permet de suivre les niveaux de stock de vos produits d’entretien et de vos fournitures de bureau, de tout produit nécessaire à vos besoins de maintenance, de vos aliments et boissons et de tout autre élément lié à la chaîne d’approvisionnement qui assure le bon fonctionnement de votre hôtel et de vos services annexes. La gestion de l’inventaire avec un PDV est donc également liée à la gestion des revenus et du rendement.

Grâce à un PDV, vous pouvez suivre ces niveaux de stock et configurer des alertes de sorte à vous assurer que vos stocks ne descendent jamais en dessous d’un certain seuil. Certains PDV peuvent même être configurés pour s’intégrer à des logiciels de gestion tiers pour garantir un approvisionnement constant lorsque vos stocks s’amenuisent. Dans cet article, nous allons nous intéresser en détail à la gestion de l’inventaire, examiner son importance dans le secteur de l’hôtellerie et découvrir les avantages qu’offre l’utilisation d’un PDV à cet égard.

 

En quoi consiste la gestion de l’inventaire ?

La gestion de l’inventaire consiste en partie à connaître la quantité de marchandises que vous devrez commander à un fournisseur à une période donnée, et ce afin d’assurer le bon fonctionnement de votre hôtel. Cela est particulièrement important lorsqu’il s’agit de gérer les produits périssables de votre département F&B, mais il est tout aussi important de posséder toutes les marchandises nécessaires au bon déroulement de vos opérations.

Avoir trop de stock à disposition est susceptible d’avoir un impact négatif sur votre profitabilité. De la même manière, avoir trop peu de stock est susceptible d’avoir un impact négatif sur vos opérations. Il est difficile de trouver le juste milieu. La gestion de l’inventaire consiste également à gérer les revenus et le rendement afin de créer et maximiser la demande et ainsi maximiser vos profits. Ce n’est que lorsque les chambres sont vendues à un prix optimal à une période donnée que vous pouvez vous assurer de gérer efficacement l’approvisionnement. Même si les hôtels ne sont pas aussi dépendants des marchandises, ils s’appuient en grande partie sur la vente de chambres qui est effectuée à l’aide d’un dispositif de point de vente.

 

Pourquoi la gestion de l’inventaire est-elle primordiale dans le secteur de l’hôtellerie ?

La gestion de l’inventaire est primordiale dans le secteur de l’hôtellerie, car elle permet d’éviter les pertes et les vols et de maximiser, dans le même temps, la profitabilité en disposant de la quantité minimale de stock nécessaire au bon fonctionnement de votre hôtel. Elle permet également de vous assurer que les chambres disponibles sont vendues au prix idéal à une période donnée et de maximiser ainsi vos revenus en vous ajustant sur les prévisions et les tendances du marché.

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Quels sont les avantages de l’utilisation d’un PDV pour la gestion de l’inventaire dans les hôtels ?

Dans la mesure où une gestion efficace de votre inventaire constitue un aspect fondamental dans l’optimisation de vos revenus, examinons comment vous pouvez utiliser un PDV pour améliorer cet aspect.

Exercer un meilleur contrôle sur votre département F&B

Le département F&B est un département central de votre hôtel. À ce titre, vous souhaitez pouvoir maximiser vos revenus en réduisant au maximum les pertes liées aux produits périssables et en exploitant autant que possible les revenus annexes. Grâce aux fonctionnalités de gestion d’inventaire intégrées à un PDV, vous vous assurez que vos niveaux de stock sont sous contrôle et vous pouvez même configurer des alertes si vos stocks venaient à descendre sous un certain seuil.

Prenons l’exemple d’un client qui commande une bouteille de vin dans sa chambre. Vous devez vous assurer que les articles disponibles au menu du room service sont en stock pour satisfaire vos clients. Avoir trop de bouteilles de vin blanc en stock peut néanmoins avoir un impact sur votre profitabilité, car il est préférable de les consommer avant une certaine date. Un PDV est donc susceptible de simplifier le processus de commande de ce département.

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Générer des rapports

Grâce aux rapports que vous pouvez générer par le biais d’un PDV, vous pouvez suivre la fréquence à laquelle vous passez des commandes et la fréquence à laquelle vous commandez certaines marchandises. Cela vous permet de réaliser des prévisions plus précises en matière de revenus, car vous avez une meilleure compréhension de vos coûts fixes. Vous pouvez utiliser le PDV pour générer non seulement des rapports, mais également des ventes afin d’identifier vos habitudes de dépenses et ainsi mieux calculer vos coûts.

Adopter l’automatisation

L’automatisation est au cœur de toute opération efficace et couronnée de succès. Il y a un intérêt certain à automatiser le contrôle de votre chaîne d’approvisionnement à l’aide d’un PDV. Vous pouvez suivre automatiquement l’approvisionnement et passer des commandes lorsque vos stocks s’amenuisent. Cela vous permet non seulement d’éviter les écarts de stock, mais également de donner davantage de temps à vos employés pour se consacrer à d’autres tâches, en évitant dans le même temps de commander trop ou pas assez de stock.

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Optimiser vos revenus

Les revenus annexes représentent un aspect majeur lorsqu’il s’agit d’accroître les résultats financiers d’un hôtel. L’utilisation d’un PDV vous permet d’obtenir les données dont vous avez besoin pour optimiser davantage vos sources de revenus, tout en gardant le contrôle sur vos ressources disponibles, pour un bon équilibre des stocks et un fonctionnement efficace. Après tout, avoir trop de marchandises en stock peut porter atteinte à votre profitabilité.

En réduisant les coûts liés à la gestion de l’inventaire, vous augmentez de facto votre profitabilité. Un PDV vous indique à quel moment commander des marchandises et en quelle quantité, pour ne pas passer de commandes de manière approximative.

Réduire le vol

Avec une trace numérique de l’ensemble de l’inventaire disponible dans votre hôtel, le PDV peut vous aider à contrôler et réduire le vol de marchandises, particulièrement pour les hôtels qui disposent de plusieurs sites. Si vous remarquez un écart important entre plusieurs sites de votre hôtel, cela signifie que des vols peuvent avoir été commis. Vos supérieurs auront donc la responsabilité de découvrir la vérité et de mettre en place des contrôles supplémentaires.

Réduire les frais de personnel

Un PDV est capable de vous indiquer à tout moment quand commander et en quelle quantité. Dans la pratique, cela signifie également qu’au lieu de nommer un responsable de la chaîne d’approvisionnement, il vous suffira de déléguer cette tâche à une personne de la réception, au responsable des opérations F&B ou à tout autre responsable de département.

Conclusion

Dans cet article, nous vous avons présenté la gestion de l’inventaire à l’aide d’un PDV : en quoi cela consiste, ses avantages et son importance pour le secteur de l’hôtellerie. L’utilisation d’un PDV permet d’éviter les erreurs, d’automatiser les tâches manuelles, de mieux optimiser vos revenus et de maximiser les revenus annexes, tout en exerçant un meilleur contrôle sur votre inventaire. Il s’agit sans conteste d’un élément incontournable pour simplifier vos opérations autant que possible.

 

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Auteur

Eva Lacalle

Eva has over a decade of international experience in marketing, communication, events and digital marketing. When she's not at work, she's probably surfing, dancing, or exploring the world.